Как использовать диаграмму PERT для планирования проекта (с примерами)
19 февраля 2021 г.
Диаграммы метода оценки программы (PERT) помогают представить структуру, оценки времени и ресурсов проекта, необходимые для крупных проектов. Диаграммы PERT являются важным инструментом для менеджеров проектов, которые хотят использовать методы, чтобы не отставать от графика и выполнять задачи для достижения своих целей. Они дают представление о важных показателях, таких как предполагаемое время, необходимое для выполнения действия, время, необходимое для завершения проекта, и сколько времени остается для неудач.
В этой статье подробно рассказывается, что такое диаграмма PERT и как ее создать.
Что такое диаграмма PERT?
Диаграмма PERT, также известная как диаграмма PERT, представляет собой инструмент, который помогает планировщикам проектов отслеживать сроки и бюджеты проектов, анализировать проектную деятельность и следить за ходом выполнения проектов в соответствии с установленными сроками. Он очень нагляден и использует объекты, соединенные простыми линиями, чтобы помочь в рабочем процессе управления проектами.
Диаграмма PERT может дать вам представление о возможных колебаниях временной шкалы, а также о возможных препятствиях и плане их преодоления. Он разработан, чтобы придать определенную гибкость временной шкале проекта, рассматривая наилучшие и наихудшие сценарии каждого шага. Это помогает планировщикам проектов разрабатывать стратегию и координировать крупномасштабные проекты.
Как создать диаграмму PERT
Создать диаграмму PERT можно, выполнив следующие действия:
Определите общие цели проекта, краткосрочные и долгосрочные цели.
Определите последовательность шагов, необходимых для достижения целей проекта.
Создайте сетевую диаграмму, соединяющую каждый шаг к завершению проекта.
Оцените временную шкалу каждого шага и заполните диаграмму.
1. Определите общие цели проекта, краткосрочные и долгосрочные цели.
Начните с определения того, чего вы хотите добиться от проекта, при необходимости различая краткосрочные и долгосрочные цели. Затем создайте список всех задач, необходимых для завершения проекта. Это даст вам четкое представление о проекте в целом и разбивке всех шагов, которые вы предпримете для достижения конечной цели. Вы можете расширить каждый шаг соответствующими деталями, такими как прогнозируемая последовательность и график каждой задачи.
2. Определите ряд шагов, необходимых для достижения целей проекта.
Потратив время на определение порядка, в котором должны выполняться задачи проекта, может потребоваться более внимательное изучение деталей каждой задачи. Некоторые задачи будет легче разместить в общей последовательности, чем другие, но имейте в виду, что план может меняться по мере развития проекта.
3. Создайте сетевую диаграмму, связывающую каждый шаг к завершению проекта.
Сетевая диаграмма представляет собой схему потоков и иерархий. Он содержит помеченные объекты, такие как прямоугольники, круги или овалы, соединенные тонкими линиями. Линии демонстрируют отношения между двумя объектами, порядок их выполнения и возможность одновременной работы над двумя вещами. Как и во многих блок-схемах, линии обозначают отношения между двумя или более действиями. В этом случае все виды деятельности служат достижению цели управления проектом.
Практический способ создать эту часть диаграммы — начать с написания цели проекта в верхней части страницы и перечисления всех шагов, которые необходимо выполнить для достижения цели. Затем прикрепите тех, кто должен их выполнить, и реорганизуйте их в группы, определяющие, какие задачи нужно выполнить первыми, вторыми, третьими и так далее. Существует ряд шаблонов и примеров, которые можно использовать, чтобы помочь вам упорядочить диаграмму PERT, выполнив поиск в Интернете и заполнив элементы списка.
4. Оцените временную шкалу каждого шага и заполните диаграмму.
PERT делает поправку на определенное количество предположений о времени выполнения операции. Оценки времени, которые эта модель обычно использует:
Оптимистическое время: кратчайшее время, за которое можно выполнить шаг.
Наиболее вероятное время: это время завершения, вероятно, является наиболее точным
Пессимистическое время: максимальное количество времени, которое может быть отведено для каждого шага.
После того, как вы определили оценки времени, используйте следующее средневзвешенное значение для расчета ожидаемого времени для каждого шага:
Ожидаемое время = (оптимистично + 4 x наиболее вероятно + пессимистично) / 6
Эта формула придает больший вес наиболее вероятному количеству времени, которое потребуется для завершения проекта. Выполните этот расчет для каждой задачи и вставьте его в соответствующую часть продолжительности вашей сетевой диаграммы для каждого шага процесса.
Например, рассмотрим проект, в котором ваша команда разрабатывает новую систему отслеживания запасов для вашей компании. Если все пойдет как надо, на выполнение проекта уйдет 60 часов. В самом пессимистичном сценарии проект займет 120 часов. Учитывая, что будут возникать как проблемы, так и благоприятные возможности, вы можете считать, что ваше наиболее вероятное время завершения составляет 90 часов. Используя эти цифры, ваша формула будет выглядеть так:
Ожидаемое время = (60 + (4×90) + 120) / 6
После завершения этой формулы ожидаемое время завершения проекта составит 90 часов.
Как использовать диаграмму PERT
Диаграммы PERT предоставляют полезную информацию, которая помогает менеджерам проектов организовывать и делегировать работу, устанавливать сроки и этапы и обеспечивать выполнение проекта в соответствии с графиком с помощью быстрого и простого визуального представления и нескольких важных расчетов. Вот несколько способов использования диаграммы PERT:
Определение критического пути и вех проекта
Заполненная диаграмма PERT помогает определить критический путь — важный показатель, который менеджеры проектов могут использовать для установления сроков выполнения проекта. Это одна из основных функций диаграммы PERT. Это последний шаг, который требует от вас понимания вашей недавно разработанной модели PERT.
Критический путь — это мера времени, которая оценивает целевое число «время до завершения» всего вашего проекта, как оно записано в вашей диаграмме PERT. Имея информацию, которую вы уже собрали на заполненной диаграмме — шаги, которые необходимо предпринять для завершения проекта, и расчет ожидаемого времени — вы сможете определить критический путь, сложив вместе ожидаемое время. Сумма расчетов ожидаемого времени на каждом шаге является критическим путем для всего проекта.
Используя метод критического пути, или CPM, вы можете дополнительно проанализировать свою диаграмму, разработав вехи проекта на основе собранной информации.
Например, предположим, что ваш критический путь занимает один год от начала проекта до его завершения. Вы можете устанавливать вехи каждые три месяца, чтобы получать результаты и отчитываться о прогрессе перед заинтересованными сторонами. Группируя задачи по ожидаемому выполнению на основе перечисленных значений ожидаемого времени, вы можете установить вехи, которые могут быть выполнены через три месяца, шесть месяцев, девять месяцев и завершение проекта.
Экстраполируйте требования к резервному времени, которые помогут вам не сбиться с пути
Свободное время — это термин, определяющий количество времени, в течение которого действие может начаться после прогнозируемой даты начала, чтобы обеспечить выполнение проекта в соответствии с графиком. По сути, если проект выполняется с отставанием от графика, свободное время дает вам небольшую свободу действий, чтобы начать основные действия в последовательности проекта позже, чем ожидалось, при этом уложившись в общий срок реализации проекта.
Нерабочее время можно рассчитать следующим образом:
Пессимистическое время – оптимистическое время = свободное время
Например, представьте, что одна из основных обязанностей, которую вы должны выполнить в проекте, — отправить электронное письмо. Вы ожидаете, что на проектирование, организацию контента, заполнение списка адресов электронной почты и отправку push-уведомлений уйдет три недели (в оптимистичном плане) и шесть недель (в пессимистичном прогнозе). Вы бы вычислили 6-3=3. Это означает, что ваше свободное время — это период в три недели после того, как вы вычтете шесть из трех.