Как написать благодарственное письмо за волонтерство за 7 шагов

3 января 2022 г.

Многие организации полагаются на добровольцев, которые жертвуют своим временем, чтобы убедиться, что они могут выполнять свои стандартные услуги. Некоторые примеры организаций, которые могут использовать волонтеров, включают музеи, школы и некоммерческие организации. Для организаций важно убедиться, что они сообщают волонтерам, насколько они ценят их вклад. В этой статье мы дополнительно обсудим, почему важно отправлять благодарственные письма волонтерам, расскажем, как написать благодарственное письмо за волонтерство, и предоставим шаблон и пример благодарственного письма для ознакомления.

Почему важно отправлять благодарственные письма волонтерам?

Отправка благодарственных писем волонтерам важна для демонстрации вашей признательности волонтерам. Это может быть доступный способ поблагодарить людей за то, что они решили поделиться своим временем, поддерживая организацию и ничего не получив взамен. Добровольцы также могут оценить, как ваша организация эффективно использует свои ресурсы для инвестирования в свои услуги, а не покупает товары для подарков волонтерам.

Написание благодарственных писем волонтерам может помочь вам наладить личные отношения с волонтерами. Они могут испытывать чувство гордости, получив признание. Эта признательность может создать чувство принадлежности, помогая им почувствовать себя значимой частью вашей организации. В результате они могут продолжать работать с вами волонтерами, повышая уровень удержания волонтеров.

Как написать благодарственное письмо за волонтерство

Чтобы написать благодарственное письмо волонтерам, выполните следующие действия:

1. Создайте заголовок

Добавьте профессиональный заголовок в начало письма. Включите основную контактную информацию об организации, такую ​​как ее адрес, номер телефона и веб-сайт. Вместо того, чтобы начинать заголовок с названия организации, напишите свое письмо на официальном бланке организации с логотипом, напечатанным вверху страницы. Однако, если вы пишете благодарственное письмо внутри поздравительной открытки, вы можете полностью пропустить этот шаг.

2. Поблагодарите волонтера

Приветствуйте волонтера дружеским приветствием, например, «Дорогой» или «Здравствуйте». После этого укажите их имя и запятую. Начните основную часть письма с общей благодарности за волонтерскую работу в вашей организации.

3. Включите личные данные

Продолжите письмо конкретными причинами, по которым вы благодарны за их вклад. Постарайтесь включить хотя бы один конкретный пример того, что они делали, когда были волонтерами. Это поможет вам наладить личные отношения с волонтером и покажет, что вы признаете его индивидуальный вклад.

4. Подчеркните их ценность

В следующем абзаце кратко изложите миссию организации. Обсудите, как действия или личность добровольца поддерживают миссию организации и как они влияют на других. Это показывает, что вы понимаете и цените ту ценность, которую добровольцы приносят вашей организации.

5. Подпишите письмо

Завершите свое письмо заключительным выражением благодарности и добавьте заключительное заявление. Подпишите письмо от себя лично, а не на общем этапе, предполагая, что оно от всех в организации. Это позволяет вам укрепить это личное письмо, настроенное для этого конкретного волонтера. Индивидуальный подход продолжает укреплять ваши отношения с волонтером.

6. Завершите письмо

После заполнения письма обязательно проверьте его. Найдите любые грамматические или орфографические ошибки и подтвердите, что вы указали правильные личные данные или примеры добровольца. Убедитесь, что вы правильно адресовали письмо, а затем отправьте его. Важно отправлять письма как можно раньше, чтобы подчеркнуть важность их вклада.

7. Создайте привычку

Постарайтесь, чтобы рассылка благодарственных писем за волонтерство стала привычкой. В зависимости от размера вашей организации и количества добровольцев рассмотрите возможность отправки хотя бы одного письма в день или неделю разным волонтерам. Старайтесь вести заметки о своем взаимодействии с волонтерами или наблюдениях за ними, чтобы у вас были детали, которые можно включить в письма. Кроме того, подумайте о приобретении специальных карточек или поиске программного обеспечения для систематизации контактной информации волонтеров и даты их последнего получения карточек, чтобы помочь вам сделать ваш процесс более эффективным и справедливым.

Образец благодарственного письма волонтерам

Используйте этот шаблон, чтобы написать собственное благодарственное письмо волонтерам:

[Your organization’s address]
[Your organization’s phone number]

[Date]

[Salutation with the volunteer’s name],

[Begin by thanking them for volunteering with your organization. Discuss the specific event, characteristic or habit you appreciate related to them. Include personal details as appropriate, such as why you appreciate this or how it makes you feel.]

[Mention the core value or mission of your organization. Talk about how their actions support this and the organization’s goals.]

[Express your thanks again.]

[Farewell statement],
[Your name]
[Your title]
[Your organization’s name]

Пример благодарственного письма волонтерам

Посмотрите на этот пример письма с благодарностью за добровольную помощь:

1972 Ежевичный путь
Сент-Луис, Миссури
314-555-9876

10 декабря 2021 г.

Дорогая Ребекка,

Большое спасибо за волонтерство с нами в прошлые выходные! Вы были важным членом нашей команды по сборке сумок для всей семьи, и вы привнесли в этот процесс особую радость. Ваш позитивный настрой был заразителен, и я верю, что вы действительно вдохновили всех других добровольцев повеселиться так же, как и вы.

В Arch Pantrys наша миссия состоит в том, чтобы ни одна семья в районе Большого Сент-Луиса не осталась голодной. Благодаря вашему времени, организаторским способностям и способности мотивировать других, мы упаковали в три раза больше сумок, чем планировали во время нашей последней волонтерской сессии. Это означает, что на этой неделе продукты первой необходимости могут получить 600 семей, а не только 200. Без вас мы бы не справились.

Еще раз спасибо за то, что решили поддержать Arch Pantryes. Вы – причина нашего успеха, и я очень благодарен за то, что вы в нашей команде.

Лучший,
Майкл Паскаль
Координатор волонтеров
Арочные кладовые Сент-Луиса