Как использовать условное форматирование в Excel за 5 шагов

9 декабря 2021 г.

Использование Excel для повышения эффективности работы — это то, что делают многие профессионалы. Одним из инструментов Excel, который они могут использовать, является условное форматирование. Знание того, что такое условное форматирование и как его использовать, может помочь вам быстрее находить информацию и создавать визуально привлекательные презентации. В этой статье мы обсудим, как использовать условное форматирование в Excel, включая то, что это такое, и четыре шага, которые вы можете выполнить, чтобы применить его к своим электронным таблицам Excel.

Что такое условное форматирование в Excel?

Условное форматирование в Excel — это способ изменить внешний вид данных внутри ячейки на основе выбранных вами правил. Существует несколько основных параметров условного форматирования, в том числе:

Правила выделения ячеек

Этот параметр позволяет выделить определенные ячейки на основе выбранных вами правил. В базовую программу Excel включено несколько опций, в том числе:

• Больше чем: этот параметр позволяет выделить ячейки, содержащие значения, превышающие указанное вами число. Например, вы можете выделить ячейки со значением больше 10, которые Excel выделяет как числа 11 и выше.

• Меньше чем: этот параметр позволяет выделить ячейки, содержащие значения меньше указанного вами числа. Например, вы можете выделить ячейки со значением меньше 10, которые Excel выделяет как числа девять и ниже.

• Между: этот параметр позволяет выделить ячейки, содержащие значения между двумя назначенными вами значениями. Например, вы можете выделить ячейки между значениями 10 и 20, которые Excel выделяет как числа от 11 до 19.

• Равно: этот параметр позволяет выделить ячейки, содержащие значения, точно соответствующие указанному вами числу. Например, можно указать значение 15, которое Excel выделяет любым числом или математической формулой, равной 15.

• Содержащий текст: этот параметр позволяет выделить ячейки, содержащие значения, включающие набор обозначенных вами символов. Например, вы можете обозначить термин «автомобиль», который Excel выделяет любой термин с буквами «автомобиль» в нем, например, «суперкар», «гоночный автомобиль», «вагон» или «карьера».

• Дата наступления: этот параметр позволяет выделить ячейки, содержащие значения, включающие указанную вами дату календаря. Например, вы можете указать «Дата в следующем месяце», после чего Excel выделит эту конкретную дату.

• Повторяющиеся значения: этот параметр позволяет выделить ячейки, содержащие значения, полностью соответствующие друг другу. Например, вы можете указать число, такое как «20», которое Excel затем выделяет каждую ячейку в диапазоне, соответствующем значению 20, или вы можете назначить слово, такое как «Подписка», которое Excel затем выделяет любую ячейку в диапазоне с этим значением. точное значение.

Верхние/нижние правила

Этот параметр позволяет назначать определенные правила для выбора верхнего или нижнего числа ячеек в диапазоне. Excel включает в себя несколько параметров, которые вы можете выбрать, в том числе:

• Первые 10 элементов: этот параметр позволяет указать первые 10 элементов в большем диапазоне ячеек. Например, вы можете выбрать этот параметр, чтобы выделить первые 10 числовых значений в диапазоне из 11 или более ячеек.

• Верхние 10%: этот параметр позволяет указать первые 10% элементов в большем диапазоне ячеек. Например, вы можете выбрать этот параметр, чтобы выделить первые 100 элементов в диапазоне 1000 ячеек.

• Нижние 10 элементов: этот параметр позволяет указать 10 последних элементов в большем диапазоне ячеек. Например, вы можете выбрать этот параметр, чтобы выделить 10 самых низких числовых значений в диапазоне не менее 11 ячеек.

• Нижние 10 %: этот параметр позволяет указать нижние 10 % элементов в более широком диапазоне ячеек. Например, вы можете выбрать этот параметр, чтобы выделить 10 самых низких элементов в диапазоне из 100 ячеек.

• Выше среднего: этот параметр позволяет указать любое значение в большем диапазоне ячеек, которое выше среднего значения в этом диапазоне. Например, Excel выделяет все значения больше трех, если три — это среднее значение для всего диапазона ячеек.

• Ниже среднего: этот параметр позволяет указать любое значение в большем диапазоне ячеек, которое ниже среднего значения в этом диапазоне. Например, если у вас есть 100 ячеек со средним значением 11,5, Excel выделяет все значения в этом диапазоне ниже 11,5.

Панели данных

Этот параметр позволяет вводить гистограммы данных, например те, которые используются в гистограммах, в электронную таблицу Excel в пределах выбранного вами диапазона ячеек. Например, вы можете выделить столбец из 10 ячеек и выбрать этот параметр, чтобы создать миниатюрную гистограмму внутри самих ячеек. Это может помочь вам быстро передать информацию без указания точных цифр.

Цветовые шкалы

Этот параметр позволяет вставить цветовой градиент в электронную таблицу Excel в пределах определенного диапазона данных. Например, вы можете выбрать диапазон данных с температурой от нуля до высокой температуры и выбрать этот параметр, чтобы визуально представить эти температуры в виде цветов от фиолетового до красного. Это может помочь вам показать различия в значениях с течением времени или выделить наиболее важные значения ярким цветом.

Наборы иконок

Эта опция позволяет вам вставлять определенные символы рядом с вашими данными в электронной таблице Excel. Например, вы можете выбрать несколько диапазонов данных, представляющих изменения с течением времени, и выбрать значки направлений, чтобы показать, как они изменяются при каждой итерации данных. Это может помочь вам представить информацию более кратко, чем объяснение точных числовых изменений в данных. Это также может помочь вам оценить тенденции в ваших данных и представить их визуально для других, которые могут использовать эти данные.

Как использовать условное форматирование в Excel

Ниже приведены пять шагов, которые вы можете использовать, чтобы использовать условное форматирование для ваших собственных данных в Excel:

1. Введите свои данные в Excel

Первый шаг — взять данные, которые вы хотите отформатировать, и ввести их в Excel. Хотя вы, возможно, уже сделали это, есть способы упростить изменение форматирования в Excel. Например, размещение данных в столбцах и строках, которые соответствуют друг другу, может помочь Excel использовать данные более эффективно. Как правило, Excel работает лучше, когда вы упорядочиваете диапазоны данных, с которыми хотите работать, в столбцы. Такая организация данных также может упростить поиск данных, особенно если вы работаете с небольшими наборами данных.

2. Выберите данные, которые вы хотите отформатировать

После того, как вы введете и систематизируете данные в электронной таблице Excel, выберите диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать. Есть два метода, которые вы можете использовать для выбора ваших данных. Во-первых, вы можете перейти к верхней ячейке в диапазоне, содержащем данные, и поместить указатель мыши в правый нижний угол ячейки, пока он не превратится в символ плюса. Затем вы можете щелкнуть и перетащить вниз и по всему диапазону ячеек, которые вы хотите отформатировать. Это полезно, если вы планируете использовать данные только один раз или если это небольшой набор данных.

Второй способ, который вы можете использовать, — это двойной щелчок по имени столбца, который вы хотите отформатировать. Имя — это буква в самом верху программы Excel, например «A», «B», «Z» или «AA» и другие. Этот метод полезен, если вы планируете добавить больше данных в будущем или работаете с большими наборами данных. Это также полезная опция, если вы не единственный человек, изменяющий электронную таблицу Excel, и хотите применить форматирование к новым данным, введенным другими.

3. Найдите кнопку условного форматирования

Выбрав данные, найдите кнопку условного форматирования. В современных версиях Excel кнопка «Условное форматирование» находится в группе «Стили» на вкладке «Главная» программы. Чтобы перейти к нему, перейдите к верхнему баннеру Excel и выберите «Главная». Затем найдите группу «Стили». Excel разделяет каждую группу вертикальной линией и метками внизу группы. Наконец, нажмите на кнопку «Условное форматирование».

4. Выберите параметр в раскрывающемся меню.

После того, как вы нажмете кнопку «Условное форматирование», Excel отобразит несколько параметров, начиная с «Правила выделения ячеек» и заканчивая «Управление правилами». Выбор одного варианта из первых пяти позволяет вам разработать правила на основе выбранного вами варианта. Последние три параметра — «Новое правило», «Очистить правила» и «Управление правилами» — позволяют изменить ранее созданные правила или удалить уже существующие правила, которые могут повлиять на условное форматирование.

5. Сохраните электронную таблицу Excel

Последний шаг — сохранить электронную таблицу Excel. Есть два способа сделать это. Первый способ — перейти в левый верхний угол программы Excel и нажать «Сохранить» или «Сохранить как» в зависимости от потребностей электронной таблицы. Если это новая электронная таблица, «Сохранить как» позволяет вам контролировать, где и как вы сохраняете документ. Если это старая электронная таблица, нажатие кнопки «Сохранить» обновляет старый файл, который у вас есть. Второй способ — нажать «CTRL+S» на клавиатуре, что аналогично нажатию «Сохранить» в левом верхнем углу.

Обратите внимание, что ни один из продуктов, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.