Как использовать процесс сбора требований (с шаблоном и примером)

Требования проекта могут помочь установить основу для задач и целей, которых должна достичь команда проекта. Каждый проект имеет определенный набор требований, описывающих, что должен делать конечный продукт и как он должен работать. Научившись собирать и документировать эти требования, вы сможете создать эффективный и организованный процесс проекта. В этой статье мы обсудим сбор требований, предложим шаги для завершения этого процесса и предложим шаблон и пример, которые вы можете использовать для разработки документов по сбору требований.

Что такое сбор требований?

Сбор требований — это процесс, который включает в себя создание списка требований для проекта. Эти требования представляют функции, функции или действия, которые команда должна выполнить, чтобы завершить проект и достичь своих целей. Вы можете определить требования к проекту различными способами, часто обсуждая потребности проекта с клиентами, заинтересованными сторонами или членами проектной группы. Сбор требований обеспечивает руководство на протяжении всего проекта, от инициации до реализации. Это руководство позволяет команде планировать и назначать задачи. Выполнение этих требований может позволить команде завершить проект вовремя и в соответствии с ожиданиями заинтересованных сторон.

Какие бывают виды требований?

Требования к проекту варьируются в зависимости от типа проекта или его отрасли. В проектах, связанных с ИТ или цифровыми продуктами и услугами, часто используется процесс сбора требований, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям и потребностям пользователей. Хотя требования различаются, обычно их можно описать, используя следующие категории:

• Функциональные требования: функциональные требования поддерживают то, что делает продукт. Эти требования часто относятся к характеристикам продукта, возможностям и пользовательскому опыту.

• Нефункциональные требования. Нефункциональные требования поддерживают работу продукта. Например, эти требования могут включать безопасность продукта, производительность, процессы восстановления данных и масштабируемость.

Как использовать процесс сбора требований

Понимание требований, которые вам необходимо выполнить для создания готового продукта вашего проекта, может помочь вашей команде создать и распределить обязанности и установить ожидания. Сбор этих требований также может помочь вам определить, как вы можете эффективно достичь целей вашего проекта. Вы можете использовать следующие шаги в качестве руководства для проведения процесса сбора требований:

1. Определите заинтересованные стороны

Заинтересованное лицо представляет собой лицо, заинтересованное в результатах вашего проекта. У вас могут быть внутренние заинтересованные стороны, такие как члены вашей проектной группы, а также сотрудники вашей организации, управленческий персонал и исполнительное руководство. В зависимости от проекта у вас также могут быть внешние заинтересованные стороны, такие как клиенты или инвесторы.

Перед сбором требований определите заинтересованные стороны, которые заинтересованы в вашем проекте или будут затронуты им. Эти заинтересованные стороны играют важную роль в разработке и обсуждении требований вашего проекта, чтобы обеспечить его успех. На протяжении всего проекта вам также может понадобиться обратиться к заинтересованным сторонам за поддержкой или предоставить обновленную информацию о вашем прогрессе. Вот несколько примеров ключевых заинтересованных сторон для проектов:

2. Установите цели проекта

Прежде чем проводить обсуждения по сбору требований, определите цели и задачи проекта с членами вашей команды и заинтересованными сторонами. Цели обычно представляют собой всеобъемлющие результаты, которых вы надеетесь достичь с помощью своего проекта. Между тем цели обычно представляют собой конкретные задачи, которые члены вашей команды должны выполнить, чтобы помочь достичь общих целей проекта.

Установление целей и задач вашего проекта может обеспечить структуру, которую вы можете использовать для определения требований проекта. Например, у команды может быть цель разработать внутреннюю обучающую платформу для своей организации. Используя эту цель, команда может начать формировать требования, связанные с доступностью для пользователей, взаимодействием с пользователем и функциями платформы. Во время обсуждения сбора требований вы также можете использовать свои цели и задачи для оценки необходимости потенциальных требований. Например, если кто-то предлагает требование, которое, по вашему мнению, не соответствует целям вашего проекта, вы можете удалить его из списка.

3. Проводите обсуждения с заинтересованными сторонами

После того, как вы установили цели проекта, вы можете начать обсуждение его требований с заинтересованными сторонами. В зависимости от вашего проекта у этих заинтересованных сторон могут уже быть идеи, связанные с бизнес-, функциональными и нефункциональными требованиями, которые они хотят, чтобы конечный продукт содержал. Вы также можете задать конкретные вопросы, чтобы получить больше информации о желаниях и потребностях заинтересованных сторон, связанных с готовым продуктом. Опять же, вы можете оценить необходимость их ответов или идей, сравнив их с установленными целями и задачами вашего проекта.

Например, проектная группа может работать над созданием нового веб-сайта для своей организации. Во время обсуждений с заинтересованными сторонами они могут определить требования, связанные с функциями и возможностями, такими как реализация раздела комментариев и кнопок, позволяющих посетителям делиться сообщениями на платформах социальных сетей. Они также могут обсудить творческие или нефункциональные требования, такие как внешний вид веб-сайта и то, как они хотят, чтобы он работал. Внутренние заинтересованные стороны могут также определить технические требования на основе доступных ресурсов организации, таких как инструменты, которые команда проекта должна использовать для создания веб-сайта.

4. Составьте заметки о требованиях проекта

Делайте заметки во время каждой беседы по сбору требований. Делая заметки, вы упорядочиваете информацию и помогаете не упустить ключевые детали. Вы также можете использовать свои заметки, чтобы подтвердить детали после интервью, чтобы убедиться, что у вас есть точная информация, чтобы поделиться с вашей проектной командой. Когда вы делитесь этой информацией с членами команды, они могут предоставить информацию, которая поможет вам в дальнейшей оценке требований проекта, поскольку они работают над реализацией этих требований. Например, они могут вносить предложения по улучшению или определять потенциальные риски и проблемы, связанные с требованиями.

5. Напишите документ с требованиями

После обсуждения и подтверждения ваших заметок о требованиях с различными заинтересованными сторонами вы можете приступить к составлению официального документа с требованиями. Вы можете поискать в Интернете шаблоны документов с требованиями, чтобы понять, как организовать эту информацию. Эти документы обычно требуют следующую информацию:

• Название требования. Назначьте уникальное и релевантное имя, чтобы зрители могли легко понять, к чему относится или что представляет требование, например «раздел комментариев». Если у вас длинный список требований, вы также можете присвоить им уникальные номера, чтобы упорядочить информацию или использовать их для сокращения по мере необходимости.

• Описание требования. Дайте краткое описание требования и его целей. Например, «Пользователи должны иметь возможность оставлять комментарии внизу статей на веб-страницах».

• Категория: присвоение категорий вашим требованиям может помочь вам сгруппировать похожие элементы и может быть настолько широким или конкретным, насколько вам нужно. Например, если у вас есть несколько требований, связанных с разделом комментариев, вы можете сделать «раздел комментариев» категорией.

• Дополнительные примечания. Раздел примечаний может содержать информацию, которую вы считаете важной и относящейся к требованиям. Например, вы можете написать вопросы, на которые вам нужно ответить, задачи для выполнения или членов команды, ответственных за требование.

6. Обсудите требования с членами команды

После того, как вы создали проект документа по сбору требований, вы можете поделиться им с членами вашей команды. Назначьте встречу для рассмотрения и обсуждения документа и сбора отзывов об установленных требованиях. Поощряйте вопросы, чтобы убедиться, что все четко понимают ожидания заинтересованных сторон от проекта. Опять же, члены вашей команды будут нести ответственность за выполнение требований, поэтому их мнение ценно. Целью этого внутреннего обзора является разработка окончательной версии документа с требованиями, который вы можете представить своим ключевым заинтересованным сторонам.

7. Разработайте и назначьте задачи

Теперь, когда ваша команда понимает и согласовала требования проекта, вы можете приступить к разработке задач, которые необходимо выполнить. Этот шаг работает в сочетании с вашим общим планом проекта. Например, сроки, бюджет и ресурсы вашего проекта могут повлиять на задачи, которые должна выполнить ваша команда. Точно так же определение этих задач может помочь вам построить или скорректировать график проекта.

Как только ваша команда установит задачи, которые необходимо выполнить, вы можете начать назначать роли и обязанности членам команды. Эти люди могут добровольно брать на себя задачи, или вы можете поручить их в зависимости от области их знаний и конкретных навыков. Вы можете включить эти назначения в документацию по сбору требований, чтобы все знали, кто обрабатывает каждое требование. Эта прозрачность может помочь членам команды нести ответственность за выполнение своих задач. Это также может помочь членам вашей команды и заинтересованным сторонам понять, к кому им нужно обратиться, если у них возникнут конкретные вопросы о требованиях.

8. Представьте вашу документацию по требованиям заинтересованным сторонам

Наконец, вы можете представить документ с заполненными требованиями вашей команды своим ключевым заинтересованным сторонам. Во время этой встречи вы можете рассмотреть все требования, чтобы убедиться, что они соответствуют потребностям заинтересованных сторон. Предложите участникам возможность задать вопросы или высказать свое мнение, которое вы можете использовать для внесения поправок в документ или уточнения информации. Поделитесь документом с любыми другими заинтересованными сторонами, которые не могут присутствовать на собрании, чтобы обеспечить прозрачность и убедиться, что все согласны с требованиями проекта.

Настройка этой презентации показывает вашим заинтересованным сторонам, что вы цените их вклад и хотите, чтобы ваша команда работала в соответствии с их ожиданиями. Поскольку эти заинтересованные стороны могут не работать непосредственно над проектом, эта презентация также гарантирует, что они понимают задачи, которые будут возникать в ходе проекта, и их предполагаемые результаты. Это также дает возможность внести изменения в последнюю минуту, прежде чем ваша команда начнет работу.

9. Следите за своим прогрессом

Процесс сбора требований происходит в начале проекта, предоставляя вашей команде структуру и рекомендации. Однако этот процесс не заканчивается, когда вы начинаете работать над проектом. По мере продвижения проекта вы можете обнаружить, что вам нужно скорректировать, добавить или удалить требования. Вы можете разместить этот документ в онлайн-формате, чтобы люди могли получать к нему доступ из любого места и при необходимости вносить изменения или предложения. Если вы вносите существенные изменения в документ или требования, сообщите о них соответствующим заинтересованным сторонам, чтобы держать их в курсе хода проекта.

Шаблон сбора требований

Документация по сбору требований может быть отдельным документом или быть включена в план вашего проекта. Вы можете использовать следующий шаблон в качестве руководства для документирования требований в процессе сбора требований:

Идентификационный номерНазвание требованияОписаниеКатегорияПримечания[Optional: If you have a long list of requirements, you can use ID numbers to keep them organized. Consider developing ID numbers based on your different Categories.][Use names that make it easy for your stakeholders and team members to identify what the requirements represent.][Summarize the requirement and the outcomes you hope to achieve by implementing it.][Assign categories to similar requirem3ents, such as the type of requirment.][List any relevant information about the requirement, such as necessary tools, roles or questions.]

Пример сбора требований

В этом примере используется приведенный выше шаблон для документирования требований проекта. Вы можете использовать его в качестве вдохновения для разработки требований для сбора документации по вашему следующему проекту:

Идентификационный номерИмя требованияОписаниеКатегорияПримечания1.1МенюРаскрывающееся меню навигации появляется в верхней части веб-страниц для направления пользователей.НавигацияМеню содержит следующие параметры: – Услуги – О нас – Блог – Примеры использования1.2Панель поискаПанель поиска появляется в верхней части веб-страниц, что позволяет пользователей для поиска контента. Навигация2.1ЗаголовокВ заголовке отображается название компании и используются фирменные цвета.Элементы дизайнаЗаголовок появляется на всех веб-страницах и имеет гиперссылку на домашнюю страницу.3.1РегистрацияКлиенты могут подписаться на членство, введя свой контакт и оплату информация на странице “присоединяйтесь к нам”. Пользовательский интерфейс