Как написать благодарственное письмо коллеге (с примерами)

22 февраля 2021 г.

Вы неизбежно получите помощь на работе, и отправка благодарственного письма коллегам — отличный способ выразить свою признательность. Вы можете отправить записку по разным причинам, например, когда получаете подарок или помощь в важном проекте. Знание того, когда и как создавать эти заметки, может продемонстрировать ваш профессионализм и укрепить ваши рабочие отношения. В этой статье мы опишем важность отправки благодарственного письма коллеге, объясним, как его написать, и приведем примеры, которые вы можете использовать для вдохновения.

Почему важно отправить благодарственное письмо коллеге?

Когда коллега помогает вам на работе или поддерживает вас другими способами, благодарственное письмо показывает вашу благодарность. Они почувствуют благодарность за то, что вы нашли время, чтобы признать их действия, что может помочь построить более крепкие отношения. Развитие позитивных отношений в офисе также повышает моральный дух в вашей команде, делая всех счастливее, находясь рядом друг с другом.

Кроме того, это также делает вас вежливым и профессиональным коллегой. Людям нравится работать с кем-то, кто проявляет уважение и доброту к другим.

Когда написать благодарственное письмо коллеге

Есть множество ситуаций, когда вы можете захотеть отправить благодарственное письмо коллегам по работе. Примеры включают:

• Когда они помогают с задачей или проектом

• Когда они показывают профессиональную или личную поддержку

• Когда тебе делают подарок

• Когда они обеспечивают наставничество

• Когда они дают рекомендацию

• Когда вы или они покидаете компанию или работу

• Когда вы хотите поделиться своей общей оценкой их

Когда вы решите написать благодарственное письмо, постарайтесь отправить его как можно скорее. Немедленная отправка сообщения демонстрирует ваше стремление поделиться своей признательностью, что заставит вашего коллегу почувствовать, что его работу или действия ценят.

Как написать благодарственное письмо коллеге

Вы можете использовать следующие шаги, чтобы создать хорошо продуманную и запоминающуюся благодарственную записку:

1. Выберите свой формат

Определите, как вы хотите доставить свое сообщение, будь то электронная почта или рукописная заметка. Написанная от руки заметка добавляет индивидуальности, а электронное письмо отлично подходит, если вы хотите как можно скорее поделиться своей признательностью. Другим вариантом является печатное письмо, хотя вы обычно резервируете его для более официальных деловых ситуаций. Ваш получатель, скорее всего, оценит сообщение, в каком бы формате он его ни получил, поэтому выберите наиболее удобный для себя формат.

2. Начните с правильного приветствия

Когда вы говорите спасибо кому-то, с кем вы регулярно работаете, вы можете использовать его имя. Всегда включайте приветствие, такое как «Дорогая Элисон» или «Здравствуйте, Элисон». Если у вас нет тесных рабочих отношений с получателем, вы можете использовать более официальное обращение, например «Уважаемый мистер Смит».

Что еще нужно помнить при написании заметки по электронной почте, так это строку темы. Всегда включайте фразу «спасибо», чтобы ваш коллега сразу понял, о чем ваше сообщение.

3. Выразите благодарность

Ваше первое предложение объяснит цель заметки: поблагодарить или выразить признательность коллеге за то, что он сделал. После выражения благодарности включите подробности о взаимодействии или ситуации и о том, почему действия коллеги имели значение. Если вы поделитесь этими подробностями, это продемонстрирует ваш искренний интерес и покажет, что коллега произвел на вас незабываемое впечатление.

В зависимости от того, за что вы благодарите своего коллегу, вы можете включить предложение, предлагающее ответить взаимностью на помощь или поддержку, которую они оказали вам. Демонстрация этой приверженности — еще один отличный способ построить ваши отношения, поэтому делайте такое заявление только тогда, когда вы действительно можете или хотите помочь.

4. Закончите вежливо и еще раз поблагодарите

В заключительном предложении вашей заметки повторите свою благодарность или признательность. В зависимости от ситуации вы можете добавить еще одно вежливое сообщение. Например, если вы уходите из компании и благодарите коллегу за помощь, когда вы были там, вы можете сказать:

«Спасибо за всю вашу поддержку в течение четырех лет моей работы в компании. Было приятно работать с вами, и я хотел бы поддерживать связь».

Заканчивая письмо, вы можете выбрать одну из множества подписей, таких как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением». Для профессионального подхода укажите свое полное имя или, если вы отправляете рукописное или машинописное письмо, свою подпись.

5. Проверьте свою заметку

Перед отправкой заметки просмотрите ее на наличие ошибок, грамматических или иных. Письмо, в котором нет ошибок, доказывает ваш профессионализм и внимание к деталям, что показывает вашему коллеге внимание, с которым вы написали сообщение. Благодарственные письма, как правило, короткие, поэтому вы также можете отредактировать свое письмо, чтобы оно было ясным и кратким, сосредоточив внимание только на основных моментах, которые вы хотите донести.

Примеры

Вы можете отправлять благодарственные письма коллегам за самые разные ситуации. Используйте эти примеры в качестве вдохновения при написании:

Когда вы получаете помощь по проекту или задаче

Когда коллеги оказывают существенную поддержку проекту или задаче, всегда полезно отправить им благодарственное письмо за помощь в работе. Точно так же вы должны благодарить коллег, которые помогают вам на работе другими способами, например, обмениваются сменами, подменяют вас, когда вы в отпуске, или дают полезные советы или рекомендации. Вот пример:

Привет, Радж,

Благодарим вас за помощь в проекте Partner Initiatives на прошлой неделе. Я знаю, что это было несколько в последнюю минуту, а это означало, что вам пришлось работать допоздна, чтобы помочь нам уложиться в срок, поэтому я очень благодарен вам за то, что вы вызвались. Визуализации, которые вы создали для нашей презентации, были настолько хороши и привлекательны — клиентам они понравились!

Я не думаю, что презентация была бы такой успешной без ваших навыков и усердной работы. Если вам когда-нибудь понадобится моя помощь с проектом, пожалуйста, дайте мне знать. Я хотел бы вернуть услугу.

Спасибо еще раз,

Камилла Кван

При уходе с работы

Если вы переходите на другую работу, вы можете обратиться к конкретным коллегам, которые поддерживали вас во время работы в компании. Или, если коллега уходит, вы можете отправить сообщение, чтобы выразить благодарность за их дружбу и работу в компании. В любом случае, благодарственное письмо — отличный способ сохранить эти отношения. Вот пример:

Дорогая Марджори,

Я хотел поблагодарить вас за то, что вы были таким замечательным коллегой во время моей работы в Turner Banking. В каждом проекте, над которым мы работали вместе, вы учили меня чему-то новому и мотивировали перед лицом трудностей. Я также ценю, что у вас всегда находилось время, чтобы выслушать мои опасения и дать совет, будь то личный или профессиональный. Без вашей поддержки у меня, возможно, не хватило бы смелости сменить профессию и следовать своей страсти к писательству.

Опять же, ваша доброта и помощь за последние несколько лет так много значили для меня. Я в восторге от этой новой возможности, но я знаю, что буду скучать по работе с вами каждый день. Пожалуйста, оставайтесь на связи!

С уважением,

Маркус Мюллер

Когда вы получаете подарок

Соблюдая правила этикета, вы всегда должны благодарить тех, кто дарит вам подарки. Точно так же, если коллега помогает организовать мероприятие или вечеринку в вашу честь, обязательно выразите признательность за его усилия. Вот пример:

Дорогая Холли,

Большое спасибо за ваш подарок в виде детского одеяла, и мне и моему партнеру оно очень нравится. Мы так тронуты тем, что вы нашли время сделать такой красивый подарок, и впечатлены вашим талантом! Я также ценю, что вы вышили слона на одеяле. Как вы знаете из коллекции предметов на моем столе, это мои любимые животные!

Он уже занимает особое место в комнате нашей дочери, и я думаю, что он станет драгоценным предметом, когда она вырастет. Еще раз спасибо за прекрасный и душевный подарок. Я с нетерпением жду встречи с вами, когда я вернусь из отпуска по уходу за ребенком.

Искренне,

Элайджа Мэтьюз

Когда благодаришь наставника

Когда вы начинаете или развиваете свою карьеру, вы можете столкнуться с коллегами, которые окажут поддержку и руководство. Это наставничество может быть чрезвычайно ценным, поэтому всегда благодарите тех, кто находит время, чтобы помочь вам расти как профессионалу. Вот пример:

Уважаемая госпожа Моне,

Я хочу поблагодарить вас за руководство, которое вы дали мне с тех пор, как я присоединился к West Coast Times. Сначала я нервничал, потому что это моя первая работа после колледжа, но вы помогли успокоить мои страхи и заставили меня чувствовать себя комфортно в офисе. Я ценю, что вы нашли время в течение рабочего дня, чтобы предоставить инструкции по новому программному обеспечению и процессам, которые мне приходилось использовать ежедневно.

Надеюсь, однажды я стану таким же экспертом, как вы, и смогу приветствовать новых сотрудников так же, как вы приветствовали меня! Еще раз спасибо за всю поддержку и руководство.

Лучший,

Оливия Мерфи