Как быть эффективным в управлении бюджетом

15 марта 2021 г.

Многие руководители отделов несут ответственность за отслеживание бюджета отдела. Это означает мониторинг того, как их отдел использует финансовые ресурсы, генерирует доход и достигает бизнес-целей. Если вы вступаете в руководящую должность, где вы будете отвечать за бюджет отдела, есть несколько важных стратегий, которые вы можете использовать для более эффективного управления им. В этой статье мы обсудим управление бюджетом, несколько стратегий, которые помогут вам эффективно контролировать бюджет, и способы применения некоторых стратегий управления бюджетом, которые помогут вам подготовиться к новой роли.

Что такое управление бюджетом?

Управление бюджетом — это практика управления и направления использования средств компании и отдела. Менеджеры и супервайзеры обычно являются профессионалами, отвечающими за надзор за бюджетами своих отделов или команд, что может включать в себя распределение средств на рабочие ресурсы, управление потоками входящих доходов и отслеживание исходящих расходов.

Корпоративные и ведомственные бюджеты аналогичны семейным бюджетам в том, что вы отслеживаете свои входящие деньги, контролируете и записываете свои расходы. При этом управление бюджетом в бизнесе или организации будет включать дополнительные факторы, которые менеджеры должны учитывать при контроле бюджетов подразделений.

Почему управление бюджетом важно?

Управление бюджетом отдела чрезвычайно важно для эффективной работы бизнеса. Это связано с тем, что предприятия и организации полагаются на управление бюджетом для планирования долгосрочных и краткосрочных финансовых целей, прогнозирования положения на рынке, оценки потоков доходов, решения производственных проблем и многих других аспектов бизнес-операций, включая:

• Определение и постановка целей продаж

• Сравнение прогнозов с фактическими результатами

• Мониторинг денежных потоков разных уровней производства

• Регистрация расходов и обязательств и планирование будущих расходов

• Мониторинг того, какие отделы и организационные области бизнеса достигают целей

Когда вы возьмете на себя ответственность за бюджет своего отдела, вы также будете нести ответственность за контроль и управление различными аспектами расходов и доходов. Например, бюджет отдела продаж может состоять из управления расходами на программы обучения сотрудников, технологии и другие ресурсы, наряду с мониторингом поступающих доходов и сравнением прогнозируемых целей с результатами работы отдела продаж. В этом случае эти показатели позволили бы руководителям компании в дальнейшем принимать решения и прогнозы относительно будущего роста и производительности организации.

Что такое стратегии управления бюджетом?

Большинство недавно назначенных менеджеров берут на себя ответственность за управление бюджетами своих отделов, и есть несколько стратегий, которые они могут использовать для эффективного управления бюджетом. Например, выбранный вами метод учета может стать стратегическим инструментом для точного отслеживания бюджета вашего отдела. Вот несколько стратегий, которые могут повысить эффективность управления вашим бюджетом:

Отслеживайте как операционные, так и финансовые бюджеты

Большинство менеджеров отделов контролируют и отслеживают как операционный, так и финансовый бюджет. Операционный бюджет позволяет менеджерам планировать и визуализировать будущие доходы и расходы и обычно служит основой для отчета о прибылях и убытках.

Менеджеры используют финансовый бюджет для планирования распределения средств и активов, а также для отслеживания исходящих расходов и обязательств отдела и составляют основу баланса отдела. Таким образом, эффективное управление бюджетом требует точного контроля и регистрации этих двух важных аспектов бюджета отдела.

Следуйте нисходящему бюджетному подходу

Многие предприятия и организации применяют нисходящий подход к управлению бюджетом. В этом методе бюджетирования руководители высшего звена компании готовят прогнозы и соответственно устанавливают финансовые цели и сообщают всю эту информацию членам команды, занимающим управленческие роли среднего звена. Затем менеджеры и супервайзеры, выполняющие эти роли среднего уровня, планируют и устанавливают бюджеты своих отделов, прежде чем общаться с управленческими и операционными командами более низкого уровня.

Следуйте восходящему бюджетному подходу

В восходящем методе составления бюджета руководители высшего уровня планируют и прогнозируют финансовые потребности и цели компании и сообщают эту информацию всем уровням управления и отделам. Затем супервайзеры и менеджеры на операционном уровне планируют производственные потребности, включая затраты и прогнозируемые доходы и продажи. Менеджеры нижнего уровня и оперативные роли затем сообщают бюджеты своих отделов руководству среднего и высшего звена.

Как эффективно управлять бюджетом отдела

В зависимости от потребностей вашей компании и отдела существует несколько способов интеграции эффективного управления бюджетом:

1. Следуйте установленному процессу составления бюджета вашей компании.

Если в вашей компании существует устоявшийся подход к точному и эффективному управлению бюджетами подразделений и корпораций, обратитесь к уже существующим методам. Например, если ваша компания использует метод бюджетирования сверху вниз, вы, вероятно, будете сотрудничать с менеджерами более высокого уровня, чтобы понять цели руководства, чтобы вы были готовы к ресурсам и информации, необходимой для связи с отделом, которым вы управляете.

2. Используйте существующий бюджет вашего отдела в качестве отправной точки

При первом вступлении в руководящую роль у вас может быть существующий бюджет отдела для работы. Это позволит вам получить более глубокое представление о расходах вашего отдела, поступающих доходах и других аспектах вашей уникальной руководящей должности. Кроме того, наличие существующего бюджета отдела поможет вам в оперативном и финансовом планировании каждого периода.

3. Поймите цели вашей компании и отдела

Общайтесь со своими руководителями и высшим руководством, чтобы понимать как краткосрочные, так и долгосрочные цели, которые вы должны достичь в каждый бюджетный период. Это даст вам информацию, необходимую для точного планирования потребностей вашего отдела и команды, включая любые дополнительные ресурсы, которые могут потребоваться отделу для достижения целей компании.

4. Вовлекайте и сотрудничайте со своей командой

При составлении ежемесячных, квартальных и годовых бюджетов обязательно прислушивайтесь к отзывам сотрудников, которыми вы управляете. Это понимание поможет вам понять уникальные потребности вашей команды и спланировать ресурсы, которые будут поддерживать общую производительность. Кроме того, вовлечение вашей команды в процесс бюджетирования также даст им более глубокое понимание своей роли в достижении целей компании.

5. Сообщите о финансовых потребностях вашего отдела

Когда вы поймете, что нужно вашему отделу для эффективного достижения целей компании, сообщите об этих финансовых потребностях своим руководителям. Бюджет вашего отдела будет учитывать операционные расходы, которые приводят к достижению бизнес-целей, а также сообщать о прогнозируемых доходах вашего отдела. Эта информация поможет вашим руководителям и руководителям высшего звена понять, что вам нужно для обеспечения того, чтобы все выполняли поставленные задачи.

Советы по управлению бюджетом

Приступая к руководящей роли, примите во внимание следующие советы по эффективному управлению бюджетом вашего отдела:

Примите участие в тренинге по управлению бюджетом

Многие новые менеджеры выбирают участие в учебных курсах или семинарах по управлению бюджетом, чтобы углубить свое понимание корпоративного бюджетирования. Это отличный способ расширить свои знания и развить понимание различных аспектов операционного и финансового бюджета, чтобы вы могли точно отслеживать расходы, доходы и вклады вашего отдела в достижение целей компании.

Четко сообщайте о прогнозах бюджета

Регулярно общайтесь с другими сотрудниками вашего отдела, чтобы быть в курсе всех аспектов деятельности и потребностей отдела и знать, как применять эту информацию при планировании бюджета вашего отдела.

Например, если новый менеджер отвечает за весь бюджет отдела, но у него нет опыта составления бюджета для программного или аппаратного обеспечения, он, скорее всего, будет общаться с сотрудниками своего отдела, которые понимают процессы бюджетирования для этих нужд, чтобы они могли делать точные прогнозы. .

Регулярно контролируйте и своевременно вносите коррективы

Следите за бюджетом своего отдела, чтобы быть в курсе любых ошибок, возникающих в течение периода составления бюджета. Например, вам может потребоваться регулярно запрашивать информацию и финансовые отчеты вашей команды, чтобы убедиться, что вы не выходите за рамки бюджета и идете в ногу с целями компании. Если вы заметили, что операции вашего отдела выходят за рамки бюджета, регулярное отслеживание и отчетность позволят вам обнаружить эти ошибки и внести коррективы до того, как могут возникнуть более серьезные проблемы с бюджетом.

Ежемесячно оценивайте свой бюджет

Хотя многие менеджеры отслеживают бюджеты своих отделов ежеквартально и ежегодно, мониторинг бюджетных операций на ежемесячной основе важен для обеспечения точности и того, чтобы процессы отдела оставались в рамках бюджета. Ежемесячная проверка бюджета также может помочь определить, на что можно выделить дополнительные ресурсы или исключить дорогостоящие процессы, которые не нужны для достижения целей компании.