Как использовать Microsoft Teams (с преимуществами и советами)

25 марта 2022 г.

Поддержание связи между командами, особенно когда участники работают удаленно, может помочь улучшить общение в компании, наладить рабочие отношения и повысить производительность команд. Microsoft Teams — это один из инструментов, который организации могут использовать для поддержания связи между членами своей организации. Обучение успешному использованию этой программы может помочь вам максимизировать ее эффективность, чтобы вы могли эффективно поддерживать членов своего сообщества. В этой статье мы перечислим преимущества использования программы, опишем некоторые из ее наиболее полезных функций, объясним, как использовать Microsoft Teams для различных функций, и предложим советы по использованию Teams.

Преимущества использования Microsoft Teams

Microsoft Teams может быть невероятно полезным ресурсом. Вот некоторые из его преимуществ:

Подключайте удаленные команды

Команды могут быть полезным инструментом для команд, работающих удаленно или использующих гибридные модели работы. Используя программу, вы можете быстро связаться с другими членами команды, поговорить о предстоящих проектах и ​​сроках, а также поделиться файлами или важной информацией. Члены команды могут получать уведомления, откладывать сообщения или синхронизировать свою программу со своим календарем, что позволяет общаться с другими людьми, независимо от их местоположения или статуса доступности.

Проводите импровизированные видеозвонки

С помощью Teams вы можете проводить индивидуальные или групповые звонки с кем-либо в вашей организации. Это может быть полезно, если вам нужно быстро позвонить кому-то, чтобы задать вопрос или запросить информацию. Вы также можете использовать видеоконференцсвязь для работы с членами команды, которые могут путешествовать, работать из дома или работать из другого места.

Отправляйте прямые сообщения

Teams также позволяет отправлять мгновенные сообщения любому сотруднику вашей организации или группе людей. Вы можете легко просматривать историю сообщений и получать уведомления, когда кто-то пишет вам. Обмен мгновенными сообщениями может быть полезной функцией для рабочих групп, поскольку он может ускорить время отклика, чем традиционная электронная почта.

Создавайте уникальные каналы

Вы можете создавать каналы в своей программе Teams, чтобы содействовать конкретному проекту, связывать членов команды или предлагать социальные сети для команд. Создавая каналы для совместных интересов, члены организации могут развивать свои отношения и узнавать друг друга. Каналы также могут быть полезны, если вам нужно часто сообщать обновления или информацию избранной группе людей.

Улучшить доступность информации

Teams хранит прямые сообщения, потоки каналов и сообщения компании. Доступ ко всем сообщениям, файлам и историям разговоров может облегчить членам организации быстрый поиск нужной информации. В Teams также есть функции поиска, то есть люди могут искать точные слова, фразы или людей, чтобы найти определенные сообщения или сообщения.

Интегрируйте свой календарь, чтобы подготовиться к важным встречам или событиям

Еще одним преимуществом использования Teams является то, что вы можете связать программу с календарем Outlook. Это позволит другим узнать, когда вы участвуете в собрании, а также упростит подготовку к определенным встречам или событиям. Например, вы можете выбрать встречу с группой перед важной презентацией или собранием. Привязка календаря к окну Teams может упростить координацию расписаний и запоминание важных событий.

Возможности Microsoft Teams

Вот некоторые из наиболее полезных функций Microsoft Teams:

Чат

Microsoft Teams предлагает функцию обмена мгновенными сообщениями. Используя их функцию чата, вы можете мгновенно отправлять сообщения тем, кто находится в вашей организации. Чат позволяет вам начать беседу с человеком, создать ветку обсуждения с группой или возобновить существующую беседу. Чаты доступны для поиска, и вы можете сохранять сообщения на потом, если это необходимо.

Команды

Команды и каналы — две другие полезные функции Microsoft Teams. Вы можете создавать подгруппы внутри вашей организации. Эти группы могут быть временными или постоянными, социальными или связанными с работой.

Вызов

Программа также имеет возможности звонков и видеоконференций. Выполняя поиск людей в вашей организации и находя значок телефона или видеокамеры, вы можете звонить определенным членам команды. Teams также позволяет совершать групповые звонки. Звонки могут упростить связь с членами команды независимо от их местонахождения.

Как создать команду в Microsoft Teams

Если вы хотите создать команду в Microsoft Teams, чтобы начать использовать программу, вы можете сделать это с помощью настольного приложения. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять:

1. Убедитесь, что вы являетесь администратором

Чтобы создать новую команду в программе, убедитесь, что вы являетесь администратором своей организации. Будучи администратором, вы получаете доступ к центру администрирования, где вы также можете добавлять и удалять членов команды, изменять название своей команды и настраивать параметры конфиденциальности для своих команд. Если вы создаете частную команду, владельцы команд контролируют, кто может войти в канал. К общедоступным или общеорганизационным командам, как правило, может присоединиться любой сотрудник организации.

2. Используйте настольный клиент

Чтобы создать команду, у вас должна быть десктопная версия вашего приложения. Убедитесь, что Teams загружен на ваш компьютер и что у вас установлена ​​самая последняя версия программы. Войдите в систему, чтобы убедиться, что вы можете использовать свои права администратора.

3. Создайте команду

В окне рабочего стола слева выберите «Команды». Внизу этого списка выберите «Присоединиться или создать команду». Выберите «Создать новую команду».

4. Пригласите людей присоединиться к вашей команде

После того, как вы создали свою группу, вы можете пригласить людей присоединиться. Программа позволяет добавлять отдельных лиц, группы или списки контактов. Вы можете просмотреть участников команды, выбрав вкладку «Участники» в окне команды.

5. Выберите владельца команды

Внутри созданной вами команды вы можете назначить владельца или нескольких владельцев. Эти люди могут управлять настройками команды и добавлять или удалять новых участников. Для этого найдите созданную вами команду и выберите «Дополнительные параметры». Далее выберите «Управление командой». Перейдите на вкладку «Участники» и найдите людей, которых вы хотите сделать владельцами команды. В разделе “Роль” выберите “Владелец”.

Как добавить каналы в Microsoft Teams

В вашей большой команде вы можете создавать определенные каналы для групп, проектов или других лиц, с которыми вы хотите легко связаться. Для этого выполните следующие действия:

1. Найдите главную страницу команды

Найдите созданную родительскую группу и выберите «Дополнительные параметры». Далее выберите «Добавить канал». Кроме того, вы можете выбрать «Управление командой» и создать каналы на вкладке «Каналы».

2. Назовите свой канал

Выберите имя для своего канала, которое члены команды смогут узнать. Попробуйте выбрать описательное имя, которое позволит другим понять, чего ожидать от контента канала. Когда вы добавляете больше каналов, это может упростить организацию и эффективное подключение.

3. Отредактируйте свои каналы

Создав свой канал, вы можете выполнять функции, которые сделают его максимально полезным для ваших целей. Например, вы можете добавить канал в избранное для всей группы, чтобы они видели обновления и новые публикации. Вы также можете закрепить определенные вкладки или сообщения, чтобы упростить поиск, и связать сторонние приложения, если они полезны для ваших нужд.

Советы, которые помогут вам научиться использовать Microsoft Teams

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам добиться максимального успеха с помощью Microsoft Teams:

Изучите ярлыки

Вы можете использовать сочетания клавиш для доступа к функциям и быстрого выполнения выбранных функций в программе. Вот краткий список некоторых полезных сочетаний клавиш:

• «Ctrl» + «Shift» + «O»: эта команда выключает вашу камеру.

• «Ctrl» + «Shift» + «M»: эта комбинация отключает звук во время видеовызова.

• «Ctrl» + «6»: одновременное удерживание этих клавиш приведет вас к вашим файлам.

• «Ctrl» + «E»: этот ярлык открывает панель поиска, позволяя вам искать выбранные слова, файлы, разговоры или людей.

Отключить уведомления

Вы можете отключить уведомления, если вам нужно сосредоточиться или если вы не работаете. Для этого найдите изображение своего профиля в правом верхнем углу экрана. Выберите «Уведомления». Отсюда вы можете изменить настройки уведомлений в соответствии со своими предпочтениями.

Сохранить сообщения

Если вы хотите сохранить сообщение, чтобы его было легче найти позже, наведите указатель мыши на сообщение, пока не появится символ многоточия “…”. Нажмите «…», а затем выберите «Сохранить это сообщение». Чтобы просмотреть сохраненные сообщения, используйте поле поиска и введите «/Saved». После нажатия «Ввод» на клавиатуре вы увидите сохраненные сообщения в левой части экрана. Чтобы отменить сохранение сообщения, просто выберите значок закладки в правом верхнем углу сохраненного сообщения.