Исполнительный тайм-менеджмент: что это такое и советы по использованию этого навыка

8 апреля 2022 г.

У руководителей часто плотный график, полный встреч, мероприятий, проектов, обзоров и задач. Чтобы поддерживать свое расписание и своевременно выполнять все свои обязанности, они могут использовать навыки тайм-менеджмента. Если вы занимаете руководящую должность и хотите улучшить свою способность управлять задачами, возможно, вам будет полезно узнать о тайм-менеджменте и о том, как использовать этот навык. В этой статье мы обсудим, что такое исполнительное управление временем, объяснив, почему это важно, и перечислив несколько советов по реализации этой способности.

Что такое исполнительный тайм-менеджмент?

Управление рабочим временем — это когда руководители или другие руководители, занимающие должности в области организации использования власти, делегирования полномочий и расстановки приоритетов, выполняют свои должностные обязанности. Тайм-менеджмент — полезный навык для любого сотрудника, но особенно важно, чтобы руководители использовали тайм-менеджмент. Эти профессионалы управляют целым бизнесом, поэтому они часто работают больше часов и имеют больше обязанностей, чем обычный сотрудник или даже руководитель. Руководители могут использовать тайм-менеджмент для организации своих задач и снижения стресса. Они также используют этот навык, чтобы улучшить баланс между работой и личной жизнью, чтобы не перегружать себя.

Почему важен исполнительный тайм-менеджмент?

Управление рабочим временем — полезный инструмент, и он важен по нескольким причинам, таким как:

• Улучшает расстановку приоритетов: расстановка приоритетов — это возможность выбирать, какие задачи или проекты выполнять в первую очередь, исходя из их важности. Когда руководители используют тайм-менеджмент, они, как правило, улучшают свои навыки расстановки приоритетов, так как выбирают наиболее важную задачу для выполнения в первую очередь.

• Снижает уровень стресса: у руководителей есть несколько обязанностей, из-за которых они могут чувствовать себя перегруженными и напряженными. С помощью тайм-менеджмента они могут уменьшить этот стресс, поскольку этот навык помогает им управлять и выполнять все свои задачи.

• Повышает организованность: тайм-менеджмент может помочь руководителям повысить свою организованность, зная, когда выполнять свои обязанности. Этот навык позволяет профессионалам разбивать свои цели на более мелкие задачи, облегчая их достижение.

Советы по использованию тайм-менеджмента в качестве руководителя

Вот несколько советов по внедрению тайм-менеджмента в качестве руководителя:

Создать расписание

Создание расписания может помочь вам организовать свои обязанности, такие как ежедневные задачи, события и проекты. Список этих обязанностей позволяет отслеживать их. Например, наличие расписания поможет вам лучше понять свои обязанности, что поможет вам запомнить их. Чтобы создать расписание, возьмите календарь и перечислите свои обязанности и приоритеты в зависимости от их важности или сроков. Храните расписание в удобном для просмотра месте, например на компьютере или столе.

Разработка целей

Как руководитель, у вас, вероятно, есть цели для компании, вашей команды или личного роста. Даже проекты или задачи могут стать целями. Вы можете использовать навыки тайм-менеджмента, чтобы организовать эти цели и расставить приоритеты. Например, вы можете разделить свои амбиции на краткосрочные и долгосрочные цели. Наличие целей дает вам чувство цели во время работы. Каждый день вы можете выполнять или работать над целью, которая структурирует ваши дни. Попробуйте создать конкретные и измеримые цели, чтобы сделать их более управляемыми.

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Многие руководители работают в режиме многозадачности, чтобы справиться со своим плотным графиком. Хотя многозадачность может показаться эффективным способом выполнения всех ваших задач, она может снизить вашу концентрацию и вызвать стресс. Вместо этого может быть полезно сосредоточиться на одной задаче за раз. Это позволяет вам направлять всю свою энергию на одну цель за раз, что позволяет вам достигать их быстро и эффективно.

Уменьшите отвлекающие факторы

Когда вы на работе, постарайтесь меньше отвлекаться. Есть так много факторов, которые могут отвлекать вас в офисе и снижать производительность. Даже некоторые связанные с работой задачи могут вызывать беспокойство, например электронные письма, телефонные звонки и вопросы сотрудников. Чтобы уменьшить эти отвлекающие факторы, отложите телефон и установите определенное время, чтобы отвечать на электронные письма или перезванивать. Подумайте о том, чтобы назначать встречи с сотрудниками, чтобы они приходили к вам только в назначенное время.

Делегируйте свои задачи

Хотя есть некоторые обязанности, которые можете выполнять только вы как руководитель, есть несколько задач, которые вы можете делегировать другим сотрудникам. Делегирование позволяет вам давать менее важные или маловажные задачи другим людям, оставляя вам меньше проектов. Это дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на более крупных задачах, что может привести к повышению качества работы. Подумайте о том, чтобы создать команду лидеров, которая сможет выполнять повседневные операции компании вместо вас.

Уменьшить использование электронной почты

Вы можете обнаружить, что как руководитель вы получаете несколько электронных писем в течение дня. Это может привести к тому, что вы потратите много драгоценного времени на проверку и ответы на эти электронные письма. Хотя важно отвечать на эти сообщения, может быть полезно сократить время, которое вы тратите на ответы на электронные письма. Конечно, очень важно, чтобы вы отвечали на очень важные внешние электронные письма. Вы можете сократить неважное использование электронной почты, назначив сотрудника, который будет отвечать на сообщения вместо вас. Вы также можете каждый день посещать различные команды и отделы, чтобы отвечать на вопросы или сообщать обновления, чтобы уменьшить количество писем, которые они вам отправляют.

Найти помощника

Полезный способ управлять своим временем — найти помощника. Ассистенты — ценные сотрудники, которые могут помочь вам несколькими способами. Например, у них могут быть некоторые из ваших обязанностей, такие как прием телефонных звонков, ответы на вопросы и планирование встреч. Можно попытаться найти помощника у того, кто уже работает в компании, а можно разместить объявление о вакансии и найти внешнего кандидата.

Расслабьтесь после работы

Многие руководители работают сверхурочно. Хотя дополнительные часы могут показаться полезным способом выполнить больше проектов, это может вызвать еще больший стресс и выгорание. Постарайтесь сократить количество времени, которое вы тратите на работу в нерабочее время. Кроме того, когда вы не работаете, постарайтесь расслабиться и посвятить время уходу за собой. Например, постарайтесь достаточно отдыхать или время от времени медитировать. Это поможет вам почувствовать себя обновленным, что подготовит вас к более продуктивной работе в рабочее время.