Как написать эффективную смету цен за 7 шагов

26 августа 2021 г.

В бизнесе обмен оценками цен с клиентами и заказчиками может помочь вам обеспечить продажу, передать профессионализм и уверенность в расширении клиентской базы или послужить юридическим и финансовым документом. Письма с оценкой цен, чаще всего используемые в профессиях продавцов, представляют собой профессиональные документы, используемые во время транзакций, особенно для отраслей, которые используют запросы предложений (RPF), конкурентные цены или предлагают товары и услуги. Зная больше о письмах с оценкой цен и о том, как их писать, вы сможете развить профессиональные навыки, такие как общение, для использования практически в каждой отрасли.

В этой статье мы рассмотрим, что такое письмо с оценкой стоимости, кто его использует, какие качества включает в себя эффективное письмо с оценкой стоимости, а также семь шагов, чтобы написать его, чтобы вдохновить вас на собственное.

Что такое ценовое письмо?

Письмо с оценкой стоимости — это профессиональный деловой документ, который компания предоставляет потенциальным клиентам или покупателям, в котором указана предполагаемая цена товаров или услуг. Обычно он включает в себя такие особенности, как название продукта, стиль, номер модели или цвет, а также конкретное предлагаемое количество и цену. Если оценка цены актуальна только для определенного периода времени, например, для рекламной акции или распродажи в течение одного месяца, эта информация также включается. Важно отметить, что оценки цен редко имеют обязательную силу, особенно потому, что это приблизительные предположения о стоимости и не включают непредвиденные элементы.

Кто использует расчётные письма?

Многие профессионалы в разных отраслях используют письма с оценкой цен, хотя и в разной степени. Специалисты по обслуживанию, такие как строительные подрядчики, ландшафтные дизайнеры, электрики и сантехники, часто оценивают стоимость проекта, будь то жилого или коммерческого. Или компания по производству одежды может предоставить промоутеру концертных товаров письменную смету на изготовление, например, гастрольных аксессуаров и сувениров группы. Некоторые отрасли и области, в которых часто используются письма с оценкой цен, включают:

• Строительство

• Производство

• Консалтинг

• Юридический

• финансовый

• Домохозяйство

Почему важно указывать точную цену?

Есть несколько причин, по которым важно указывать точную цену при предоставлении письма с расчетной ценой потенциальным клиентам, клиентам или другим клиентам B2B.

• Ценовые оценки могут установить или укрепить отношения с клиентами. Например, профессионально составленное письмо с оценкой стоимости может помочь убедить потенциального клиента в том, что ваш уровень профессионализма стоит его бизнеса. Подумайте о том, чтобы составить несколько шаблонов, которые вы можете использовать для различных товаров и услуг, вместо того, чтобы каждый раз писать новое письмо с расчетной ценой.

• Оценки цен определяют ваш доход или прибыль. Хотя предоставление покупателю или клиенту справедливой и конкурентоспособной цены для заработка их бизнеса является разумной проблемой, будьте осторожны, чтобы не оценить слишком низкую цену. При составлении ценового предложения рассмотрите реалистичные затраты, сборы или расходы и знайте, что вы все равно можете договориться с клиентом, если оно не соответствует его потребностям.

• Ценовые оценки могут установить ожидания клиента. Вы можете включить большую часть информации, о которой клиент хочет спросить, в вашу оценку цены, помогая заблаговременно отвечать на его вопросы, обеспечивая более гладкое, быстрое и беспрепятственное деловое взаимодействие. Клиенты часто ценят точное знание того, чего им следует ожидать, вместо того, чтобы задавать дополнительные вопросы, чтобы совершить продажу.

• Ценовые оценки служат историческими записями. Вы можете сохранять письма с оценками цен в цифровом виде или с бумажными копиями, чтобы документировать и отслеживать ценовые предложения для конкретных клиентов и клиентов, следить за ходом вашего бизнеса, подготавливать финансовые отчеты или налоговые документы или следить за клиентами в будущем, используя их предыдущую информацию об учетной записи. Надлежащее ведение документации также может помочь в принятии деловых решений, решении юридических вопросов и налаживании позитивных отношений с клиентами.

Каковы некоторые качества профессионального оценочного письма?

Профессиональные оценочные письма часто обладают следующими основными качествами:

• Персонализация: даже при использовании черновика или шаблона письма с оценкой стоимости рассмотрите возможность его настройки для каждого конкретного клиента, чтобы привлечь больше внимания и установить личную связь. Например, вы можете сослаться на свое последнее электронное письмо или тему, которую вы обсуждали во время телефонного звонка, чтобы добавить личный элемент помимо контактных данных в свое письмо.

• Краткость: Письмо с оценкой стоимости часто является кратким и легко читаемым, предварительно обсудив потребности, вопросы и бюджет клиента. Рассмотрите возможность использования таких форматов, как маркированные списки, диаграммы или прайс-листы, и сократите количество абзацев в письме с расчетной ценой, чтобы помочь клиенту сразу увидеть нужную ему информацию.

• Конкурентоспособные цены: письмо с сильной ценовой оценкой часто имеет конкурентоспособную цену, показывая покупателю ценность вашего продукта, но при этом предлагая привлекательную цифру для его потенциального бюджета. Вы можете изучить цены своих конкурентов, прежде чем предоставлять оценку, или заранее обсудить диапазон бюджета для своих продуктов или услуг.

• Профессионализм: профессиональное письмо с оценкой стоимости часто включает логотип вашего бизнеса или организации, обновленную контактную информацию, дату и точную информацию о самой оценке, включая товар, количество, предполагаемую доставку и цену. Профессиональный формат часто может внушить доверие и привести к повторным сделкам или сильной рекламе из уст в уста.

• Полнота: Ваше письмо с расчетной ценой должно быть точным и полным, предлагая все детали, которые могут понадобиться покупателю, включая имена, даты, время, адреса, цены, номера моделей, суммы, детали доставки и информацию об отслеживании. Чем больше вы можете предоставить клиенту, тем больше вероятность того, что он расценит ваше внимание к деталям как положительное и профессиональное качество.

Как написать письмо с расчетом стоимости за 7 шагов

Рассмотрите возможность выполнения следующих семи шагов при составлении собственного письма с оценкой стоимости:

1. Создайте заголовок

Как и любое деловое письмо, в верхней части вашего письма с оценкой стоимости содержится профессиональная информация для обеих сторон. Укажите свое имя и должность, информацию о компании, контактную информацию и текущую дату, а также название компании и адрес получателя и их конкретную информацию. Добавление вашего логотипа вверху или внизу оценки стоимости является обычным явлением, наряду с использованием определенного шрифта, такого как Times New Roman или Arial, и размера. Вот пример того, как может выглядеть заголовок:

Уилсон Прендергаст
Вице-президент по продажам
Продукты завтрашнего дня сегодня
Сиэтл, Вашингтон
206-555-0550
W.Prendergast@email.com

20 августа 2021 г.

Пенелопа Эндрюс
Исполнительный помощник по административным вопросам
Эйрборн Эйрвейз
Сиэтл, Вашингтон

2. Поделитесь профессиональным приветствием

Вы, вероятно, знаете, кому вы отправляете письмо с оценкой стоимости, что может помочь вам решить эту проблему. Если нет конкретного человека, рассмотрите возможность использования стандартного профессионального приветствия, например «Дорогой», за которым следует должность. Например:

• Уважаемая мисс Гектор,

• Дорогой Джозеф Бенита,

• Уважаемый менеджер по закупкам,

3. Напишите вступительный абзац

Начальный абзац вашего письма с оценкой цены может напоминать о любых предыдущих обменах электронной почтой, телефонных разговорах или конкретных потребностях клиентов. Хотя это не должно быть длинным, это дает возможность персонализировать переписку для дальнейшего установления взаимопонимания и связи. Подумайте о паре коротких предложений, резюмирующих ваши чувства, а затем переходите к самой оценке стоимости. Например:

Спасибо, что позвонили в ABC Construction, чтобы обсудить ваш проект реконструкции ванной комнаты. Мы любим помогать растущим семьям в нашем сообществе проектировать и строить пространства, которые соответствуют их образу жизни, и рады представить эту оценку стоимости вашего дома на Бронсон-роуд.

4. Подробная информация о цене товара

Во втором абзаце перечислите представленные товары или услуги вместе с их ценой, а затем поделитесь общей суммой для рассмотрения покупателем. Подумайте, какой формат лучше всего подходит для товаров, которые вы продаете, будь то маркеры, организованная диаграмма, электронная таблица или инфографика. Некоторые вещи, которые должны быть включены в вашу оценку стоимости:

• Товар или услуга

• Модель или серийный номер

• Цвет, размер или тип

• Количество

• Цена или ставка за товар или услугу

• Расходы на оплату труда

• Стоимость доставки

• Всего

5. Добавьте заключительный абзац

Используйте последний абзац, чтобы обобщить смету цен, но будьте осторожны, чтобы не дублировать элементы первого абзаца. Если расчетная цена действительна до определенной даты или если вы предлагаете специальные скидки, акции или скидки, рассмотрите возможность включения этого в этот раздел. Добавьте краткое спасибо клиенту за возможность получить его бизнес потенциально, а затем закрыть письмо. Например:

Эта смета на ремонт ванной комнаты включает нашу 10% скидку за рекомендации клиентов и действительна до 1 сентября 2021 года. Пожалуйста, сообщите нам, если у вас есть какие-либо вопросы — мы ценим возможность заработать на вашем бизнесе и с нетерпением ждем возможности помочь вам сделать ваш дом более комфортным. Спасибо.

6. Включите любые обозначения корпуса

Поскольку письмо с оценкой стоимости может включать в себя дополнительные документы, такие как полный прайс-лист, каталог продуктов или копию прошлой переписки, использование примечаний в нижней части вашего документа часто добавляет профессиональный элемент, который также указывает читателю, что искать и ожидать. Чаще всего вы используете различные обозначения вложений для физических писем и документов, хотя включение их в цифровые копии, например, в электронное письмо, может сообщить кому-то, сколько есть вложений или какого характера. Это также может быть полезно, чтобы узнать, не был ли случайно пропущен важный документ.

7. Внимательно вычитывайте

Хорошо проверенное профессиональное письмо может показать профессионализм и внимание к деталям, что может обеспечить продажу, завоевать лояльность клиентов или выиграть запрос на предложение. Даже при использовании шаблонов письма с оценкой стоимости тщательно вычитывайте каждый из них перед отправкой клиенту или заказчику. Использование компьютерной программы проверки орфографии — отличный первый шаг, чтобы заметить распространенные орфографические, пунктуационные, грамматические и форматные ошибки, хотя также полезно просмотреть бумажную распечатку или прочитать свое письмо вслух, чтобы заметить любые другие ошибки или неуклюжие формулировки. Подумайте о том, чтобы полностью просмотреть свой документ каждый раз, когда вы что-то меняете, чтобы обеспечить точность.

Образец письма с расчетом стоимости

Вот шаблон письма с оценкой стоимости, который следует использовать при написании собственного:

[Name and title]
[Company name]
[Address]
[Phone number]
[Email address]

[Date]

[Recipient name and title]
[Company name]
[Company address]

дорогая [greeting with a specific name or standard professional opening],

[Opening paragraph mentioning ]

[Second paragraph listing items quoted in price estimate letter]

• [Bullet points with product or service name, quantity and price]

• [Bullet points with product or service name, quantity and price]

[Third paragraph to summarize offering and close letter]

Искренне [or another professional closing],
[Full name]

[Enclosure notation]

Образец письма о расценках

Просмотрите этот образец, чтобы вдохновиться на создание собственного письма с оценкой стоимости:

Дариус Мэтьюз
Ведущий менеджер по продажам
Наша компания по производству футболок
Провиденс, Род-Айленд
401-555-5555
Darius.Matthews@email.com

1 июня 2021 г.

Сарита Джонсон
Менеджер по производству
Концертно-туристическая компания
Бостон, Массачусетс

Уважаемая мисс Джонсон,

Приятно узнать, что The Carl Richardson Band возвращается в турне, и мы очень рады, что вы обратились к нам, чтобы рассмотреть их потребности в одежде.

Ниже и в приложении находится прайс-лист на различные рекламные товары, включая размеры для мужчин, женщин и детей.

АртикулКоличествоЦенаВсегоМужская бейсбольная футболка с длинными рукавами размеров M, L, XL, 2XL100 за размер10$ за футболку4000$Женская бейсбольная футболка с длинными рукавами размеров S, M, L, XL100 за размер10$ за футболку4000$Детская с короткими рукавами Футболка размеров S, M, L50 за размер8 долларов за футболку1200 долларовБейсбольная кепка (один размер)10010 долларов за шляпу1000 долларовНаклейка в двух вариантах500 за дизайн2 доллара за наклейку2000 долларовДоставка
Фиксированная ставка наземной доставки 500 долларов СШАЭта оценка стоимости товаров на общую сумму 12 700 долларов США действительна до 1 августа 2021 года. Как уже говорилось, бесплатная доставка доступна для заказов на сумму 15 000 долларов США и более. Пожалуйста, дайте нам знать, если у вас есть какие-либо вопросы, изменения или вам нужна помощь в размещении заказа. Мы благодарны за наши давние отношения с вами и группой и с нетерпением ждем новых дизайнов. Еще раз спасибо за ваш бизнес.

Искренне,
Дариус Мэтьюз

Корпус (1)