Wie Sie mit der Eisenhower-Matrix produktiver werden • BUOM

23. April 2021

Präsident Dwight D. Eisenhower erkannte, dass gutes Zeitmanagement darin besteht, die Zeit zwischen dringenden und wichtigen Angelegenheiten auszubalancieren. Zu wissen, wie Sie Ihre Zeit effektiv verwalten, kann Ihnen helfen produktiver sein am Arbeitsplatz und bieten Ihnen Wachstumschancen.

Die Eisenhower-Entscheidungsfindungsmethode kann ein großartiges Hilfsmittel sein Verwalten Sie Ihre Prioritäten und wählen Sie aus, welche Punkte auf Ihrer To-Do-Liste sofort erledigt werden müssen und welche delegiert werden können. In diesem Artikel besprechen wir, was die Eisenhower-Matrix ist, wie man sie erstellt und geben zusätzliche Tipps, die Ihnen dabei helfen, die Eisenhower-Entscheidungsmatrix effektiv am Arbeitsplatz einzusetzen.

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist ein Tool zur Priorisierung der Aufgaben, die Sie erledigen müssen, basierend auf der Dringlichkeit, um bei Ihrer Arbeit effizienter und produktiver zu werden. Mit der Eisenhower-Methode können Sie Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit kategorisieren, um zu bestimmen, welche sofort erledigt werden müssen und welche ganz gestrichen werden können.

Die Eisenhower-Matrix ist nach Präsident Eisenhower benannt, der eine Methode entwickelt hat, um eigene Entscheidungen zu treffen. Bevor er der 34. Präsident der Vereinigten Staaten wurde, war Eisenhower während des Zweiten Weltkriegs General der US-Armee und Oberbefehlshaber der Alliierten. Er stand täglich vor schwierigen Entscheidungen darüber, auf welche der vielen Aufgaben er sich jeden Tag konzentrieren sollte, was ihn dazu veranlasste, eine Methode zu entwickeln, Entscheidungen nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu organisieren. Die Eisenhower-Matrix (auch als Eisenhower-Box bekannt) wurde später im Buch „The 7 Habits of Highly Effective People“ des Autors Stephen Covey beschrieben, das das Tool als Problemlösungstool für Geschäftsleute populär machte.

Kategorien der Eisenhower-Matrix

Mithilfe der Eisenhower-Matrix teilen Sie Ihre Verantwortlichkeiten in vier Kategorien ein:

• Dringend und wichtig: Dies sind Aufgaben, an denen Sie sofort arbeiten werden.

• Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben sind wichtig, können aber für später eingeplant werden.

• Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben müssen sofort erledigt werden, sind aber nicht allzu wichtig und können an jemand anderen delegiert werden.

• Nicht dringend oder wichtig: Diese Aufgaben können komplett entfallen.

Die verschiedenen Quadranten können auch beschriftet werden:

Dringend vs. wichtig

Die beiden Quadranten in der Eisenhower-Matrix sind dringend und wichtig und dringend, aber nicht wichtig. Um besser zu verstehen, welche Aufgaben in diese beiden Quadranten fallen sollten, ist es wichtig, den Unterschied zwischen dringend und wichtig vollständig zu verstehen.

Dringende Aufgaben

Dies sind Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern und Sie in den Reaktionsmodus versetzen. Sie sind oft zeitkritisch und termingebunden. Beispielsweise kann die Beantwortung von E-Mails oder Telefonanrufen dringend sein, aber sie können wichtig sein oder auch nicht. Bei dringenden Aufgaben geht es oft darum, die Ziele anderer zu erreichen.

Wichtige Aufgaben

Dies sind Aufgaben, die dazu beitragen, Ihre langfristigen Ziele, Mission und Werte zu erreichen. Wichtige Aufgaben sind manchmal dringend, in vielen Fällen jedoch nicht. Beispielsweise kann es sein, dass Sie am Ende des Monats einen wichtigen, aber im Moment nicht dringenden Vortragsauftrag haben. Indem Sie sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, agieren Sie eher in einem reaktiven als in einem reaktiven Modus, was Ihnen hilft, rational, ruhig und bereit für neue Möglichkeiten zu bleiben.

So verwenden Sie die Eisenhower-Matrix

Hier sind die grundlegenden Schritte, die Sie unternehmen können, um die Eisenhower-Methode effektiv anzuwenden:

1. Klassifizieren Sie dringende und wichtige Aufgaben

Bewerten Sie zunächst Ihre Aufgabenliste und klassifizieren Sie dringende und wichtige Aufgaben. Dringende Aufgaben sind solche, an die eine Frist geknüpft ist, die in der Regel innerhalb der nächsten ein oder zwei Tage liegt. Wichtige Aufgaben sind langfristige Aufgaben. Sie liefern möglicherweise keine unmittelbaren Ergebnisse, sondern konzentrieren sich in der Regel auf langfristige Lösungen.

2. Füllen Sie den „Do“-Quadranten aus

Diese Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig. In der Regel steht eine Deadline bevor und sie tragen zu den Zielen Ihres Unternehmens bei. Gehen Sie zunächst Ihre Aufgabenliste durch und ermitteln Sie, welche Aufgaben die höchste Priorität haben. Wenn eine Aufgabe wichtig ist und innerhalb von ein oder zwei Tagen erledigt werden muss, sollte sie in den ersten Quadranten fallen.

3. Gehen Sie zum Quadranten „Lösen“.

Identifizieren Sie dann die Probleme, die in den Quadranten „Lösen“ aufgenommen werden sollten. Dabei handelt es sich um wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, etwa das Versenden wichtiger E-Mails oder die Kommunikation mit Menschen. Die Aufgaben, die Sie in den Quadranten „zu lösen“ eintragen, sind diejenigen, die Sie für einen anderen Zeitpunkt einplanen können. Sie sind wichtig für Ihre langfristigen Ziele. Stellen Sie bei der Planung sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um sie abzuschließen, damit sie nicht dringend werden.

4. Füllen Sie den Quadranten „Delegierte“ aus.

Nachdem Sie die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben geplant haben, entscheiden Sie, welche Sie delegieren können. Diese Aufgaben erscheinen oft wichtig, tragen aber letztendlich nicht zu Ihrer Produktivität bei. Entscheiden Sie bei der Auswertung Ihrer Liste, ob sie für einen späteren Zeitpunkt geplant oder delegiert werden kann. Einige Beispiele für Aktivitäten, die Sie delegieren können, sind das Planen von Vorstellungsgesprächen, Besprechungen, die jemand anderes leiten kann, oder das Beantworten bestimmter E-Mails. Alle Aktivitäten, die an jemand anderen delegiert werden können, können Ihnen Zeit geben, sich auf Aufgaben im ersten Quadranten zu konzentrieren.

5. Befreien Sie sich von unnötigen Aufgaben

Identifizieren Sie auf Ihrer To-Do-Liste die Aufgaben, die Ihre Produktivität verringern und Ihnen nicht dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen. Häufige Aktivitäten, die Sie eliminieren sollten, sind häufige Aktivitäten, die Sie möglicherweise zum Aufschieben nutzen, z. B. die Teilnahme an einer Besprechung ohne Tagesordnung oder das Überprüfen sozialer Medien.

Mehr Details: Delegationsstrategien am Arbeitsplatz

Tipps zur Verwendung der Eisenhower-Matrix

Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Verwendung der Eisenhower-Entscheidungsmatrix berücksichtigen sollten:

Begrenzen Sie die Anzahl der Elemente pro Quadranten: Wenn Sie zu jedem Quadranten der Matrix zu viele Elemente hinzufügen, wird die Matrix möglicherweise zu komplex. Um die Eisenhower-Matrix effektiv für das Zeitmanagement zu nutzen, sollten Sie die Anzahl der Aufgaben auf sieben oder acht beschränken.

Erstellen Sie separate Matrizen für berufliche und persönliche Aufgaben. Während es eine gute Idee ist, die Eisenhower-Methode sowohl für Ihr Privat- als auch für Ihr Berufsleben zu entwickeln, ist es am besten, separate Matrizen zu erstellen, um doppelte Verpflichtungen zu vermeiden. Versuchen Sie, für jede Art von Engagement unterschiedliche Tageszeiten einzuplanen, und bewerten Sie, wie gut das System für Sie funktioniert.

Zweck der Farbcodes: Verwenden Sie Farbcodes für jeden Quadranten. Dies kann Ihnen helfen, zu verstehen, was getan werden muss, indem Sie sich einfach die Matrix ansehen.

Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Aufgabe: Konzentrieren Sie sich immer auf eine Aufgabe, bevor Sie mit der nächsten fortfahren.

Weisen Sie bestimmten Aufgaben bestimmte Zeiten des Tages zu: Sie können jeden Tag eine bestimmte Anzahl von Stunden oder einen bestimmten Zeitraum Aktivitäten in bestimmten Quadranten widmen. Beispielsweise könnten Sie die ersten paar Stunden Ihres Tages damit verbringen, an wichtigen, dringenden Aufgaben im ersten Quadranten zu arbeiten. Sie können auch jede Woche eine bestimmte Anzahl von Stunden für die Arbeit an wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben einplanen.