Как эффективно планировать численность персонала: полное руководство

Организации часто пересматривают различные части своего бизнеса при планировании своего будущего, включая свои финансы, стратегии и численность персонала. Обеспечение необходимого количества людей и наборов навыков в рамках их бюджета является важным шагом в планировании будущего успеха в бизнесе. Изучение планирования в этой области может помочь вам определить, может ли ваша организация извлечь выгоду из этой деятельности. В этой статье мы обсудим, что означает планирование численности персонала, как это сделать и что вам нужно для его успешного выполнения.

Что такое планирование численности?

Планирование численности персонала — это процесс, в ходе которого организация пересматривает своих членов и структуру, чтобы обеспечить соответствие своим целям. В этом процессе руководство определяет каждого сотрудника вместе с его ролями и навыками, чтобы увидеть, есть ли у них организация, подходящая для реализации его стратегий в рамках бюджета. В этом процессе часто участвуют специалисты из разных групп, таких как финансы, кадры и руководители отделов, чтобы убедиться, что у них есть вся необходимая информация. После планирования команда руководителей может решить, есть ли у них нужные люди, можно ли провести реструктуризацию или следует нанимать или увольнять сотрудников, чтобы приспособиться к их потребностям.

Как планировать численность персонала

Планирование численности персонала включает в себя несколько этапов, каждый из которых имеет решающее значение для его общего успеха. Некоторые шаги, которые вы можете рассмотреть при планировании численности персонала, включают:

1. Определите области для улучшения

Планирование численности персонала часто начинается, когда вы определяете возможность для изменений в организации. Например, может быть ясно, что компании нужны дополнительные торговые представители для удовлетворения спроса на новый продукт. Вы можете использовать инструменты прогнозирования, чтобы спланировать, что вы можете использовать в будущем, на основе прогнозируемой эффективности бизнеса и изменений на рынке. С помощью этой информации вы можете определить, какие данные вам могут понадобиться о навыках сотрудников, обязанностях и общей структуре команды.

2. Организуйте данные

В компании есть много точек данных, которые могут сообщить, корректируете ли вы численность персонала. Некоторые данные, которые могут помочь, включают:

• Цели дохода

• Прогнозируемые расходы

• Бюджет

• Количество работников

• Требования к должности

• Навыки сотрудников

• Рейтинги производительности

• Иерархия

• Зарплата сотрудника

Каждый из них может повлиять на изменения, которые вы можете внести. Например, если вы ожидаете меньшего бюджета на следующий год, вы можете собрать данные о заработной плате сотрудников, количестве сотрудников и прогнозируемых расходах, чтобы сначала определить, сможете ли вы работать в той же структуре в рамках бюджета.

3. Анализируйте данные и команды

После того, как вы собрали данные, их анализ и структура отдельных команд могут помочь вам решить, какие изменения вы можете внести. Здесь вы можете определить, достаточно ли у вас денег, заложенных в бюджете, для поддержки вашей рабочей силы, выявить пробелы в навыках для решения будущих задач и определить любые приоритеты найма или потенциальные увольнения в определенных отделах. Вы также можете убедиться, что менеджеры имеют равное распределение в своей команде, чтобы обеспечить поддержку, необходимую им для выполнения своих обязанностей, или если у высококвалифицированных сотрудников есть путь к лидерству.

4. Определите план

С помощью данных вы можете определить области, в которых организация нуждается в корректировках. Проведите сеанс мозгового штурма, на котором вы сможете оценить варианты при планировании будущего. Например, чтобы справиться с ожидаемым увеличением объема, вы можете пересмотреть бюджет, чтобы нанять больше штатных, неполных или временных сотрудников. Другими возможностями, которые вы могли бы рассмотреть, являются обучение и перекрестное обучение сотрудников, предложение продвижения по службе, корректировка заработной платы или реструктуризация. В зависимости от того, что показывают данные, все они могут помочь вам скорректировать численность персонала компании в соответствии с вашими потребностями.

5. Управляйте изменениями

При выполнении плана управление изменениями может обеспечить плавный переход для нынешних сотрудников и любых новых сотрудников, нанятых вашей организацией. Подумайте о том, как управленческие команды могут эффективно общаться со своими командами, чтобы убедиться, что они понимают, что такое стратегия, как она согласуется с бизнес-целями и каковы их обязанности, особенно если некоторые роли меняются. Это также может помочь обеспечить встречу финансовых, кадровых и руководящих групп перед запуском каких-либо изменений, чтобы HR мог справиться с любыми кадровыми потребностями, а финансовый отдел мог предоставить информацию о бюджете, чтобы обеспечить согласование каждой области компании.

6. Запланируйте время для пересмотра планов

Планы численности персонала могут быть наиболее эффективными, если команды часто пересматривают их. Поскольку рынки и технологии часто меняются, рабочая сила, которая отражает последние потребности, может помочь компании адаптироваться к этим изменениям. Это может помочь периодически просматривать данные и организационную структуру, чтобы увидеть, эффективно ли они работают для достижения бизнес-целей. Например, в розничной организации менеджеры магазинов могут планировать праздничный сезон каждый год, чтобы убедиться, что у них есть соответствующий персонал для обработки дополнительного объема.

Что нужно для планирования численности персонала?

Есть несколько ключевых компонентов, которые могут способствовать успешному процессу планирования:

• Менеджер проекта: Менеджер проекта может помочь организовать этот проект планирования, собрав соответствующих членов команды, организовав встречи, определив требования и обязанности и собрав данные. В некоторых организациях могут быть специальные планировщики численности персонала, которые специализируются на обеспечении того, чтобы рабочая сила не выходила за рамки бюджета компании.

• Данные: данные имеют решающее значение при планировании численности персонала, поскольку они могут сообщить, какие изменения необходимо внести в организацию для повышения эффективности бизнеса. Это может помочь собрать данные, когда вы начинаете планировать и отслеживать изменения с течением времени, чтобы определить любые тенденции, которые вы можете использовать при прогнозировании будущих потребностей.

• Человеческие ресурсы: отделы кадров часто занимаются набором, наймом, адаптацией и вознаграждением сотрудников. При любых изменениях, которые решает руководство, представительство отдела кадров может гарантировать, что организация имеет необходимую документацию и соответствует всем юридическим требованиям, подробно изложенным в трудовых договорах.

• Финансовый отдел: Финансовые отделы создают бюджеты для организаций, поэтому они предоставляют эту информацию группе планирования и руководителю проекта для проверки при рассмотрении организационных изменений. У них также могут быть финансовые прогнозы, которые могут показать, может ли компания ожидать каких-либо изменений бюджета или доходов, которые могут повлиять на их решения.

• Высшее руководство: поскольку планирование численности персонала часто следует за анализом стратегического планирования и целей компании, высшее руководство часто может согласиться на любые изменения. Они часто просматривают данные и рекомендации и подтверждают, что их руководство может приступить к выполнению любых планов на основе данных.

Преимущества планирования численности персонала

Планирование численности персонала имеет несколько ключевых преимуществ:

• Адаптивность: планирование численности персонала позволяет организации адаптироваться к меняющимся рынкам, технологиям и корпоративной культуре. Благодаря частым пересмотрам планов численности персонала предприятия могут оставаться гибкими при управлении численностью своего персонала.

• Эффективность. Поскольку частыми точками данных часто являются наборы навыков и должностные обязанности сотрудников, любые изменения, которые вы вносите в эту область, могут повысить эффективность. Это позволяет гарантировать, что наиболее квалифицированный персонал будет выполнять обязанности, соответствующие их навыкам.

• Управление талантами. Руководящие группы, работающие с человеческими ресурсами, позволяют организациям согласовывать свои бизнес-цели с расходами на таланты, такими как диапазоны заработной платы и бонусы. Это может стимулировать сотрудников работать лучше и способствовать созданию позитивной рабочей среды.