Как написать эффективное письмо с выговором

30 марта 2021 г.

Выговор является официальной формой общения на рабочем месте. Эти письма выдаются сотрудникам, когда они демонстрируют нежелательное поведение или действия на рабочем месте. Вам, вероятно, придется написать такое письмо, если вы руководите командой или руководите отделом. В этой статье мы перечисляем шаги и советы по составлению эффективного письма с выговором и приводим примеры для справки.

С какой целью составляется выговор?

Работодатели, руководители групп и вышестоящие руководители используют выговоры в качестве дисциплинарных мер. Письмо может служить предупреждением — или первым последствием — когда кто-то действует нежелательным образом. Получение письма с выговором, иногда также известного как письмо-предупреждение, эффективно сообщает сотруднику, что он должен улучшить некоторые аспекты своего поведения на работе. Основная цель общения – остановить нежелательное поведение. Кроме того, он документирует попытку человека сделать это. Вот некоторые распространенные причины, по которым вам может понадобиться написать такое письмо:

• Опоздание: если кто-то из отдела, которым вы руководите, постоянно опаздывает на работу, вы можете рассмотреть вопрос о вынесении официального предупреждения.

• Абсентеизм: слишком много свободного времени может привести к пропуску заданий и снижению производительности. Это также может привести к негативным последствиям для отдела или команды этого сотрудника.

• Несоответствующее поведение: поведение человека влияет на общую культуру и климат на рабочем месте. Если кто-то действует плохо, это может повлиять на других в вашей организации. Написание выговора в этой ситуации может помочь предотвратить повторение подобных инцидентов.

• Низкая производительность: если кто-то, кем вы руководите, не выполняет задачи или не достигает своих целей, предупреждающее письмо может быть хорошим способом исправить ситуацию.

• Неправильное использование оборудования: если сотрудник не знает, как правильно использовать оборудование компании, рекомендуется задокументировать инцидент.

• Несоблюдение протокола: каждая позиция имеет определенные ожидания. Письменное предупреждение показывает важность соблюдения протоколов для работы человека.

• Пропущенные встречи: встречи помогают сотрудникам получать важную информацию о вашей компании. Встречи также служат местом сотрудничества и командной работы. Если сотрудник постоянно пропускает встречи, официальное письмо сообщает, что такое поведение должно прекратиться.

Как написать заявление о выговоре

Письма-предупреждения важны для сообщения о проблемах и выявления быстрых изменений среди членов вашей команды. Написание письма в прямом и ободряющем ключе поможет вам более четко донести свое сообщение. Вот восемь шагов для написания официального письма с выговором тому, кем вы управляете:

1. Сообщите о своей проблеме неформально

Самый первый шаг в составлении письма с выговором начинается еще до того, как вы сядете за его написание. Если действия сотрудника не являются особенно вопиющими, перед любой официальной встречей следует провести непринужденную беседу или неформальное электронное письмо.

Письма с выговором выражают обеспокоенность по поводу тенденции в поведении. В большинстве ситуаций уместно отложить письмо с предупреждением до тех пор, пока не произойдет второй инцидент. Это дает человеку, которым вы управляете, возможность решить ваши проблемы до того, как он будет подвергнут дисциплинарному взысканию. Это передает авторитет, но также показывает уважение к сотруднику.

Даже если вы решаете эту проблему неформально, вы все равно должны задокументировать свою встречу. Документация создает бумажный след и помогает вам оставаться объективным, особенно если вам нужно предпринять какие-либо дальнейшие действия позже.

2. Начните с четкой цели

Как менеджер вы хотите, чтобы ваша команда процветала; любая обратная связь или перенаправление, которые вы даете, должны быть понятны человеку, который их получает. По этой причине первые строки вашего общения должны быть прямыми и профессиональными, и они должны объяснять точную причину отправки письма. Вот несколько способов убедиться, что ваши намерения ясны:

• Упомяните, что сообщение является письмом с выговором

• Укажите даты любых неофициальных предупреждений или обсуждений

• Укажите дату нежелательного инцидента, который произошел

3. Укажите политику компании

После подробного описания действия или поведения человека процитируйте соответствующую политику компании. Это объясняет серьезность проблемы и описывает ваши точные ожидания.

4. Признавайте положительные качества

Сразу после изложения политики или протоколов постарайтесь успокоить человека, сказав что-нибудь положительное. Вы не пишете письмо об увольнении, поэтому ваши слова должны способствовать улучшению. Сотрудник, скорее всего, будет открыт для вашего отзыва, если вы поймете, что он делает что-то хорошо.

5. Подробно опишите необходимые изменения

Ближе к концу письма укажите, какие изменения вы хотите от них увидеть. Это подтверждает вашу озабоченность и добавляет ясности ожиданиям. Большинство людей работают лучше всего, когда точно знают, что им нужно делать.

6. Объясните следующие шаги

Обязательно скажите, что будет дальше. Вы можете сделать это, объяснив последствия будущего инцидента, или вы можете указать дату, когда вы хотите увидеть доказательства изменений. Эта часть очень важна. Это поднимает ваше письмо от предостережения до профессиональной цели.

7. Завершайте с надеждой

Последние предложения вашего письма должны отражать позитив и подтверждать важность соответствия ожиданиям компании. Ваш язык должен быть твердым и выражать вашу уверенность в способности человека решить вашу проблему. Обнадеживающее заявление более обнадеживает — и, скорее всего, будет способствовать большему сотрудничеству, чем окончание письма выражением последствий.

8. Подпишите письмо

Последним шагом в написании письма с выговором является добавление даты и вашей подписи. Ваша подпись сообщает человеку, от кого пришло письмо, и показывает, что проблема важна и важна для вас лично. Иногда заставить человека подписать письмо с выговором вызывает споры. Если политика компании требует подписи сотрудника, самостоятельная подпись письма может побудить человека, которым вы руководите, ответить взаимностью.

Советы по эффективной доставке

Как лидер, вы хотите, чтобы люди, которыми вы руководите, добивались успеха. Отправка письма с выговором — это инструмент, который вы можете использовать, чтобы сообщить, когда кто-то не соответствует этим ожиданиям. Письмо требует времени, чтобы закончить, и ваше время ценно. По этим причинам в ваших же интересах, чтобы письмо способствовало росту и изменению. Вот три совета, как сделать эффективное письмо с выговором:

Разрешить ответ

Помните, что ваша цель при отправке письма выходит за рамки того, чтобы сказать кому-то, что он сделал неправильно. Наоборот, это должно указывать на желание увидеть изменения в поведении человека. Предоставление человеку возможности ответить на ваше беспокойство позволяет понять его опыт. Иногда на пути этого человека может стоять препятствие, которое может объяснить нежелательное выполнение работы. В подобной ситуации вы можете определить проблемы управления или найти решение проблемы. Предлагая человеку способ ответить, вы проявляете гибкость и заботу.

Назначить последующую встречу

Чтобы измерить, насколько эффективным было ваше общение, необходимо проверить прогресс, которого добивается сотрудник. Если вы запланируете последующую встречу вскоре после вручения письма с выговором, вы сможете оценить, какие действия этот человек предпринимает, чтобы оправдать ваши ожидания. Как и в случае с неформальной беседой и официальным письмом, задокументируйте последующую встречу.

Получить подтверждение

Чтобы любое общение было эффективным, другой человек должен его получить. Знание того, когда кто-то получает ваше сообщение, имеет решающее значение для оценки изменений, которые они сделали. Если вы супервайзер, вы управляете несколькими людьми и множеством задач, поэтому лучше всего записать эту информацию. Вы можете сделать это, отправив уведомление о прочтении по электронной почте, запросив письменный отзыв или попросив подпись человека. Помимо организации, подтверждение подтверждения — это документация, к которой вы можете обратиться позже.

Образец выговора

Вот два примера писем с выговорами для ознакомления:

Образец выговора за нарушение конфиденциальности

Официальное письмо с выговором

Дата: 22.02.2021
Отправитель: Директор по продажам, Доротея Адамс
Получатель: Энтони Джонс

Мистер Энтони Джонс,

Это официальный выговор за нарушение конфиденциальности. В четверг, 10 февраля, вас устно предупредили об обсуждении личных вопросов с неуполномоченными лицами. Что касается того обсуждения, вы сказали, что больше не будете повторять такое поведение. Однако вчера, 21 февраля, вы разглашали конфиденциальную информацию о потенциальном слиянии во время телефонного разговора.

Раздел 11, пункт c, руководства для сотрудников запрещает раскрытие конфиденциальной информации о нашей компании, персонале компании и внешних клиентах. Раздел 12 руководства определяет слияния и брокерские операции как конфиденциальные до тех пор, пока они не будут завершены и обнародованы отделом рекламы.

Я ценю работу, которую вы проделали за последние четыре года, и считаю вас опытным продавцом. Однако эту ошибку нельзя не заметить. Любое дальнейшее нарушение конфиденциальности приведет к дисциплинарным мерам.

Пожалуйста, ознакомьтесь с руководством компании и запланируйте встречу со мной 25 февраля, чтобы обсудить, как решить этот вопрос. Пожалуйста, подпишите это письмо и принесите его мне в начале этой встречи. Я надеюсь, что вы осознаете всю серьезность этого вопроса и соответственно измените свое поведение.

С уважением,
Доротея Адамс

Образец выговора за неподобающее поведение

Официальное письмо с выговором

Дата: 02.03.2019
Отправитель: старший директор по маркетингу Сильвия Рид.
Получатель: Ванесса Тейлор

Уважаемая г-жа Ванесса Тейлор,

Вы получили это письмо с выговором в качестве письменного предупреждения о ненадлежащем поведении на рабочем месте. В пятницу, 28 февраля, вы получили устное предупреждение за неуместное замечание о телосложении коллеги. В понедельник, 1 марта, в комнате отдыха компании вы сделали аналогичные комментарии в присутствии этого коллеги и трех других коллег.

Справочник для сотрудников определяет притеснение, запугивание и запугивание как любое физическое, электронное или словесное действие, направленное на причинение вреда кому-либо в связи с отличительной чертой. Отличительные черты включают, помимо прочего, расу, религию, этническую принадлежность, пол, возраст, идентичность, ориентацию, способности, внешний вид или другие отличительные характеристики. Такое поведение является нарушением нашей политики HIB.

Вы важная часть нашей команды по работе с социальными сетями, и я ценю ваш вклад. Однако крайне важно, чтобы все члены команды чувствовали себя в безопасности. В настоящее время я прошу вас посетить двухчасовой онлайн-тренинг по чувствительности. Вы можете получить доступ к этому обучению, посетив офис отдела кадров. Пожалуйста, завершите этот тренинг до конца недели. Любые дальнейшие акты запугивания или травли приведут к дисциплинарному слушанию или возможному увольнению.

Я хотел бы встретиться с вами, чтобы обсудить эти события после вашего тренинга по чувствительности. Мой помощник свяжется с вами к концу дня, чтобы назначить встречу. Пожалуйста, подпишите и верните это письмо до 5 марта.

Я надеюсь, что вы получите что-то от посещения тренинга по чувствительности. Моя цель — способствовать вашему росту, а также поддерживать здоровую и безопасную рабочую среду для всей команды.

Искренне,
Сильвия Рид
Старший директор по маркетингу