Как написать электронное письмо на больничный (с примерами)

Ханне Кейлинг

11 октября 2021 г.

Ханне была старшим контент-менеджером в компании Indeed.

Если вы больны, может возникнуть необходимость взять отпуск с работы — как для отдыха и восстановления, так и для защиты ваших коллег от всего заразного. Когда вы берете больничный, важно сообщить своим руководителям, коллегам и клиентам, что вас не будет в офисе, и рассказать, как они могут действовать, пока вас нет. Активное использование этой информации покажет вашим коллегам, что вы ответственны, и поможет вам вернуться к работе с меньшим стрессом. В этой статье мы объясним, как эффективно сообщить о своем больничном, и предоставим образцы электронных писем о больничном.

Как написать письмо на больничный за 4 шага

Различные рабочие места и отрасли имеют разные протоколы для больничных, особенно для сменной работы, которая требует, чтобы ваша работа была покрыта, когда задействованы клиенты или плотный график. Обязательно ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении отпусков по болезни, в том числе о том, как это влияет на вашу заработную плату, нужно ли вам накапливать определенное количество часов, прежде чем брать больничный, и что вы должны делать, беря больничный.

При подготовке к больничному вам следует сначала связаться со своим менеджером, если у него есть конкретные инструкции, и сообщить им об этом как можно скорее. Если у вас есть возможность, вы можете отправить им текстовое сообщение или позвонить, если это разумное время, и это считается приемлемой формой общения.

Если нет, отправьте им электронное письмо, содержащее эти четыре ключевых элемента информации:

1. Ваше состояние и предполагаемое время отсутствия на работе

Всегда полезно получить подтверждение от врача, но высокая температура или плохое самочувствие, которое может быть заразным или мешать вам работать, — все это веские причины для того, чтобы взять больничный. Вы также должны указать, как долго вы планируете отсутствовать, если это возможно. Если вы посещали врача, он может назначить определенный перерыв.

Вот пример начала электронного письма о больничном:

Пример: «Привет, Бонни,

Я пишу, чтобы сообщить вам, что прошлой ночью у меня поднялась температура. Я надеялся, что к утру это пройдет, но, похоже, моя температура все еще выше нормы. Я ожидаю вернуться в офис завтра, учитывая, что моя температура нормализуется».

2. Будете ли вы активно работать из дома

Рабочие места и отдельные менеджеры могут иметь разные политики и ожидания в отношении того, что вы должны делать, когда берете больничный. В то время как некоторые работодатели могут рекомендовать вам работать из дома, другие могут порекомендовать вам отдохнуть и оставаться в автономном режиме в течение дня.

Если вы не уверены, предложите работать из дома, если вы в состоянии, и посмотрите, не даст ли вам другой указание ваш менеджер. Если вы не можете работать, не чувствуйте себя виноватым из-за того, что взяли выходной. Таким образом, вы можете сосредоточиться на выздоровлении, чтобы вернуться к работе раньше, чем позже.

Вот пример сообщения электронной почты, в котором указано, планируете ли вы работать из дома:

Пример: «Сегодня я останусь дома, чтобы убедиться, что я не распространяю простуду по офису. Я буду работать, как смогу, но я спросил Синтию, может ли она быть сегодня моей поддержкой на всякий случай.

3. В какой работе вам понадобится помощь

Если у вас есть важный срок, проект или презентация в этот день, поговорите со своим менеджером, чтобы убедиться, что они перенесены или работа переназначена, чтобы она могла продолжаться в ваше отсутствие. Предоставьте им как можно больше контекста и подробных инструкций.

Пример: «У меня запланировано обучение сотрудников сегодня в 15:00. Я спросил других наших тренеров, свободен ли кто-нибудь еще в это время. Если нет, я спросил координатора, можем ли мы перенести его на следующую неделю. Будем очень признательны за общение с тренерами и координатором в мое отсутствие».

4. Коллега, который может помочь осветить вашу работу

Если возможно, полезно найти коллегу, который поддержит вас, когда вас не будет дома в случае чрезвычайной ситуации. Иногда ваш руководитель сам находит кого-то, кто будет освещать вашу работу, поэтому вам следует адаптировать свое сообщение к вашим общим практикам на рабочем месте.

Пример: «Я проинформировал Синтию о моей текущей рабочей нагрузке и попросил ее помочь, если что-то случится. Я не ожидаю никаких экстренных ситуаций».

Как написать сообщение о больничном вне офиса

В дополнение к написанию электронного письма о больничном для вашего руководителя и коллег также полезно настроить автоматический ответ об отсутствии на рабочем месте на вашу электронную почту и, возможно, на голосовую почту любого рабочего номера телефона. Поскольку это сообщение будет отправлено всем, кто пишет вам по электронной почте или звонит вам, вы можете быть настолько консервативны, насколько хотите, с информацией. Если у вас есть клиенты, вы можете просто сказать, что вас нет в офисе, вместо того, чтобы объяснять, что вы больны.

Пример:

Привет,

Благодарим за обращение. Сегодня меня нет в офисе, поэтому, пожалуйста, ожидайте задержки с моим ответом. Если у вас возникнет чрезвычайная ситуация, обратитесь к моему руководителю Мэри Маллинс по адресу marym@email.com.

Я вернусь в офис в обычное рабочее время в среду, 5 декабря.

Спасибо за ваше терпение,

Хуан Рамос

Старший менеджер по работе с клиентами

Подробнее: Руководство: сообщения электронной почты об отсутствии на работе (с примерами)

Образец письма о больничном

Ниже приведен пример электронного письма о больничном:

Привет Раджив,

Я хотел сообщить вам как можно скорее, что сегодня я останусь дома и не буду работать. К сожалению, у меня развилась проблема с желудком, из-за которой мне было очень трудно выполнять работу. Вчера вечером я обратился за неотложной помощью, и мне сказали, что это должно пройти в течение 24 часов. Я не ожидаю, что буду онлайн в течение дня.

Хотя я планирую вернуться в офис завтра, я попросил Келли заменить меня сегодня на случай возникновения чрезвычайных ситуаций. У меня был запланирован важный звонок поставщику, но Даниэль согласился организовать встречу.

Пожалуйста, дайте мне знать о любых дополнительных шагах, которые вы хотели бы, чтобы я предпринял, чтобы в мое отсутствие рабочий день прошел как можно более гладко.

Спасибо,

Флора Джонс