Как использовать элементы действий собрания за 5 шагов (плюс советы по управлению)

Проведение собрания или участие в нем дает вам возможность обсудить новые идеи, сотрудничать с коллегами и оценить свой прогресс в достижении ваших целей. Понимание важности действий на встречах и способов их разработки может повысить продуктивность таких встреч. Заблаговременная подготовка действий к собранию также может помочь прояснить, чего лидеры групп ожидают от своих членов. В этой статье мы расскажем, что такое элементы действий на собрании, как они могут улучшить вашу работу и как использовать элементы действий на собрании за пять шагов, а также изучим советы по управлению элементами действий после собрания.

Что такое действия для встречи?

Элемент действия собрания — это задача, назначенная членам команды. Менеджеры или руководители групп часто решают эти задачи во время совещаний, которые могут относиться к текущим проектам. Организация совещаний может потребовать значительного планирования логистики и распределения ресурсов, поэтому важно убедиться, что члены команды, которым назначены какие-либо действия, полностью понимают свои обязанности до окончания собрания.

Почему важны действия по совещанию?

Вот три способа, с помощью которых элементы действий могут сделать встречи более эффективными:

Преимущества оптимизации совещаний

Совещание для делегирования задач и предоставления возможности обсудить их членам команды может помочь убедиться, что все полностью понимают свои обязанности. Используйте это время, чтобы увидеть, как совпадают ожидания, и просмотреть детали проекта или задачи. Если у членов команды есть какие-либо опасения по поводу проекта, сроков или других аспектов, собрание является оптимальным временем для решения потенциальных проблем, поскольку оно позволяет всем извлечь выгоду из любых представленных решений.

Отслеживайте прогресс

Часто легче достичь своих целей, если вы можете заблаговременно определить любые потенциальные препятствия. План действий на собрании может помочь вам определить потенциальные проблемы и спланировать, как реализовать решения. Чтобы отслеживать прогресс, рассмотрите возможность отправки членам команды электронных писем с напоминаниями о назначенных им действиях в установленное время после собрания.

Обеспечение подотчетности

Действия на собрании могут помочь улучшить подотчетность членов команды. Они могут продемонстрировать текущую производительность каждого члена команды и могут дать вам представление о том, каким участникам может потребоваться дополнительная помощь или внимание. Например, вы можете начинать каждую встречу с просмотра списка действий, которые вы договорились выполнить на предыдущей встрече.

Как использовать элементы действий на собрании за 5 шагов

Рассмотрите следующие пять шагов, чтобы использовать элементы действий на собраниях:

1. Запишите действия

Каждый раз, когда вы соглашаетесь с пунктом действия, отмечайте его, включая ответственных членов команды и любые подзадачи или результаты. Включение краткого описания пункта действия может облегчить обсуждение будущих шагов, которые необходимо выполнить. Если позже кому-то из участников потребуются дополнительные разъяснения по какому-либо вопросу, просмотрите свои заметки о собрании.

2. Обсудите цель

После того, как вы записали действие, обсудите, почему это действие необходимо. На этом этапе предоставляется возможность объяснить, как элемент действия интегрируется с общим проектом или целью. Например, если вы разрабатываете веб-сайт для своей компании и улучшение SEO веб-сайта было выбранной вами задачей, расскажите, почему это может быть важной частью разработки веб-сайта.

3. Назначьте действия

Одна из стратегий, которую следует рассмотреть при принятии решения о том, как назначать действия, может состоять в том, чтобы назначать задачи в соответствии с сильными и слабыми сторонами людей в вашей команде. Это также может помочь проанализировать сложность каждой задачи по отношению к любым обязанностям, которые уже есть у членов команды. Рассмотрите возможность назначения действий до конца встречи, чтобы помочь прояснить обязанности каждого для всех присутствующих членов команды. Назначение всех действий во время встречи может сэкономить время, затрачиваемое на распределение обязанностей по электронной почте или на встречах один на один после нее.

4. Согласуйте сроки

Решая, какой может быть подходящая дата выполнения, важно учитывать время, необходимое для выполнения задачи. Рассмотрите возможность попросить всех членов команды, вовлеченных в действие, внести свой вклад в установление срока выполнения. Кроме того, убедитесь, что предлагаемые сроки выполнения соответствуют срокам, отведенным для завершения всего проекта, чтобы ваша команда не сбивалась с графика.

5. Укажите следующие шаги

Прежде чем завершить встречу, уточните у членов команды, какие следующие шаги будут после того, как они выполнят поставленные перед ними задачи. Например, вы можете попросить их подтвердить выполнение с руководителем группы или с менеджером проекта, или вы можете попросить их представить отчет. Если перед выполнением некоторых задач запланировано еще одно совещание, вы можете попросить членов команды предоставить отчет о ходе выполнения на следующем совещании.

Советы по управлению действиями после встречи

Вот несколько советов по управлению действиями после встречи:

Визуализируйте задачи в одном месте

Инструмент управления проектами может позволить вам видеть все элементы действий, отображаемые на экране, чтобы вы могли отслеживать ход выполнения всех назначенных задач. Кроме того, вы можете создать наглядную диаграмму для отображения текущих задач и графиков и расположить ее там, где вы ее часто видите. Независимо от того, решите ли вы использовать инструмент управления проектами или наглядную диаграмму, обновляйте их по мере изменения состояния элементов действий.

Организуйте действия

Организуйте все задачи в инструменте управления проектами или на визуальной диаграмме в ясном и легко читаемом виде. Например, если задачи должны быть выполнены в разные даты, вы можете упорядочить их в соответствии со сроками выполнения. Вы также можете помечать цветом задачи команды или назначенного им лица или клиента, если это применимо.

Сообщайте о любых изменениях

При работе над любым проектом очень важно быть готовым адаптироваться к изменениям. Например, если один член команды запрашивает изменение своего графика, важно подумать, может ли другой член команды взять на себя часть его работы или может потребоваться корректировка сроков выполнения. Обязательно сообщайте о любых изменениях вашей команде как можно раньше.

Создание вех

Некоторые задачи могут быть выполнены быстро, в то время как другие лучше выполнять поэтапно. Создание вех может помочь в мотивации членов вашей команды, обеспечивая чувство выполненного долга, когда они выполняют задачу. Разделение большого проекта на более мелкие этапы с контрольными точками может сделать проект более доступным. Отслеживание этапов, которых члены команды достигают с течением времени, может способствовать еще большему чувству выполненного долга и поощрять удовлетворение от работы.