Документ бизнес-требований: определение и советы

19 июля 2021 г.

По мере роста бизнеса или изменения направления его требования к документации также будут меняться. В этой статье мы исследуем, что такое документ с бизнес-требованиями, чем он отличается от документа с функциональными требованиями (FRD) и советы по его написанию.

Что такое документ бизнес-требований?

Документ бизнес-требований (BRD) — это формальный отчет, в котором подробно описаны все цели или «требования» для нового проекта, программы или бизнес-решения. Он описывает бизнес-потребность или цель, а также то, что ожидается в ходе реализации проекта. После утверждения BRD компания или команда могут приступить к поиску наилучшего подхода к созданию решения. Таким образом, BRD обеспечивает ясность, сохраняет фокус и устраняет двусмысленность в отношении потребностей проекта.

Каковы преимущества BRD?

У хорошо разработанного BRD есть несколько преимуществ, в том числе то, что он может:

• Сокращает количество неудач проекта из-за несогласованных или искаженных требований

• Подключается к более широким бизнес-целям и помогает отслеживать общее состояние проекта.

• Создает консенсус и сотрудничество между заинтересованными сторонами и членами команды

• Сокращает расходы, связанные с запросами на изменение, обучением, инфраструктурой и т. д.

Кто создает BRD?

BRD — один из первых документов, созданных в жизненном цикле проекта. Хотя документ обычно составляется бизнес-аналитик, в его создании должны участвовать несколько человек, в том числе команда проекта, деловые партнеры и ключевые заинтересованные стороны. Их основной аудиторией будут спонсоры проектов, высшее руководство, руководство среднего звена и аналитики.

Разница между BRD и FRD

Документ бизнес-требований часто путают с документом функциональных требований (FRD), еще одним термином в управлении компанией. Хотя оба документа работают совместно для создания и достижения бизнес-целей компании, они очень разные по своей природе. В то время как BRD обсуждает, что нужно делать бизнесу, FRD описывает, как это сделать. Каждый из них имеет свою ценность в бизнес-стратегии, и ни одним из них нельзя пренебрегать как частью процесса.

Семь шагов для создания BRD

Перед созданием документа бизнес-требований необходимо выполнить предварительные условия и выполнить задачи. Эти шаги включают в себя:

1. Определите потребности компании

Шаг заключается в разработке четкого и подтвержденного определения проблем, стоящих перед бизнесом. Документ должен четко и кратко объяснять проблему или ситуацию, которую бизнес пытается решить, чтобы гарантировать, что все участники понимают и согласны.

2. Определите цели BRD

Как только вы узнаете проблему, следующим шагом будет четкое определение целей документа бизнес-требований. Это может дать несколько преимуществ, в том числе:

• Внесение вклада в следующую фазу проекта

• Создание основы для определения подходящих решений для потребностей и требований бизнеса и клиентов

• Достижение консенсуса среди участников

• Описание того, что и как достичь поставленных целей

Также важно установить объем требований для всех этапов проекта. Объем включает в себя то, что требуется и ожидается на каждом этапе проекта.

3. Вовлекайте других

Чтобы убедиться, что все необходимые детали включены в документ, вы должны получить информацию от всех вовлеченных сторон. Затем команда может увидеть проект с разных точек зрения, что может способствовать более продуктивному мозговому штурму и поиску новых решений.

4. Определите этапы проекта

Если в проекте задействованы разные фазы, каждая фаза должна иметь заявленные требования или входные данные и ожидаемые результаты или результаты. Например, сколько работы требуется и что она даст? BRD должен продемонстрировать четкие и ожидаемые функции для завершения проекта.

5. Установите стандарты для всех требований

Поскольку в проекте могут быть разные этапы и другие участники, важно установить стандарты ожидаемого. Стандарты помогут регулировать качество и количество работы, выполняемой для выполнения бизнес-требований, и обеспечивать выполнение проекта в соответствии с графиком.

6. Разработайте процесс планирования и измерения

Перед созданием BRD необходимо установить критические вехи с критическим рабочим графиком, в котором подробно описывается путь выполнения каждой из них. Это гарантирует своевременное и успешное завершение проекта. В документ с бизнес-требованиями также должен быть включен надежный метод мониторинга и измерения прогресса.

7. Используйте подходящий шаблон

Когда вся необходимая информация будет собрана, используйте соответствующий шаблон для представления требований. Шаблон упрощает создание документа и обеспечивает четкое представление информации в привлекательном и понятном формате.

10 элементов BRD

Десять важнейших элементов составляют эффективный BRD, в том числе:

1. Резюме

В исполнительном резюме излагаются требования проекта. Обычно он пишется после завершения BRD, чтобы можно было включить все основные моменты.

2. Цель

С использованием СМАРТ-формат Это эффективный метод создания конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и зависящей от времени цели. Это позволяет легко заключить всеобъемлющее соглашение, сохраняя при этом целенаправленность проекта и его соблюдение. Часто упускаемым из виду компонентом является процесс измерения, который идентифицирует и позволяет вносить изменения, если и когда это необходимо.

3. Заявление о потребностях

Заявление о потребностях, или «справочное заявление», объясняет, почему проект необходим и как завершение проекта будет соответствовать требованиям.

4. Масштаб проекта

Объем проекта очерчивает границы проекта и является одним из наиболее важных компонентов. Масштаб отвечает на три важных вопроса:

• Какие проблемы решает проект?

• Каковы границы реализации проекта?

• Каков ожидаемый ROI от завершения проекта?

5. Финансовая отчетность

Финансовые отчеты важны для общего представления о влиянии проекта на баланс компании и ожидаемые доходы. Этот раздел также должен содержать подробную информацию о том, как будет финансироваться проект.

6. Функциональные требования

В разделе функциональных требований подробно описано, кто за что отвечает, как, когда и где проект будет завершен, и что необходимо для этого. Это должно включать временные рамки, диаграммы и диаграммы, чтобы помочь в планировании и регистрации прогресса.

7. Требования к персоналу

Требования к персоналу иллюстрируют ожидаемые человеческие ресурсы, необходимые для проекта, включая тех, кто должен быть нанят и когда. В этот раздел также будет включена стоимость этих ресурсов.

8. График, сроки и сроки

Составьте тщательно спланированный и подробный график, включающий сроки, контрольные точки и систему мониторинга. Это поможет вам держать ключевые заинтересованные стороны в курсе проекта на определенных этапах. Можно внести коррективы, чтобы добавить или вычесть ресурсы, чтобы сохранить определенные компоненты проекта, такие как стоимость и ресурсы, в соответствии с графиком.

9. Анализ затрат и результатов

А анализ выгоды и затрат детализирует все сопутствующие расходы, связанные с проектом, а также ожидаемые выгоды.

10. Ожидания и предположения

В зависимости от продолжительности проекта потребуются допущения. Включите ожидания и предположения, которые могут повлиять на результат проекта, поскольку они могут иметь существенное влияние. Ожидания, которые часто учитываются, включают изменение делового климата, предпочтений клиентов, процентных ставок или обстоятельств, не зависящих от контроля. Четко формулируйте предположения, чтобы избежать проблем в дальнейшем.

Советы по написанию документа с бизнес-требованиями

Следуйте этим советам, чтобы написать эффективный документ с бизнес-требованиями:

• Используйте слова, побуждающие к действию: есть несколько способов побудить к действию с помощью слов, включая использование простого и несложного жаргона, который легко понять.

• Вовлекайте других: поощряйте других участвовать в таких мероприятиях, как мозговой штурм, фокус-группы, интервью, опросы и идеи для прототипирования.

• Проведите небольшое исследование: изучите прошлые проекты, чтобы определить осуществимость вашего BRD. Оцените свой проект, чтобы определить, выдерживает ли он проверку.

• Включите наглядные материалы. При необходимости используйте наглядные материалы, такие как диаграммы и диаграммы, так как они могут помочь вам донести свою точку зрения.

• Проверьте содержимое: после написания документа с бизнес-требованиями проверьте его перед распространением. Получите подтверждение информации и содержимого, включая предположения, и убедитесь, что все ошибки или упущения исправлены.