Дизайн рабочего процесса: руководство по процессу

20 мая 2021 г.

Использование вашего рабочего процесса может упростить процессы отдельных лиц и отделов, объединив усилия для достижения единой цели. Качественный дизайн рабочего процесса может прояснить каждую отдельную роль на каждом этапе процессов вашей организации. В этой статье мы обсудим, как создать эффективный дизайн рабочего процесса и его преимущества, а также советы, которые помогут вам разработать собственный дизайн для достижения ваших бизнес-целей.

Что такое дизайн рабочего процесса?

Дизайн рабочего процесса относится к отображению ваших наиболее частых и важных задач, ресурсов и действий таким образом, чтобы ваша команда могла эффективно и результативно переходить от одного этапа проекта к другому. Дизайн рабочего процесса сам по себе является процессом, который часто наиболее успешен, когда выполняется совместно с командой. Кульминацией этого процесса также обычно является материальное представление идеального рабочего процесса вашей организации, например блок-схема или другая простая для восприятия диаграмма. Дизайн рабочего процесса также может быть итеративным, что означает, что он может меняться со временем в зависимости от конкретных потребностей вашей команды.

Преимущества использования дизайна рабочего процесса

Вот некоторые преимущества использования дизайна рабочего процесса:

Очистить расписание

Разработка эффективного рабочего процесса может помочь вашей команде понять, что от них ожидается на каждом этапе разработки продукта. Это может помочь сохранить проекты вашей команды в графике и помочь вам достичь ваших организационных целей.

Повышенная точность

Четко определенные рабочие процессы могут повысить точность, предоставляя документированные процессы для каждого этапа процесса разработки. Хороший дизайн рабочего процесса также может помочь улучшить концентрацию и коммуникацию за счет четкого определения требований каждой задачи.

Постоянная прозрачность

Эффективный дизайн рабочего процесса обеспечивает прозрачность на протяжении всего цикла разработки. В качественном рабочем процессе руководители, члены команды и заинтересованные стороны могут определять и понимать статус проекта на протяжении всей разработки. Это может быть особенно актуально при использовании цифровых инструментов для создания и передачи вашего рабочего процесса.

Межведомственное сотрудничество

Хороший дизайн рабочего процесса может помочь отделам более успешно работать вместе, улучшая коммуникацию. Строгий дизайн рабочего процесса часто устанавливает формальные процессы для сотрудничества между отделами, которые могут улучшить результаты организации. Дизайн рабочего процесса также может выделить новые области, в которых разные отделы и отдельные лица могут работать вместе.

Повышенная эффективность

Эффективный дизайн рабочего процесса обеспечивает ясность того, как принимать решения и переходить от одного этапа процесса разработки к другому. Это может повысить эффективность ваших команд, обеспечив эффективное подключение нужных людей, когда это необходимо.

Как создать эффективную схему рабочего процесса

Если вы заинтересованы в создании эффективного рабочего процесса для своей команды, вот несколько шагов, которые вы можете использовать:

1. Выберите тип диаграммы

Изучите типы схем рабочих процессов, чтобы решить, какие из них лучше всего подходят для вашей команды. В некоторых отраслях может использоваться определенный набор символов в качестве наилучшей практики рабочего процесса, поэтому ознакомьтесь с предпочтительной стратегией в вашей области. В большинстве диаграмм рабочего процесса используется комбинация фигур, таких как ромбы и параллелограммы, различные типы линий и стрелок и печатный текст, объясняющий, что представляет собой каждый элемент.

2. Определите задачи

Чтобы осмысленно выровнять задачи вашей организации, вы должны сначала указать, какие задачи следует включить. Попробуйте провести мозговой штурм задач и процессов с командой, чтобы убедиться, что вы включили каждый важный аспект процессов вашей организации. Вы также можете попробовать работать последовательно, определяя задачи, возникающие в начале, середине и конце вашего рабочего процесса.

3. Установите связи

Затем проясните, как задачи, которые вы определили, связаны друг с другом. Подумайте, какие задачи могут выполняться независимо, а какие зависят от выполнения другой задачи. Задачи в вашем рабочем процессе могут быть связаны друг с другом многочисленными или сложными способами, поэтому обязательно сотрудничайте с участвующими лицами для ясности.

4. Уточнить вывод

Сильный дизайн рабочего процесса подчеркивает, что влечет за собой каждая задача, а также предполагаемый результат этих задач. Детализация цели каждой задачи и этапа вашего рабочего процесса может помочь сделать ваш процесс более доступным для других сторон, которым может понадобиться его использовать.

5. Найдите рабочие процессы компонентов

Изучите каждую часть вашего рабочего процесса и найдите потенциальные подпроцессы, которые также могут потребоваться. Не забудьте включить эти подпроцессы, включая конкретные задачи и отдельных лиц, в окончательную диаграмму.

6. Автоматизируйте, где это возможно

При разработке рабочего процесса подумайте о задачах и системах, которые можно было бы автоматизировать для повышения эффективности. Интегрируйте эти технологии в схему рабочего процесса, а также любую важную информацию о продуктах и ​​информацию, которую они будут использовать.

7. Формализуйте схему рабочего процесса

По мере завершения каждого этапа проектирования рабочего процесса обязательно создавайте диаграмму в выбранном вами формате. Если вы сделали это в неформальной обстановке, например, в виде нарисованного от руки или электронного эскиза, рассмотрите возможность использования цифрового инструмента для создания окончательного варианта. Вы даже можете исследовать программы, специально предназначенные для разработки рабочих процессов, и решить, подходит ли конкретное решение для вашей команды.

8. Поразмышляйте и пересмотрите

После внедрения нового рабочего процесса периодически анализируйте его эффективность для вашей организации. Для этого рассмотрите возможность использования измеримых результатов, таких как ключевые показатели эффективности (KPI) вашей компании. Если элементы отсутствуют в вашем рабочем процессе или если их можно было бы соединить более эффективными способами, при необходимости внесите коррективы и сообщите об этих изменениях своей команде с помощью обновленной схемы рабочего процесса.

Советы по проектированию рабочего процесса

Вот несколько дополнительных советов для успешного проектирования рабочего процесса:

• Обратите внимание на организационную культуру. Наиболее эффективный рабочий процесс обычно тот, который поддерживает рабочие предпочтения вашей команды и групповую культуру. Учитывайте их предпочтения в отношении таких факторов, как частота встреч и способы общения, при разработке рабочего процесса.

• Используйте поддержку руководства. При внедрении любого нового процесса может быть важно заручиться поддержкой руководителей вашей организации. Попробуйте использовать энтузиазм руководителей для развития вашего рабочего процесса, чтобы также поощрять поддержку членов команды.

• Попробуйте обойтись без бумаги. Рассмотрите возможность использования полностью цифровых инструментов для создания и публикации рабочего процесса. Это может помочь поддержать устойчивость в вашей организации, а также ускорить общение.