Как документировать проблемы с производительностью сотрудников

22 февраля 2021 г.

Существуют различные способы отслеживания эффективности сотрудника на рабочем месте. Если возникают проблемы, важно, чтобы человеческие ресурсы решали их своевременно и эффективно. После того, как все соответствующие данные собраны, их можно обсудить с сотрудником, чтобы показать области их улучшения и помочь им в постановке и достижении целей для достижения успеха.

В этой статье мы определяем, что такое проблемы с производительностью сотрудников, почему для вас важно документировать проблемы с производительностью и как вы можете их эффективно документировать.

Что такое проблема производительности сотрудников?

Проблема производительности сотрудника возникает, когда сотрудник не соответствует определенным требованиям, которые влечет за собой работа, таким как посещаемость, цели политики и стандарты для поддержания культуры организации. Обычно проблемы с производительностью излагаются непосредственно руководителем сотрудника, а затем документируются отделом кадров. Однако отдел кадров может взять на себя ответственность за информирование сотрудника о проблеме с производительностью и ее документирование.

Почему для вас важно документировать проблемы с производительностью сотрудников

Для вас очень важно документировать проблемы, связанные с производительностью, потому что в нем хранятся письменные записи о пребывании сотрудника в компании, его отношениях с руководителем и коллегами, а также о его послужном списке соблюдения политики, указанной в справочнике для сотрудников. В целом, документирование результатов работы сотрудников помогает вам обеспечить справедливость в процессе расследования, представляя объективную точку зрения при проверке поведения сотрудников на рабочем месте. Менеджеры также должны вести файл сотрудника, чтобы отслеживать, как он справляется с работой. Это можно делать еженедельно, ежемесячно или ежегодно.

Как задокументировать проблемы с производительностью сотрудников

При документировании проблем с производительностью сотрудников выполните следующие шаги:

1. Придерживайтесь фактов и подчеркивайте ожидания.

2. Подчеркните поведение.

3. Выровняйте записи прошлой производительности.

4. Опишите доказательства неправомерных действий.

5. Определите и представьте последствия.

6. Встретьтесь лично и получите подпись.

1. Придерживайтесь фактов и подчеркивайте ожидания

Встреча с сотрудником для обсуждения его проблем с производительностью дает вам возможность отобразить все факты, связанные с обстоятельствами. Факты могут быть предоставлены вам менеджером или кем-то из руководящего состава в зависимости от серьезности проблемы с производительностью. В любом случае продолжайте собирать метрики, чтобы спланировать, как вы объясните сотруднику разницу в производительности и как он может оправдать ожидания, требуемые руководством.

Обязательно избегайте субъективных слов, таких как никогда или всегда в письменном отчете, даже если у них нет записи о выполнении конкретной задачи. Вместо этого используйте числа, чтобы продемонстрировать статистический анализ в своем отчете. Таким образом, сотрудник может предоставить доказательства, противоречащие отчету, или он может поставить перед собой цель увеличить статистику, которая повысит его производительность. Вы хотите убедиться, что вы являетесь объективным голосом, когда дело доходит до встречи один на один с сотрудником по поводу его работы.

2. Подчеркните поведение

Если вы пишете отчет, основанный на поведении, разумно создать отчет, в котором основное внимание уделяется поведению, а не отдельным лицам. персонаж. Отчет должен состоять из того, что менеджер изображает действия сотрудника, которые послужили катализатором для того, чтобы они сообщили об этом вам. Привлечение сотрудника к ответственности может помочь вам дать совет, который поможет улучшить его поведение, сохраняя при этом ответственность на рабочем месте. В целом конечная цель должна быть сосредоточена на достижении взаимопонимания и создании пути к успеху.

3. Согласуйте записи прошлой эффективности

Если их производительность или поведение ранее нарушали правила, указанные в руководстве для сотрудников, опишите, как они были нарушены и почему это побудило менеджера сообщить об этом. Требования к поведению на рабочем месте обычно представлены в справочнике для сотрудников, и отметив, что они нарушали, сотрудник получает представление о том, почему его действия могут быть отмечены как проступок или плохая работа. Обязательно распечатайте и раздайте копию справочника для сотрудников и выделите в справочнике для сотрудников требование, которое сотрудник не выполнил.

Если это их первое нарушение руководства для сотрудников или сценарий, когда они не соответствуют стандарту производительности, то сотруднику может быть легче переварить представленную информацию. Поэтому помните о предыдущем шаге, привлекая сотрудников к ответственности за свои действия в письменной форме.

4. Опишите доказательства неправомерных действий

Получите информацию от непосредственного руководителя сотрудника и письменные электронные письма от его коллег, чтобы показать доказательства их действий. Вы хотите иметь надежный отчет, чтобы дать сотруднику полное представление о том, как была собрана информация о его производительности, в дополнение к типу неправомерных действий, совершенных на рабочем месте.

5. Определите и представьте последствия

Вышеупомянутое действие поможет вам назначить надлежащее дисциплинарное взыскание для сотрудника. Кроме того, он определяет, почему сотрудник не работает в соответствии со стандартами компании или не исправляет ранее существовавшую проблему. В целом, стремитесь установить крайний срок, когда сотрудник должен оправдать установленные ожидания, чтобы он мог адекватно выполнять свою роль.

6. Встретьтесь лично и получите подпись

Встречи по поводу производительности и неправомерных действий всегда должны проводиться лично. Это дает вам возможность предоставить всю необходимую информацию, собранную в результате расследования, а сотруднику — обработать и проанализировать информацию и задать соответствующие вопросы.

После обсуждения всех вопросов, связанных с документацией их работы, попросите сотрудника подписать документ, подтверждающий, что он прочитал и понял содержание документации. Кроме того, сообщите сотруднику, что подписание документа подтверждает, что он беседовал с отделом кадров о своей работе. Это не соглашение обо всех собранных фрагментах контента.

Образец документа об эффективности работы сотрудника

Вот шаблон, который поможет вам задокументировать проблемы с производительностью сотрудников:

Обзор производительности начат:
Дата встречи:
Место встречи:
Время начала:
Время окончания:
Участники встречи:

Цель встречи:

Вопросы для обсуждения:

Пункты действий:

Подпись отдела кадров:

Подпись менеджера:

Подпись работника:

Образец документа о проблемах с производительностью сотрудников

Вот пример того, как можно заполнить такой документ:

Обзор эффективности инициирован: Тереза ​​Мартин, менеджер по персоналу
*Дата встречи: понедельник, 28 октября 2019 г.*
*Место встречи: штаб-квартира Trader’s Sales and Marketing, 11563 Regis Place, San Francisco, CA 94105*
*Время начала: 15:05 по тихоокеанскому времени*
*Время окончания: 16:05 по тихоокеанскому времени*
*Участники встречи: Тереза ​​Мартин, менеджер по персоналу, и Дэвис Мартин, торговый представитель*

*Цель встречи: Невыполнение плана продаж на 3 кв.*

Вопросы для обсуждения:

1. Сотрудник не выполнил план продаж на 3 кв.

2. Комментарии менеджера о производительности.

3. Предложения, которые помогут достичь целей продаж и улучшить выполнение рабочих задач.

4. Обратная связь по представленным пунктам действий.

5. Дополнительные вопросы или проблемы, которые необходимо решить.

Пункты действий:

1. Встретьтесь с вашим менеджером напрямую, чтобы обсудить дальнейшие вопросы о нашей встрече.

2. Увеличьте количество звонков по продажам до 50 в день и отслеживайте их в системе управления проектами.

3. Создавайте еженедельный отчет, показывающий ваш прогресс, и встречайтесь с вашим менеджером, чтобы обсудить ход ваших звонков.

4. Создайте систему друзей с координатором продаж Джастином Сэмсом, чтобы помочь вам в решении проблем, с которыми вы сталкиваетесь. Каждую неделю Джастин будет отправлять отчет руководству вместе с отчетом вашего руководителя, который будет проверяться отделом кадров.

5. Каждую пятницу работайте с Джастином над очисткой программного обеспечения CRM, чтобы помочь отделу продаж добавить информацию о перспективах продаж в базу данных.

6. Выполнение поставленных перед вами целей по продажам к концу квартала.

*Подпись отдела кадров: Тереза ​​Мартин, менеджер по персоналу*

*Подпись менеджера: Мэтью Хейрстон, менеджер по продажам*

*Подпись сотрудника: Дэвис Мартин, торговый представитель*