Как начать отслеживать расходы по проекту (с преимуществами)

В ходе проекта компании часто несут различные расходы из разных источников. Отслеживание этих расходов позволяет в режиме реального времени получать информацию о том, сколько стоит проект и сколько места осталось в бюджете. Узнав о записи и анализе этих расходов, вы сможете подготовиться к будущим проектам и адаптироваться к любым изменениям во время проекта. В этой статье мы обсудим, что такое отслеживание расходов по проекту, почему это важно и какие шаги можно предпринять для эффективного отслеживания расходов по проекту.

Что такое отслеживание расходов по проекту?

Отслеживание расходов по проектам — это то, как компании отслеживают затраты на проекты. Для различных инициатив, таких как изменение процессов, разработка новых продуктов и создание новой маркетинговой кампании, у каждой может быть менеджер проекта, который контролирует графики и бюджеты. Благодаря отслеживанию расходов менеджеры могут видеть, сколько они тратят на следующие элементы:

• Труд: Труд может включать как внутреннюю заработную плату, так и внешний труд. Вы можете собирать данные о трудозатратах из табелей учета рабочего времени или электронных таблиц, куда отправляют данные члены команды, работающие над проектом.

• Материалы: это может быть сырье, такое как дерево или пластик в строительстве, или необходимые инструменты. Материалы обычно представляют собой переменные затраты, поскольку они могут меняться в зависимости от рынка.

• Командировки по проекту: иногда ваш проект может потребовать от вас командировок. Вы можете хранить квитанции, чтобы отслеживать дорожные расходы, такие как авиабилеты, расходы на проживание в отеле или сборы за визу.

• Коммунальные услуги: Коммунальные услуги могут включать расходы на объекты, которые могут вам понадобиться для проекта. Вы можете отслеживать их, записывая суммы из счетов-фактур за такие услуги, как кондиционирование воздуха, отопление или водоснабжение.

• Капитальные затраты: Капитальные затраты — это инвестиции, которые вам могут понадобиться для проекта, такие как машины или другое оборудование. Рассмотрите возможность отслеживания амортизации инвестиций как расхода.

Важность отслеживания расходов по проекту

Есть несколько важных причин, по которым компании используют отслеживание расходов по проекту:

• Пошаговый мониторинг затрат: отслеживание расходов по всему проекту дает вам возможность просматривать моментальный снимок ваших расходов по всему проекту. Это может помочь вам понять, сколько денег вы можете потратить на оставшуюся часть проекта, не выходя за рамки своего бюджета.

• Составление бюджета для будущих проектов. Если вы записываете свои расходы на проект, вы можете использовать эту информацию для составления бюджета для аналогичных будущих проектов. Например, если вы лицензируете программное обеспечение для завершения проекта, вы можете включить этот бюджет, если вам нужно использовать это программное обеспечение для других инициатив.

• Улучшение процесса принятия решений: отслеживая свои расходы, вы можете принимать более обоснованные решения, чем если бы вы не знали, сколько вы потратили. Вы можете потратить дополнительные деньги на ресурсы, чтобы уложиться в график проекта, но если бы вы знали, что эти расходы могут привести к превышению бюджета проекта, вы могли бы изучить другие варианты.

• Компенсация персоналу: иногда сотрудники могут оплачивать определенные расходы во время работы над проектом. Отслеживая эти затраты на протяжении всего проекта, вы можете определить, какие затраты вам необходимо возместить.

• Организация налоговой информации о расходах: многие компании могут указывать свои расходы для целей налогообложения. Отслеживая эти позиции на протяжении всего проекта, можно упростить организацию и подготовку бизнес-записи для уплаты налогов.

Как отслеживать расходы по проекту

Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы отслеживать расходы по проекту:

1. Создайте системы и процессы

При отслеживании расходов по проекту создание ваших систем, инструментов и процессов может помочь вам составить план. Рассмотрите возможность создания электронной таблицы для отслеживания расходов по проекту, в которую вы можете ввести все свои расходы. Электронная таблица может включать запланированные расходы на определенные периоды, например еженедельно или ежемесячно. Попробуйте включить место для фактических затрат, которые вы можете включить в проект, чтобы отслеживать, что вы тратите. Есть также программное обеспечение и онлайн-программы, которые вы можете использовать, где различные члены команды могут вводить свои расходы.

Определение процессов здесь может помочь гарантировать, что все члены команды будут регулярно вводить свои затраты. Вы можете рассмотреть расписание для команд. Например, вы можете предложить каждому члену команды вводить расходы в пятницу, чтобы вы могли просматривать их каждый понедельник. Раннее установление процессов помогает каждому понять свою роль и важность отслеживания расходов.

2. Проверьте источники информации о расходах

Часто существует несколько способов сбора информации о расходах:

• Счета

• Офлайн-таблицы

• Квитанции

• Табель учета рабочего времени

• ERP-системы

Определение различных источников, из которых вы можете собирать информацию о расходах, может помочь вам своевременно и точно регистрировать все затраты. Если расходы вводят разные люди, постарайтесь обеспечить им доступ к одной и той же электронной таблице или системам отслеживания расходов, которые вы планируете использовать. Если это может вызвать затруднения, вы можете попросить одного из участников проекта собрать и рассчитать затраты для каждого установленного периода времени.

3. Определите бюджет

Составление бюджета проекта является ранним шагом в управлении проектом. Бизнес-менеджеры могут предоставить вам сумму, которую они готовы потратить на общие бюджеты. При этом вы можете распределить затраты на разные части проекта, например, на заработную плату и материалы. Вы можете просмотреть расходы и графики предыдущих проектов, чтобы точно оценить, сколько вы можете потратить.

Рассмотрите возможность включения фиксированных и переменных затрат, чтобы вы могли подготовиться к расходам, которые вряд ли изменятся, и тем, которые могут измениться в ходе проекта. После того, как вы установили бюджет, проверьте его с руководством, если вам нужно его одобрение.

4. Установите, кто отслеживает расходы

Может быть полезно выделить одного конкретного человека для отслеживания расходов на протяжении всего проекта. Это может обеспечить согласованную отчетность и позволяет руководству работать с одним человеком, который контролирует информацию о расходах. Это может быть менеджер проекта или выделенный член команды. Средство отслеживания расходов может создавать визуальные элементы, такие как графики, для оценки текущих расходов и прогнозов, чтобы убедиться, что проект находится в рамках бюджета. Они могут реализовать способ уведомления руководителя проекта или других членов команды, если расходы превышают ожидаемые и могут превышать бюджет.

5. Регулярно анализируйте расходы

Используя электронную таблицу или программное обеспечение, важно регулярно анализировать расходы, чтобы свести к минимуму возможность превышения бюджета. Подумайте о том, чтобы составить график, по которому руководитель проекта может просматривать собранные данные. Вы можете сравнить запланированные цифры с фактическими цифрами, чтобы увидеть, есть ли какие-либо отклонения. Частый просмотр этих данных поможет вам быстро справиться с любыми проблемами. Например, если в течение одной недели стоимость материалов превышала ваш бюджет, вы можете сократить часы работы людей на следующей неделе, чтобы сбалансировать бюджет.