Как использовать блокировку формул Excel за 6 шагов (с определением)

8 апреля 2022 г.

Microsoft Excel — это приложение, которое позволяет пользователям легко отслеживать, хранить и управлять данными. В Excel вы можете использовать формулы для быстрого выполнения сложных задач. Если вы хотите поделиться своей электронной таблицей и остаться единственным человеком, который может редактировать ваши формулы, вы можете ограничить доступ к редактированию с помощью функции блокировки формул Excel. В этой статье мы объясним, что это за функция, почему вы можете ее использовать и как заблокировать формулы в Excel.

Что такое функция блокировки формул Excel?

Блокировка формул Excel — это функция, которая позволяет пользователям защищать формулы от нежелательных изменений. Хотя Excel обычно упрощает редактирование формулы как в строке формул, так и в самой ячейке, вы можете временно отключить возможность редактирования формулы в ячейке, заблокировав ячейку. Для этого необходимо изменить настройки блокировки рабочего листа Excel и объединить их с функцией защиты, чтобы заблокировать все ячейки на рабочем листе, содержащие формулу. Это отличается от блокировки рабочей книги, которая не позволяет пользователям вносить структурные изменения в рабочую книгу, например добавлять, удалять или перемещать рабочие листы.

Если пользователь попытается изменить формулу после того, как вы ее заблокируете, он может увидеть всплывающее окно с текстом: «Ячейка или диаграмма, которую вы пытаетесь изменить, находится на защищенном листе. Чтобы внести изменения, нажмите «Незащищенный лист» в Вкладка «Обзор». Если вы являетесь владельцем рабочего листа, вы можете разблокировать формулы в любое время. Если вы не являетесь владельцем, Excel может потребовать пароль для изменения заблокированных формул.

Зачем использовать блокировку формул Excel?

Наиболее распространенная причина блокировки формулы Excel — убедиться, что формулы остаются неизменными, когда вы делитесь электронной таблицей с кем-то еще. Это может быть особенно полезно, когда вы хотите поделиться документом с большой группой. Чем больше людей имеют доступ к документу, тем выше вероятность того, что кто-то может случайно изменить формулу. Использование функции блокировки формул может гарантировать, что исходная формула останется в безопасности.

Вы также можете использовать блокировку формулы, чтобы ограничить собственный доступ. Это может помочь защитить ваши формулы от случайных изменений, которые вы можете внести при работе со сложной электронной таблицей, и предотвратить ошибки в окончательных значениях, вычисляемых формулами. В конечном счете, это может помочь отдельным лицам или компаниям сэкономить время и деньги.

Как заблокировать формулы в Excel

Блокировка формул в Excel включает в себя разблокировку всех ячеек, применение блокировки только к определенным ячейкам, содержащим формулы, и применение защиты. Вот как заблокировать формулы в Excel за шесть шагов:

1. Выделите все ячейки

Сначала щелкните рабочий лист и выберите все ячейки с помощью сочетания клавиш Ctrl A. Это важный шаг, поскольку при первом открытии рабочего листа Excel все содержащиеся в нем ячейки по умолчанию заблокированы. Это означает, что применение защиты блокирует весь рабочий лист, ограничивая все возможности редактирования пользователем. Если вы хотите заблокировать только определенные ячейки, содержащие формулы, первым делом разблокируйте все ячейки. Это позволит вам изменить настройки блокировки так, чтобы они влияли только на те ячейки, которые вы хотите заблокировать, позволяя пользователям оставлять комментарии или редактировать другие ячейки по своему усмотрению.

2. Откройте окно «Формат ячеек».

Затем щелкните вкладку «Главная» в верхней части экрана и найдите группу команд «Выравнивание», расположенную третьей слева в списках вкладок «Главная». В правом нижнем углу группы «Выравнивание» под кнопкой «Объединить и центрировать» вы можете увидеть маленькое поле со стрелкой, указывающей вниз и влево. Нажмите на этот символ, чтобы открыть всплывающее окно «Формат ячеек». Кроме того, вы можете открыть окно, выбрав ячейку, которую вы хотите заблокировать, и используя сочетание клавиш Ctrl 1.

3. Разблокируйте ячейки

Во всплывающем окне «Формат ячеек» щелкните вкладку «Защита». Это показывает два параметра рядом с флажками: «Заблокировано» и «Скрыто». Рядом с полем «Заблокировано» появится синее поле с белой галочкой. Нажмите на поле, чтобы снять флажок «Заблокировано». Затем нажмите «ОК» в нижней части окна. Это разблокирует все ячейки, которые вы выбрали.

4. Выберите ячейки с формулами, которые вы хотите заблокировать.

После разблокировки всех ячеек в электронной таблице вы можете выбрать ячейки, которые хотите заблокировать. Для этого щелкните ячейку, содержащую формулу, которую вы хотите заблокировать. Если вы хотите выделить несколько ячеек, содержащих формулы, удерживайте нажатой клавишу «Control» и щелкните каждую ячейку. Когда вы выбираете ячейку, вокруг края поля появляется зеленая кайма, поэтому вы можете убедиться, что выбрали правильные ячейки, посмотрев на зеленую кайму.

Вы также можете выбрать сразу все ячейки на листе, содержащие формулу. Для этого используйте сочетание клавиш Ctrl A, чтобы еще раз выделить все ячейки на листе, затем щелкните вкладку «Главная» в верхней части экрана. Найдите группу «Редактирование», расположенную справа от панели инструментов «Главная», и нажмите кнопку «Найти и выбрать». Нажмите «Перейти к специальному» в раскрывающемся меню, чтобы открыть всплывающее окно «Перейти к специальному». Выберите «Формулы», затем нажмите «ОК». Это выделяет все ячейки, содержащие формулы.

5. Заблокируйте ячейку

Теперь, когда вы выбрали ячейки, содержащие формулы, которые вы хотите заблокировать, повторно откройте «окно форматирования ячеек», щелкнув вкладку «Главная» и развернув группу «Выравнивание» или используя сочетание клавиш Ctrl 1. Снова перейдите на вкладку «Защита». На этот раз установите флажок рядом с «Заблокировано», чтобы появилось синее поле с белой галочкой. Нажмите «ОК» в нижней части окна, чтобы применить блокировку к ячейкам с выбранными формулами. Обратите внимание, что это ничего не меняет, пока вы не защитите рабочий лист.

6. Защитите рабочий лист

Нажмите на вкладку «Обзор» в верхней части экрана. Найдите группу «Защитить», расположенную второй справа на панели инструментов «Рецензирование». Выберите «Защитить лист». Откроется всплывающее окно «Защитить лист». При желании вы можете добавить пароль, который пользователи смогут предоставлять для редактирования листа в будущем. Под полем пароля находится флажок рядом с сообщением «Защитить рабочий лист и содержимое заблокированных ячеек». Если это еще не сделано, установите этот флажок, щелкнув его, чтобы защитить все ячейки, содержащие заблокированные формулы, от изменений.

Вы можете дополнительно настроить доступ пользователей, отметив или сняв отметку с действий в списке. Например, хотя пользователи не могут редактировать заблокированную вами формулу, по умолчанию им разрешено выбирать заблокированные ячейки. Если вы хотите еще больше ограничить доступ, вы можете нажать на поле рядом с «выбрать заблокированные ячейки». Вы также можете создать новые возможности доступа, которые позволят пользователям выполнять такие действия, как форматирование ячеек, вставка гиперссылок или удаление столбцов. Когда вы закончите настройку ограничений, нажмите «ОК», чтобы применить защиту.