Как использовать комментарии Excel (с 7 методами эффективного сотрудничества)

8 апреля 2022 г.

Microsoft Excel — это программное обеспечение, которое позволяет пользователям обмениваться информацией и данными с коллегами и другими сотрудниками. Использование функции комментариев в Excel может помочь профессионалам легко и эффективно добавлять контекст или более подробные пояснения к информации на листе. Понимание сценариев, в которых вы можете использовать функцию комментариев, и изучение стратегий создания, редактирования, удаления и обмена комментариями Excel могут помочь вам эффективно использовать программу и расширить сотрудничество. В этой статье мы определяем комментарии Excel, приводим ситуации, в которых вы можете их использовать, и описываем, как использовать функцию комментариев.

Что такое комментарии Excel?

Комментарии Excel — это дополнительные примечания или комментарии, которые вы можете добавить к информации в электронной таблице Excel. Вместо редактирования, которое может повлиять на форматирование или поток информации, добавление комментария может предложить дополнительный контекст без изменения содержимого листа. Это может позволить пользователю предоставить более подробное объяснение рекомендуемых изменений, предложить советы другим пользователям или продемонстрировать, как и почему они пришли к определенному выводу. Поскольку пользователь может легко делиться, редактировать или удалять комментарии, не затрагивая документ, этот инструмент может быть эффективным способом улучшения проекта.

Когда важно вставлять комментарии Excel?

Вот несколько примеров ситуаций, когда комментарии Excel могут помочь в обсуждении, обмене информацией и совместной работе:

• Менеджер добавляет комментарии для обновления документа расписания обучения для новых сотрудников

• Член команды просит супервайзера проверить свои расчеты на точке данных

• Редактор-копирайтер просит создателя контента разъяснить значение конкретного предложения.

• Партнер просит свою команду утвердить область листа перед отправкой

• Учитель дает более подробное объяснение формулы, представленной на листе для ученика

• Планировщик событий помечает нескольких клиентов в списке потенциальных дат для обсуждения вариантов перед началом процесса планирования.

Как использовать комментарии в Excel

Вот семь способов использования функции комментариев в Excel:

1. Вставьте комментарий Excel

Чтобы вставить комментарий в электронную таблицу Excel, вы можете начать, щелкнув правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите вставить комментарий. Когда на экране появится список параметров, вы можете выбрать «Новый комментарий» или «Вставить комментарий» в зависимости от используемой версии Excel. Выбрав один из этих вариантов, вы можете начать вводить свой комментарий.

По мере ввода текст должен автоматически переноситься, поэтому, если вы хотите начать новую строку внутри комментария, вы можете нажать «Ввод». Когда вы закончите, вы можете нажать «Опубликовать», который выглядит как стрелка. Вы также можете щелкнуть за пределами поля комментария, чтобы опубликовать комментарий.

2. Изменить или удалить комментарий

Если вы хотите изменить содержание комментария, не удаляя и не переписывая его, вы можете легко отредактировать его в Excel. Для этого вы можете навести курсор на ячейку с комментарием, а затем навести курсор на комментарий, который хотите отредактировать. Когда появится опция «Редактировать», вы можете щелкнуть ее и внести изменения. Когда вы будете удовлетворены редактированием, вы можете нажать «Сохранить». Если вы хотите отменить редактирование, вы можете нажать «Отмена».

Если вы хотите удалить комментарий, щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую комментарий. Когда появится экран, вы можете выбрать «Удалить комментарий». Это удалит все содержимое комментария и любое связанное с ним форматирование.

3. Показать все комментарии

Если вы хотите просмотреть все комментарии в электронной таблице, вы можете нажать «Просмотреть» на ленте дисплея в верхней части экрана. Затем нажмите «Показать все комментарии». Это должно вызвать боковую панель, отображающую все комментарии. Другой способ отобразить комментарии — нажать «Комментарии» в правом верхнем углу экрана. Это должно автоматически вызвать боковую панель. Чтобы скрыть боковую панель комментариев, вы можете снова нажать «Показать все комментарии» или нажать «x» в правом верхнем углу боковой панели, если она доступна.

4. Распечатайте лист с комментариями

Если вы хотите распечатать лист Excel с комментариями, вы можете отформатировать лист так, чтобы комментарии печатались в том виде, в котором они отображаются, или распечатать все комментарии в конце. Для печати с комментариями в том виде, в котором они отображаются, нажмите кнопку «Макет страницы» на ленте в верхней части экрана. На ленте выберите «Параметры страницы», а затем выберите «Лист» в верхней части окна.

Рядом с разделом «Комментарии» в меню «Лист» щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите «Как показано на листе». Если вы хотите вместо этого отображать комментарии в конце электронной таблицы, вы можете выбрать «В конце листа». Сделав это, вы можете нажать «ОК» в нижней части окна. Теперь, чтобы распечатать, вы можете либо нажать «Файл» в верхней части экрана и выбрать «Печать», либо выбрать значок принтера на ленте в верхней части листа.

5. Вставьте ветку комментариев

Вы можете использовать функцию комментариев Excel для совместной работы с товарищами по команде. Чтобы начать тему, первое, что вы можете сделать, это опубликовать комментарий в соответствующей ячейке. Если вы хотите начать обсуждение с определенным коллегой, вы можете упомянуть его в комментарии, набрав символ «@» и его адрес электронной почты. Это отправляет уведомление по электронной почте, прикрепленное к комментарию.

Когда другие одноранговые узлы увидят комментарий, они смогут присоединиться к обсуждению, щелкнув правой кнопкой мыши ячейку и выбрав «Ответить на комментарий». Если вы хотите ответить на свой собственный комментарий, вы можете навести курсор на ячейку, щелкнуть поле «Ответить», ввести свой комментарий и нажать стрелку «Опубликовать». Подобно редактированию комментария без цепочки, вы можете изменить комментарий в цепочке, наведя курсор на комментарий и выбрав «Редактировать». Вы также можете выбрать опцию «Удалить», чтобы удалить отдельный цепочечный комментарий.

6. Закройте или удалите ветку комментариев

Если вы хотите закрыть ветку комментариев, чтобы другие больше не могли отвечать, вы можете пометить ее как решенную. Для этого наведите курсор на ячейку, содержащую цепочку комментариев, и выберите значок «…» в правом верхнем углу комментария. Нажав на этот значок, вы можете выбрать «Разрешить цепочку». Это позволяет цепочке оставаться доступной для просмотра, но никто не может ничего добавить, если вы не откроете ее повторно. Если вы хотите полностью удалить цепочку, вы можете выбрать «Удалить цепочку», а не «Разрешить цепочку». Это исключает возможность оставлять все комментарии и ответы.

7. Скопируйте ветку комментариев в другую ячейку

Вы также можете легко скопировать и вставить цепочку комментариев в другую ячейку электронной таблицы. Для этого вы можете выбрать ячейку, содержащую цепочку комментариев, и скопировать ее. На компьютере Mac вы можете добиться этого, нажав «Command» и «C». На ПК это можно сделать, нажав «Control» и «C». Вы также можете сделать это на любой модели компьютера, щелкнув правой кнопкой мыши выбранную ячейку и выбрав «Копировать» в меню.

Чтобы вставить цепочку, вы можете щелкнуть вкладку «Главная» на ленте в верхней части экрана. Оказавшись там, вы можете щелкнуть стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой «Вставить». Затем вы можете нажать кнопку «Специальная вставка» в нижней части окна. Когда откроется это диалоговое окно, вы можете выбрать «Комментарии», а затем «ОК». Это подготовит вас к вставке цепочки в новую ячейку. Затем вы можете выбрать новую ячейку и нажать «Command» и «V» на Mac или «Control» и «V» на ПК. Вы также можете щелкнуть ячейку правой кнопкой мыши и выбрать «Вставить».

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.