Как эффективно закрыть проект за 4 шага

18 ноября 2021 г.

Проекты иногда требуют прекращения до даты их завершения по целому ряду причин. Важно управлять ресурсами проекта, сроками и участниками в процессе завершения, чтобы обеспечить плавный и эффективный переход к завершению проекта. Понимание того, как завершить проект, может помочь вам правильно реализовать завершение проекта. В этой статье мы даем определение завершения проекта, исследуем два основных типа, изучаем, как завершить проект за четыре шага, и обсуждаем причины для этого.

Что такое завершение проекта?

Завершение проекта — это завершение проекта, независимо от того, завершен ли он. Это может означать, что все ресурсы для проекта становятся недоступными, и персонал может перейти на другие проекты или расторгнуть свои контракты. Своевременное завершение проекта потенциально может сэкономить время и деньги компании или команды. Проекты прекращаются по разным причинам, но в конечном итоге решение о прекращении проекта принимает менеджер или руководитель проекта.

Виды прекращения проекта

Изучение различных типов прекращения проекта может помочь вам лучше понять, почему это происходит. Вот два основных типа закрытия проекта:

1. Естественное завершение проекта

Естественное завершение проекта происходит, когда проект достигает своих конечных целей и закрывается естественным образом. Например, команда разработчиков может прекратить свой проект разработки программного обеспечения, когда они предоставят заказчику окончательный проект программного обеспечения. Успешное завершение проекта позволяет команде закрыть все потребности проекта и перейти к другому проекту или взять период отдыха перед началом следующей задачи. Это также позволяет команде сохранять файлы проекта, предоставлять отчеты и измерять скорость и эффективность выполнения проекта.

2. Неестественное завершение проекта

Неестественное завершение проекта происходит, когда проект достигает преждевременного завершения по многим причинам. Финансовые причины, такие как прекращение финансирования, внезапная смена инвесторов или сокращение компании, часто приводят к неестественному завершению проекта. Например, проект по разработке программного обеспечения может завершиться преждевременно, потому что инициатор проекта решает нанять другую фирму-разработчика с большими ресурсами для завершения проекта.

Как закрыть проект

Завершение проекта может потребовать нескольких шагов, чтобы убедиться, что вы уведомили нужных людей или отделы, учли все ресурсы проекта и должным образом завершили проект в соответствии с процедурами компании. Вот как можно эффективно закрыть проект за четыре шага:

1. Оповестить всех о закрытии проекта

Сообщите руководителям проекта, персоналу и клиентам о прекращении проекта и честно объясните причину прекращения проекта. Хорошая коммуникация важна при завершении проекта, чтобы все понимали, почему проект заканчивается и что они могут делать дальше. Если вы разговариваете с клиентами, важно проявить терпение и объяснить, почему вы не можете предоставить конечный продукт. Может быть полезно предложить другую компанию или услуги, которые вы можете предложить, чтобы помочь им перейти. Вы также можете рассмотреть возможность проведения встречи, чтобы поговорить лично для более личного подхода.

2. Приостановить весь прогресс в проекте

Как только вы уведомите всех о прекращении проекта, вы можете приостановить весь его прогресс. Это может означать закрытие программ или удаление доступа к определенным инструментам, чтобы предотвратить дальнейшее продвижение проекта. Важно быстро приостановить работу, чтобы избежать финансовых потерь для завершенного проекта. Например, удаленный сотрудник может получить уведомление об увольнении и прекратить работу над проектом, чтобы сэкономить время и деньги компании.

3. Учет всех ресурсов проекта

После того, как вы приостановите проект, учтите все его ресурсы, включая любые инструменты, программы или физические ресурсы, которые вы выделили проекту. Эти ресурсы обычно имеют финансовую ценность, и их восстановление может позволить вам использовать их в будущих проектах. Сравните ресурсы, которые вы учитываете, с первоначальной оценкой, чтобы определить, сколько команда уже использовала и что осталось для будущих проектов. Это также может помочь вам создать более подробный и точный отчет о завершении проекта.

4. Соберите отчеты по проекту и подайте документы

Как правило, завершенный проект включает отчет, в котором описывается ход выполнения и завершение проекта. Может оказаться полезным собрать как можно больше информации о проекте перед составлением и отправкой отчета. Некоторым компаниям не требуется документация по прекращенным проектам, но хранение подробных документов для себя может помочь вам вести учет каждого проекта. Наличие этих записей также может позволить вам определить закономерности в проектах компании, чтобы потенциально предотвратить будущие увольнения.

Причины закрытия вашего проекта

Вот несколько распространенных причин закрытия проекта:

• Отсутствие финансирования: иногда первоначальная оценка проекта неверна, и проект может завершиться преждевременно из-за нехватки средств. Менеджер проекта может прекратить проект, когда стоимость этого проекта превышает доступное финансирование или оценку завершения проекта.

• Мнение клиентов: клиенты могут изменить свое мнение о компании или проекте в любое время. Иногда клиенты понимают, что цена проекта превышает их бюджет, и им требуется прекращение проекта, чтобы сэкономить финансовые ресурсы или оправдать свои ожидания с другим бизнесом.

• Продолжительность проекта: когда проекты превышают свои первоначальные временные рамки, они могут стать более дорогостоящими, что потребует прекращения. Завершение проекта без предвидимого конца может помочь снизить стоимость проекта и позволить вам перераспределить сотрудников в другие проекты, требующие внимания.

• Нереалистичные ожидания: иногда у клиента могут быть ожидания, которые превышают возможности компании или команды, выполняющей проект. Прекращение таких проектов помогает сделать ожидания клиентов более реалистичными, а членов команды — менее утомленными.

• Природные явления: Природа может быть компонентом завершения проекта, потому что она часто непредсказуема. Стихийные бедствия, такие как ураганы или землетрясения, могут помешать завершению проекта из-за потенциального повреждения инфраструктуры или зданий.