Как использовать систему управления документами для повышения производительности

25 марта 2022 г.

Внедрение системы управления документами может помочь вам и вашим коллегам работать более эффективно. Современные системы управления документами предлагают инструменты, облегчающие организацию, совместную работу и другие важные задачи. Изучение преимуществ системы управления документами и способов ее использования может помочь вам определить, подходит ли она вам. В этой статье мы обсудим, что такое система управления документами, почему она важна, преимущества, которые предоставляет система управления документами, а также способы ее использования и советы по ее эффективному использованию.

Что такое система управления документами?

Система управления документами — это цифровая система, используемая для хранения, поиска и редактирования документов. Система управления документами может предлагать локальный доступ по внутренней сети или использовать облачные технологии для обеспечения удаленного доступа из разных мест. Внедрение системы управления документами в организации может помочь сотрудникам работать более эффективно.

Почему важна система управления документами?

Добавление системы управления документами в вашу организацию может быть важным решением из-за различных целей, которые может выполнять система управления документами. Ключевые функции системы управления документами, которые могут побудить вас использовать ее, включают:

• Увеличение количества лиц, имеющих доступ к файлам в системе

• Поддержание порядка в системе для облегчения поиска документов при необходимости

• Повышение функциональности документов, позволяющее себе и другим делать с ними больше

• Обеспечение безопасности документов, хранящихся в системе управления документами

Преимущества использования системы управления документами

Есть много преимуществ, которые могут сделать использование системы управления документами привлекательным для вас. Общие преимущества, которые обеспечивают системы управления документами, включают:

Упрощенный обмен

Система управления документами позволяет нескольким пользователям получать доступ к одному и тому же набору документов. При работе с документом, который требует от вас совместного использования файлов с другим человеком, это может упростить процесс. Файлы могут быть доступны для всех пользователей, обращающихся к системе по умолчанию, или может потребоваться настроить параметры общего доступа к файлу, прежде чем другие смогут получить к нему доступ. У вас также может быть возможность устанавливать уровни доступа, решая, может ли пользователь редактировать файл или просто просматривать его. Совместное использование может происходить в локальной сети или удаленно через облачный доступ.

Совместная работа

Система управления документами может облегчить вам совместную работу над проектом. В дополнение к расширенному доступу через общий доступ к файлам это может позволить нескольким пользователям одновременно получать доступ и редактировать один и тот же документ. Это позволяет двум или более пользователям участвовать в создании и редактировании документа, что может быть более эффективным, чем один человек, завершающий свою работу и затем передающий файл другому.

Регистрация заезда и отъезда

При совместной работе над документами, когда вы не хотите, чтобы более одного пользователя могли вносить изменения одновременно, система управления документами может предусматривать систему возврата и возврата. При этом сотрудник, имеющий доступ к файлу, требует доступа при его использовании. Другие, желающие отредактировать файл, могут не получить к нему доступ, пока первый сотрудник не завершит свою работу и не вернет его обратно. Это позволяет избежать ситуаций, когда два сотрудника работают над одним и тем же файлом одновременно, в результате чего второй человек, сохраняющий свои изменения, перезаписывает работу первого сотрудника. .

Отслеживание изменений и возврат

Системы управления документами часто предлагают автоматическое отслеживание изменений в системе. Это может включать в себя возможность вернуть документ к предыдущим редакциям, когда вы или другой сотрудник вносите изменения в документ, которые вы позже захотите отменить. Возврат к предыдущим версиям может позволить вам быстро восстановить предпочтительную версию.

Улучшенный аудит

В дополнение к отслеживанию изменений в документах система управления документами отслеживает, какие пользователи в какое время обращаются к ней и кто несет ответственность за какие изменения. Это может быть эффективным инструментом для проверки изменений в документе. Это может быть полезно как для неформальной оценки, так и для создания официальной записи об изменениях в документе.

Улучшения нотации и редактирования

При внесении изменений в файл использование системы управления документами может обеспечить расширенные функциональные возможности по сравнению с бумажными записями или локальным хранилищем цифровых файлов. Обычно приложения в системе управления документами включают в себя параметры записи и комментариев. Это позволяет делать пометки в документе, в том числе выделять определенные части документа, не внося изменений в содержание документа.

Как пользоваться системами документооборота

Если вы заинтересованы во внедрении системы управления документами, выполните следующие действия, чтобы увеличить преимущества, которые могут предоставить:

1. Исследуйте свои варианты

Существует множество доступных систем управления документами, от общих бизнес-систем до тех, которые специализируются на обслуживании конкретных отраслей или ниш. Изучение различных доступных вам вариантов может помочь вам определить сильные и слабые стороны каждого из них в отношении ваших собственных потребностей. Это может помочь вам найти систему управления документами, которая лучше всего соответствует вашим предпочтениям, чтобы сделать ее максимально полезной для вас и других сотрудников вашей компании.

2. Установить или подписаться

Выбрав систему управления документами, которую вы хотите использовать, вы готовы внедрить ее в своей организации. Для некоторых систем управления документами это может включать установку программного обеспечения на устройства компании. Для других систем управления документами может потребоваться подписка на онлайн-сервис.

3. Оцифруйте записи

Если у вас есть бумажные записи, которые в настоящее время не включены в ваши цифровые файлы, может быть полезно добавить их в вашу систему управления документами. Сканирование файлов или ввод их информации вручную в вашу систему обеспечивает цифровые записи ваших бумажных файлов. Это позволяет вам использовать преимущества, предоставляемые системой управления документами для этих документов, а также для тех, которые вы создаете в системе.

4. Создать в системе документооборота

Используйте функции, доступные в вашей системе управления документами, для создания новых файлов по мере необходимости. Работа в системе управления документами при создании новых файлов позволяет сразу добавлять их в ваши архивы цифровых документов. Это также позволяет вам воспользоваться дополнительными инструментами, которые система управления документами может предоставить при редактировании и совместном использовании файлов.

5. Установите уровни доступа

Установка уровней доступа в системе управления документами позволяет вам решать, кто может получать доступ к файлам и что они могут делать с ними, когда они это делают. Вы можете установить ограничения для отдельных лиц или групп сотрудников в организации. Вы также можете назначить разные уровни доступа к одному и тому же документу разным лицам или группам. Это дает вам больше контроля над тем, как сотрудники и коллеги работают с файлами в системе управления документами.

6. Делитесь и редактируйте в системе управления документами

Используйте возможности совместной работы, предоставляемые системой управления документами. Это может улучшить сотрудничество с другими в организации. Это может включать одновременную работу над одним и тем же документом, совместное использование завершенного документа, чтобы другие могли получить доступ к содержащимся в нем данным, или работу с одним и тем же файлом по очереди.

Советы по использованию системы управления документами

Если вы заинтересованы в использовании системы управления документами, помните об этих советах:

Создавайте обучающие ресурсы

При внедрении системы управления документами в вашей организации может быть полезно предоставить обучающие ресурсы вашему персоналу или коллегам. Учебные документы могут дополнять любую документацию, предоставленную разработчиком системы управления документами, и позволяют вам настроить информацию в соответствии с вашим бизнесом. Например, учебные документы могут включать любые процедуры, которые компания желает внедрить в отношении того, как использовать систему управления документами. Это обеспечивает ясность, а также помогает сотрудникам научиться эффективно использовать систему управления документами.

Включить автоматическое резервное копирование

Если ваша система управления документами предлагает автоматическое резервное копирование, может быть полезно использовать эту опцию. Это обеспечивает защиту в случае непредвиденных событий, таких как отключение питания, когда вы или другой сотрудник работаете с документом, или повреждение файла. Резервная копия может позволить вам восстановить вашу информацию и сохранить ранее выполненную работу.

Используйте папки системы управления документами для организации

Помимо программного обеспечения для создания и редактирования документов, система управления документами также позволяет организовать хранение внутри системы. Создание папок в вашей системе управления документами может улучшить организацию и упростить доступ к файлам для вас и других. Это позволяет тратить меньше времени на административные задачи и больше рабочего времени использовать для продуктивных целей.

Отделяйте активную работу от завершенной работы

Сохранение разделения между активными файлами и файлами в предыдущих проектах, сохраненными для ведения записей, может упростить использование и поиск файлов в вашей системе управления документами. Выбранная вами система управления документами может позволить вам использовать теги для идентификации активной и завершенной работы, или вы можете использовать папки, перемещая файлы в раздел завершенных, когда это необходимо. Это позволяет вам вести записи, сохраняя при этом раздел активных документов в чистоте для более эффективного использования.