Интервью с личным помощником: вопросы и примеры ответов

1 апреля 2021 г.

Личные помощники работают в самых разных отраслях и могут работать с руководителями и менеджерами высокого уровня в крупных корпорациях или могут работать с людьми с занятыми семьями или с ограниченными возможностями. Работа личным помощником требует большого терпения, организованности, коммуникативных навыков и многозадачности. Если вы заинтересованы в работе в качестве личного помощника или ищете следующую должность личного помощника, подготовка к интервью может сделать ваши ответы более эффективными.

В этой статье мы приводим некоторые общие вопросы для личных помощников, вопросы об опыте и предыстории интервью, вопросы для углубленного собеседования для личных помощников и ответы на некоторые из этих вопросов.

Общие вопросы к личным помощникам

На собеседовании на должность личного помощника вам могут задать несколько общих вопросов, которые могут быть похожи на вопросы, которые вам задают и на другие должности:

• Расскажите о себе.

• Почему вы подали заявку на эту роль?

• Каковы ваши самые сильные стороны?

• Каковы ваши самые большие слабости?

• Почему вы уходите с нынешней работы?

• Вы можете работать сверхурочно?

• С каким типом личности вам нравится работать?

• Как вы узнали об этой должности?

• Почему мы должны вас взять на работу?

• Когда ты можешь начать?

Вопросы об опыте и прошлом

В то время как работа личного помощника может быть начальным уровнем, потенциальные работодатели могут спросить о вашем предыдущем опыте в этой роли или о любом другом опыте, который вы имели, который может быть применим к работе в качестве личного помощника. Вот некоторые вопросы, которые они могут задать:

• Вы раньше работали личным ассистентом?

• Каких людей вы поддерживали в качестве личного помощника?

• Какая самая сложная задача, которую вы сделали?

• Как вы считаете, в каких задачах личного помощника вы преуспеваете?

• Какие типы задач вы выполняли в качестве личного помощника в прошлом?

• Что вы считаете тремя главными навыками для личного помощника?

• Есть ли у вас специальное обучение или сертификаты?

• Как вы справляетесь со сроками?

• Какие программы вы использовали в прошлом?

• Как вы ранее управляли изменениями в расписании вашего клиента?

• Как вы справляетесь с необходимостью многозадачности?

Подробные вопросы для личных помощников

На любом собеседовании вам могут задать более подробные вопросы, требующие более продолжительных или более вдумчивых ответов. Они могут касаться конкретной должности, на которую вы проходите собеседование, или могут быть более общими. Вот несколько подробных вопросов, которые вам могут задать на собеседовании с личным помощником:

• Кем вы видите себя через пять лет?

• Как вы обрабатываете запросы на личную информацию о вашем клиенте или менеджере?

• Что мотивирует тебя?

• Каковы ваши карьерные цели?

• Как вы справляетесь с работой с разными личностями?

• Расскажите о случае, когда вам приходилось принимать трудные решения о приоритизации задач.

• Какая твоя работа мечты?

• Как вы справляетесь со стрессом?

• Какое ваше самое большое профессиональное достижение?

• У вас есть вопросы?

Вопросы для интервью с примерами ответов

Вот некоторые из вопросов, которые вам могут задать о вашей работе в качестве личного помощника, почему работодатели задают эти вопросы и рекомендации по ответам:

Вы раньше работали личным ассистентом?

Работодатели задают этот вопрос, чтобы понять, есть ли у вас опыт работы на этой должности. В зависимости от типа вашего личного помощника и того, на что вы проходите собеседование, некоторые должности могут быть начального уровня, в то время как для других может потребоваться опыт. Если вы раньше работали личным помощником, ваш ответ должен обсуждать этот опыт. Если вы раньше не работали на такой должности, в вашем ответе должно быть указано, что у вас нет прямого опыта, но также есть опыт выполнения связанных задач.

Пример: «Раньше я не работал личным помощником, однако я работал помощником по административным вопросам в небольшой компании, где отвечал за многие из тех же задач. Я управлял календарем владельца, помогал ей с перепиской, организовывал ее перевозки и выполнял другие задачи для нее, а также выполнял задачи, связанные с общим бизнесом, такие как выставление счетов и ответы на телефонные звонки».

Каких людей вы поддерживали в качестве личного помощника?

Потенциальные работодатели задают этот вопрос, потому что есть несколько определений личного помощника, которые могут включать работу на руководителей, работу на занятых людей в их личной жизни и помощь людям с ограниченными возможностями. Несмотря на то, что во всех этих определениях есть схожие задачи, каждое из них имеет уникальные обязанности, поэтому работодатели хотят знать, есть ли у вас опыт выполнения той работы, которую они предлагают. Вы должны честно ответить о своем опыте, и, если вы знаете, что ваш опыт отличается от той роли, на которую вы претендуете, обязательно свяжите свои навыки с тем, что им нужно.

Пример: «В моей последней должности личного помощника я работал на пожилую женщину с инвалидностью в ее доме. Я выполнял поручения для нее, управлял ее графиком, включая планирование визитов к врачу, обеспечивал ее транспорт для нее, помогал ей с перепиской и общался с ее команда по уходу и семья по мере необходимости. Хотя я знаю, что это немного отличается от работы на занятую семью, я думаю, что многие задачи похожи».

Какие типы задач вы выполняли в качестве личного помощника в прошлом?

Это еще один способ, которым потенциальные работодатели пытаются понять, выполняли ли вы задачи их должности ранее, особенно потому, что не все личные помощники имеют одинаковые обязанности. Вы должны ответить на этот вопрос как можно более подробно, и это может помочь просмотреть список вакансий до вашего собеседования, чтобы отметить обязанности, связанные с должностью, и соотнести их с вашим собственным опытом.

Пример: «На моей последней должности я управлял календарем генерального директора, включая планирование встреч для нее, назначая встречи и напоминая ей о запланированных задачах. Я также отвечал на ее телефонные звонки и просматривал звонки, а также отвечал на некоторые из ее более простых электронной почты и очистки ее почтового ящика. Я помогал ей с технологиями по мере необходимости, будь то настройка видеовызова или устранение неполадок новой технологии, которую она только что получила. Я также планировал ее поездки, когда ей нужно было отправиться в деловую или личную поездку, включая бронирование авиабилетов, отелей и транспорта».

Как вы ранее управляли изменениями в расписании вашего клиента?

Это более конкретный вопрос, который работодатели задают о задачах личного помощника, но он может показать им, как вы реагируете на изменения и на управление меняющимися ожиданиями. Кроме того, поскольку эти изменения могут иметь срочный характер, они показывают, как вы реагируете на стресс и быстро меняющуюся среду. У вас должен быть подготовлен ответ на такие вопросы, который следует методу STAR, или ситуации, задаче, действию и результату.

Пример: «У моего предыдущего менеджера, CCO, часто были изменения в расписании. Однажды они уезжали на серию деловых встреч, и мне позвонили из компании, с которой они встречались на следующий день, и сообщили мне, что им нужно перенести . Единственное время, когда они были доступны, был через час, и это была чрезвычайно важная встреча для CCO. Я знал, что мой менеджер сможет прийти на нее, поэтому я запланировал ее и сообщил своему менеджеру. Мой менеджер был счастлив, потому что мы сохранили важные деловые отношения».

Как вы считаете, в каких задачах личного помощника вы преуспеваете?

Это аналогичный вопрос, который работодатели спрашивают о ваших сильных сторонах, но он больше нацелен на эту должность. Работодатели хотят понять, какой тип работы вам нравится, а также увидеть, есть ли какие-либо потенциальные проблемы с тем, что вы упомянули с точки зрения их ожиданий. Вы должны отвечать честно, но может быть полезно упомянуть, что вы хорошо справляетесь со всеми задачами личного помощника.

Пример: «Я особенно хорошо справляюсь с корреспонденцией и календарем моего клиента или менеджера. Это задачи, которые требуют организованности, хороших навыков общения и понимания технологий для эффективного управления. это действительно приятно для меня, хотя мне нравятся все аспекты работы личным помощником».