Использование CC и BCC: в чем разница?

23 апреля 2021 г.

Электронная почта — один из наиболее часто используемых методов общения в бизнесе, и знание хороших манер электронной почты может помочь вам создать прочную репутацию и повысить производительность на рабочем месте. Хорошо составленное электронное письмо включает в себя правильное использование трех полей получателя: «Кому», «Копия» и «СК». Вы можете копировать коллег, контакты и персонал в нужное место в зависимости от того, какое электронное письмо вы отправляете, и ответов, которые вы ожидаете или хотите получить. В этой статье мы обсудим и определим, что такое CC и BCC, и объясним, когда и как их использовать, чтобы помочь вам отправлять эффективную и хорошо принятую корреспонденцию.

Что такое СС?

CC — это аббревиатура, обозначающая углеродную копию, и поле CC в электронном письме отправляет копии людям или в почтовые ящики, добавленные в эту строку. Иногда их называют бесплатной копией, от тех, кто добавляется в поле «Копия», обычно не требуется предпринимать какие-либо действия или отвечать на электронное письмо, и чаще всего они используются для информирования этих получателей.

При копировании в цепочку электронной почты вы также видите список других получателей в поле «Копия» и получаете все последующие ответы в ветке. Например, если вы просите своего графического дизайнера внести изменения в макет флаера, которые влияют на график печати, хорошо сообщить помощнику по административным вопросам CC, и все стороны получат любые последующие электронные письма. Или, если вы представляете двух человек по электронной почте, добавьте одного в поле «Кому» и подумайте о том, чтобы скопировать человека, с которым вы общаетесь.

Что такое БЦК?

BCC — это аббревиатура, обозначающая слепую копию. Он также отправляет точные копии электронной почты нескольким получателям, хотя с помощью скрытой копии он не показывает других получателей, получивших копию, а получатели скрытой копии не видят дальнейших ответов из ветки электронной почты.

Вы можете использовать скрытую копию по разным причинам, например, отправить электронное письмо нескольким людям, которые не знают друг друга, защитить конфиденциальность тех, кто находится в списке адресов, или придать электронной почте чистый и индивидуальный вид, когда есть много получателей.

Например, если вы меняете работу и хотите сообщить об этом друзьям, родственникам или бывшим и нынешним коллегам, подумайте о том, чтобы добавить всех в поле «СК», а не в строки «Кому» или «Копия». Таким образом, вы защищаете конфиденциальность списка получателей и гарантируете, что ответы и добрые пожелания приходят только вам, а не всем, скопированным в электронном письме.

В чем разница между CC и BCC?

Функции CC и BCC отправляют копии электронной почты дополнительным получателям, хотя есть ключевые различия, в том числе:

• Получатели копии видны друг другу, а получатели скрытой копии не видны.

• Получатели копии автоматически получают дальнейшие ответы на ветку электронной почты, а получатели скрытой копии этого не делают.

Когда использовать CC против BCC

Важно знать, какое поле получателя электронной почты использовать, но всегда используйте поле «Кому», когда ожидаете прямого ответа. Вот несколько советов, когда использовать CC вместо BCC:

Когда использовать СС

Используйте CC для сообщения, если вы хотите, чтобы список адресов электронной почты был известен всем получателям, и вы хотите, чтобы все получали ответы на остальную часть цепочки, как в этих сценариях, например:

• Держите коллег и руководителей в курсе: используйте CC, чтобы информировать менеджеров, заинтересованных лиц и коллег о расписании, проектах, новой статистике и других элементах бизнеса.

• Сообщите о срочности: добавьте супервайзеров или других руководителей в электронное письмо, чтобы помочь другим принять меры. Это полезная стратегия, если вы уже сделали несколько запросов без ответа.

• Знакомство с контактами: в сообщениях электронной почты часто используется CC, чтобы сделать видимыми все адреса электронной почты, хотя вы также можете указать обе стороны в поле «Кому».

• Взять на себя задачи коллеги: если вы заменяете коллегу в отпуске, отпуске по уходу за ребенком или на больничном, подумайте о том, чтобы копировать его электронную почту во всей своей корреспонденции и сообщениях, чтобы они могли видеть, что было сделано в их отсутствие.

Важно не злоупотреблять функцией CC — подумайте о том, кого вы включаете, прежде чем копировать их. Это может повысить производительность и сохранить значимость ваших электронных писем.

Когда использовать БКК

Используйте скрытую копию в электронном письме, когда вы хотите добавить других получателей, хотя им не нужно знать, кто еще получил электронное письмо, и всем не нужно видеть ответы, как в следующих ситуациях, например:

• Отправка списка рассылки: используйте BCC для отправки профессиональных электронных писем тем, кто не знает друг друга, например, в рамках кампании по продажам. Это защищает конфиденциальность других и является хорошим этикетом электронной почты.

• Выпуск информационного бюллетеня: BCC подходит для информационных бюллетеней или связанного контента, чтобы защитить конфиденциальность списка подписчиков и их адресов электронной почты, что важно для поддержания профессиональной и хорошей репутации.

• Доставка прощального сообщения: при отправке прощального сообщения нескольким людям используйте скрытую копию, чтобы убедиться, что ответы получите только вы.

• Оповещение о проблеме. В редких случаях вы можете использовать скрытую копию, чтобы продемонстрировать непрофессиональное поведение руководителю или отделу кадров, но делайте это осторожно и при скоординированном планировании.

Если ситуация деликатная и вы используете скрытую копию, подумайте о том, чтобы сначала спланировать ее со скопированным человеком, чтобы гарантировать, что ответ не раскрывает, что вы скопировали кого-то еще, или рассмотрите возможность использования скрытой копии в начале, когда это гарантирует полную прозрачность.

Пример ситуации использования CC и BCC

Давайте рассмотрим пример ситуации, когда ваша компания строит и открывает новый магазин, и вы работаете с внутренними командами по продажам, маркетингу и руководству, а также с внешней архитектурной фирмой и строительной компанией:

Когда использовать СС

Ваш директор запрашивает копии последних чертежей, поэтому вы отправляете электронное письмо архитектурной фирме в поле «Кому» и копируете письмо своему директору. Это гарантирует, что ваш директор знает, что вы выполнили задачу, и информирует его о последующем сообщении от архитектора.

Команды определяют, что дверь погрузочной платформы должна быть перенесена на другую сторону здания, чтобы обеспечить лучший поток уличного движения. Вы отправляете электронное письмо архитектурной фирме и CC строительной компании, чтобы убедиться, что они знают о предстоящих изменениях. Вы также можете отправить CC руководителю проекта вашей компании, чтобы держать их в курсе. Все стороны получают любые последующие электронные письма и информацию.

Когда использовать БКК

Ваша команда обнаруживает возможность экономии на некоторых строительных материалах, поэтому вы отправляете электронное письмо строительной компании в поле «Кому», копируете в свой отдел продаж через CC и добавляете свою руководящую группу через BCC, чтобы держать их в курсе, при этом уменьшая количество ответов, которые они получают. поскольку другие стороны работают через ценообразование и покупку.

Когда вы подтверждаете дату завершения магазина, ваша маркетинговая команда отправляет электронные письма текущим и потенциальным клиентам и покупателям, чтобы пригласить их на торжественное открытие. Они используют BCC для всех получателей, чтобы помочь защитить конфиденциальность посетителей и их данных.