Как контролировать проект (с советами)

20 мая 2021 г.

Во время проекта руководителю проекта важно оценивать прогресс, измерять результаты и отслеживать вехи, чтобы гарантировать, что проект остается в рамках предполагаемого объема. Мониторинг проекта может помочь вам и вашей команде завершить проекты в рамках ожидаемого бюджета и графика, что в конечном итоге максимизирует вашу прибыль. Создание четкой стратегии мониторинга проектов может помочь вашему проекту не сбиться с пути. В этой статье мы даем определение мониторингу проекта, объясняем, как реализовать эффективную стратегию мониторинга, и даем несколько полезных советов по мониторингу проекта.

Что такое мониторинг проекта?

Мониторинг проекта — это процесс надзора и отслеживания проекта, чтобы убедиться, что он завершен вовремя и в рамках бюджета. Он предоставляет руководителям проектов всеобъемлющий способ определения структуры проекта путем сравнения фактических результатов проекта с его ожидаемым прогрессом, выявления любых проблем и принятия необходимых мер для исправления этих областей. Мониторинг проектов также помогает компаниям отслеживать приоритеты, оценивать затраты и выделять необходимые ресурсы для обеспечения бесперебойной работы проектов.

Благодаря мониторингу компании могут оставаться в рамках проекта, максимизируя окупаемость инвестиций и предоставляя заинтересованным сторонам качественные результаты. Мониторинг проекта должен находиться на переднем крае любого процесса планирования, поскольку он позволяет компаниям оценивать факторы, определяющие общий успех, такие как производительность, продолжительность и стоимость, по мере реализации проекта. Это также помогает установить ответственность для всех членов команды и дает руководителям проектов возможность вносить изменения для поддержания эффективности проекта.

Как реализовать мониторинг проекта

Вот список шагов, которые необходимо предпринять для реализации эффективной стратегии мониторинга проекта:

1. Создайте план или план

Важно начать с плана или схемы того, как вы можете контролировать проект. Определите, кто отвечает за мониторинг проекта, проведение оценок и отчетность о существенных выводах руководству и заинтересованным сторонам. Задавайте вопросы, чтобы определить, насколько проект успешен, и как лучше всего достичь этого успеха. Определите оптимальные рабочие процессы и обсудите контрольные показатели для оценки команды и статуса проекта.

2. Установите цели и ожидания

Для любого проекта необходимо иметь реалистичные цели. Четко изложите эти цели всем в команде и убедитесь, что они понимают условия успеха в проекте. Вам могут быть полезны регулярные проверки или встречи с командой проекта, чтобы предоставить обратную связь и помочь им понять долгосрочные цели.

На этом этапе вы также должны определить ключевые показатели эффективности проекта, или KPI, которые являются измеримыми значениями, которые помогают компании определить, насколько хорошо команда достигает целей проекта. Примеры этих KPI могут включать чистую прибыль, общие затраты или эффективность.

3. Решите, как контролировать проект

После того, как вы определились с целями проекта, полезно рассмотреть его параметры, включая стоимость, сроки и любые области, которые заинтересованные стороны определили как важные. Используйте эти факторы, чтобы определить риски проекта, которые могут возникнуть, и разработать план эффективного управления ими. Во время этой части процесса решите, как поделиться прогрессом со всеми вовлеченными сторонами. Многие менеджеры проектов используют отчеты о состоянии для подведения итогов проекта и его хода. Делитесь этими отчетами с руководством и ключевыми заинтересованными сторонами проекта, чтобы держать всех в курсе на протяжении всего процесса мониторинга.

4. Оценивайте отчеты

После составления отчетов о состоянии крайне важно оценить эти данные в контексте более крупного проекта. Используйте данные, предоставленные в отчетах, для сравнения с KPI, установленными ранее в процессе. Эта оценка может дать вам четкое представление о том, где проект соответствует ожиданиям, а также о областях, которые нуждаются в улучшении. Затем вы можете определить действия, необходимые для уточнения этих частей проекта.

5. Внесите необходимые улучшения

Теперь, когда вы оценили данные, пришло время внести необходимые улучшения, чтобы проект работал бесперебойно и в рамках бюджета. Примите решение о любых подходящих шагах, чтобы убедиться, что проект остается в ожидаемом объеме. Внедряя эффективный мониторинг проекта, вы можете продолжать работать над улучшениями задолго до завершения проекта. Вы также можете использовать мониторинг проектов для разработки постоянных целей для будущих проектов, предоставляя возможности для повышения производительности в будущем.

Советы по мониторингу проекта

Вот несколько полезных советов, которые следует учитывать при мониторинге проекта:

Собирайте и отслеживайте данные

Решите, как вы собираетесь получать информацию от своей команды. Вы можете использовать систему самоотчетности, а настроив напоминания, вы можете запрашивать еженедельные отчеты, аналогичные дате выполнения задания. Или вы можете организовать еженедельное собрание команды, на котором все члены команды сообщают о своем прогрессе. В любом случае убедитесь, что у вас есть установленный метод отслеживания данных, будь то таблица с цветовой кодировкой или программное обеспечение для управления проектами. Выбрав методы сбора и отслеживания, используйте их последовательно, чтобы они были надежным ресурсом на протяжении всего проекта.

Предоставлять обновления прогресса

Убедитесь, что члены команды, руководство и заинтересованные стороны знают текущий статус проекта и выполненную работу. При необходимости проведите дополнительные встречи, чтобы установить ожидания, вехи и сроки для каждой части проекта. Предоставляйте регулярные обновления, чтобы все понимали текущий объем, бюджет и сроки проекта.

Управляйте ожиданиями

Есть много переменных, которые могут повлиять на результат или направление проекта. Важно помнить об этих реалиях на различных этапах проекта и учитывать эти факторы неопределенности в любой стратегии мониторинга. Наличие готового плана для решения проблем по мере их возникновения может значительно упростить проект и поддерживать его в нужном русле.

Сохраняйте гибкость

В ходе проекта планы могут меняться, и это нормально. Будьте готовы внести любые необходимые изменения, чтобы сохранить бюджет и сроки проекта. Сообщайте команде о новых ожиданиях и перераспределяйте работу по мере необходимости. Кроме того, обновляйте документы по мониторингу проекта и информируйте заинтересованные стороны о любых существенных изменениях.