Как использовать функцию перевода в Microsoft Excel

8 апреля 2022 г.

Microsoft Excel — это мощный инструмент для организации данных и обмена информацией с коллегами. Excel может быть отличным инструментом для профессионалов, которые работают удаленно или имеют членов команды или клиентов, которые живут в разных странах. Если вы хотите поделиться своим документом с коллегой, который не говорит на том же языке, что и вы, функция перевода Excel может помочь вам эффективно общаться. В этой статье мы обсуждаем, как переводить в Excel, объясняем, когда вы можете использовать функцию перевода, и даем советы по разработке эффективных и доступных электронных таблиц Excel.

Когда использовать функцию перевода Excel

Вы можете использовать функцию перевода Excel, если вы проводите много времени с документами, написанными не на вашем родном языке. Если вы часто отправляете электронные таблицы своим коллегам и деловым партнерам, узнайте о некоторых стратегиях повышения удобочитаемости и эффективности ваших документов. Функция перевода — отличный инструмент для использования при создании электронной таблицы, которой могут пользоваться многие люди.

Вот несколько примеров ситуаций, в которых вы можете захотеть использовать функцию перевода Excel:

Работа в мультикультурном офисе

Если вы работаете в офисе с людьми из разных культур, функция перевода может быть хорошим способом гарантировать, что все будут в курсе самой новой информации. Если в вашем офисе есть люди, говорящие на разных языках, вы можете убедиться, что ваша таблица удобочитаема для всех, кому вы собираетесь разрешить ее использовать. Обеспечение того, чтобы каждый в вашем офисе мог использовать предоставленные вами данные, может повысить эффективность вашей команды, а также сделать вашу работу более инклюзивной.

Работа с удаленными командами

Если в вашей компании работают удаленные сотрудники, полезно использовать функцию перевода, чтобы каждый мог понять информацию, которой вы делитесь. Если у вас есть команды, которые работают в разных странах, может быть хорошей идеей воспроизвести информацию в вашей электронной таблице несколько раз на разных языках, чтобы все ваши удаленные команды могли ее понять. Даже если все, с кем вы работаете, говорят по-английски, полезно переводить сложную информацию на их родной язык, чтобы избежать путаницы.

Работа с иностранной компанией

Если ваш бизнес работает с иностранной компанией, вы можете перевести свои документы на язык, используемый в их стране, прежде чем отправлять информацию. Перевод ваших электронных таблиц может быть хорошим способом убедиться, что специалисты компании, с которой вы работаете, могут прочитать информацию, которую вы им отправляете. При работе с иностранными компаниями может быть хорошей идеей отправить таблицу в нескольких экземплярах, чтобы любой, кто не знаком с английским языком, мог сразу ее прочитать и понять.

Использование документа не на вашем родном языке

Перевод документов, которые вы создаете, чтобы другие люди могли их понять, может быть важен, но вам также может быть полезно использовать функцию перевода Excel для документов, которые вы получаете от своих коллег. Если вы получили документ, написанный не на вашем основном языке, вы можете воспользоваться функцией перевода. Это может быть хорошим способом убедиться, что вы правильно интерпретируете информацию, чтобы не допустить ошибок, основанных на ошибке при чтении документа.

Получение документа от иностранного клиента

Если вы проводите много времени, работая с клиентами из-за рубежа, вам может быть полезно использовать функцию перевода для любых документов, которые они вам отправляют. Если вы хотите, чтобы вашим клиентам было проще отправлять вам важную информацию, может быть хорошей идеей разрешить им сделать документ на своем родном языке, а вам предоставить возможность выполнить перевод, как только вы его получите. Это может быть хорошим способом упорядочить поток информации.

Как перевести в экселе

Если у вас есть документ Excel, который нужно перевести, вы можете легко сделать это с помощью встроенных инструментов. Вот шаги для перевода документа в Excel:

1. Перейдите на вкладку «Обзор».

2. Нажмите на кнопку с надписью «Перевести». Откроется меню, в котором вы можете выбрать язык, на который хотите перевести данные или другой текст.

3. Выберите язык, на который вы хотите перевести документ.

4. После выбора языка вы можете просмотреть предварительный просмотр того, как выглядит перевод.

5. Если вас устраивает внешний вид перевода, нажмите «Вставить», и Excel заменит слова в вашем документе.

Советы по обеспечению доступности электронных таблиц Excel

Если вы используете функцию перевода, потому что хотите создавать электронные таблицы, которые удобочитаемы и доступны для всех в вашей компании, возможно, будет полезно прочитать некоторые советы по разработке эффективных документов Excel. Обеспечение того, чтобы ваш документ был удобочитаемым и чтобы информация была понятна для всех, кто его использует, является хорошей практикой, чтобы выглядеть профессионально при обмене информацией. Вот несколько советов по созданию электронных таблиц Excel со специальными возможностями:

Используйте цвета

Если вы хотите создать электронную таблицу, в которой информация будет понятна вашим коллегам, то использование цвета может быть полезным. Цветовое кодирование различных наборов данных в вашем документе может быть хорошим способом максимизировать удобочитаемость вашего документа, а также сделать его приятным для просмотра. Если вы решите использовать цвет в своей электронной таблице, вы можете создать ключ, который информирует читателей о том, что представляет каждый цвет.

Разместите вашу информацию

При создании электронной таблицы полезно распределять информацию, чтобы документ не выглядел загроможденным. Разнесение различных наборов данных — это хороший способ убедиться, что ваши коллеги могут легко увидеть важную информацию. Вы также можете разделить свои таблицы данных, чтобы аналогичная информация была организована вместе.

Используйте столбцы и строки разного размера

Изменение размера столбцов и строк — еще один способ сделать вашу информацию более читаемой для ваших коллег. Если есть важный набор данных, который вы не хотите, чтобы читатель пропустил, увеличение ячейки — хороший способ улучшить видимость. Вы также можете поэкспериментировать с ячейками разных размеров, чтобы в электронной таблице было легко ориентироваться всем, кто ее использует.

Экспериментируйте с разными шрифтами

Изменение шрифта по умолчанию — еще один способ сделать электронную таблицу более привлекательной. Если вы хотите создать документ, который люди могут держать на своем столе и часто ссылаться на него, то использование различных шрифтов — хороший способ начать работу. В зависимости от типа информации в вашем документе, может быть хорошей идеей поэкспериментировать с несколькими разными шрифтами, прежде чем выбрать какой-то один. Если вы переводите информацию на другой язык, вы можете убедиться, что шрифт читаем.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.