Wie man schwierige Gespräche mit Mitarbeitern führt • BUOM
Als Vorgesetzter oder Manager liegt es in Ihrer Verantwortung, das Verhalten und die Produktivität der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu überwachen. Manchmal erfüllen Mitarbeiter möglicherweise nicht die Erwartungen des Unternehmens und Sie müssen solche Probleme möglicherweise mit Ihren Mitarbeitern besprechen. Diese Gespräche können schwierig sein, aber sie können auch Chancen für berufliches Wachstum und Weiterentwicklung bieten. In diesem Artikel besprechen wir die Gründe, warum Sie möglicherweise schwierige Gespräche mit Mitarbeitern führen müssen, wie Sie diese Gespräche führen und Tipps, wie Sie diese Gespräche effektiv und produktiv gestalten können.
Gründe für schwierige Gespräche mit Mitarbeitern
Zu den Gründen, warum Sie möglicherweise ein schwieriges Gespräch mit einem Mitarbeiter führen müssen, können verschiedene berufliche Szenarien gehören, wie zum Beispiel:
Schlechte Arbeit
Kollegen streiten
Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien
Unprofessionelles Verhalten
Schlechte Hygiene
Entlassungen
Beendigung
Wie man schwierige Gespräche mit Mitarbeitern führt
Hier sind sechs Schritte, um schwierige Gespräche mit Mitarbeitern zu führen:
1. Planen Sie voraus
Bevor Sie ein schwieriges Gespräch mit einem Mitarbeiter führen, bereiten Sie vor, was Sie sagen werden. Sammeln Sie alle relevanten Daten oder Unterlagen, Mitarbeitererklärungen und Unternehmensrichtlinien, um sie bei der Besprechung zu teilen. Sie können auch eine Zusammenfassung Ihrer wichtigsten Punkte verfassen, um beim Thema zu bleiben und alle notwendigen Informationen abzudecken. Versuchen Sie, Ihr Gespräch mehrmals zu proben, um sich bei der Diskussion sensibler Themen wohler zu fühlen.
2. Planen Sie einen geeigneten Zeitpunkt
Wählen Sie für Ihr Gespräch einen Zeitpunkt, der den Zeitplan des Mitarbeiters weniger stört. Planen Sie beispielsweise kein schwieriges Gespräch direkt vor einer wichtigen Besprechung oder Präsentation ein. Diese Besprechung kann für den Mitarbeiter frustrierend sein. Besprechen Sie daher einen Zeitpunkt, zu dem die Auswirkungen auf Ihr Team möglichst gering sind, beispielsweise am Ende des Tages oder am Ende der Woche.
3. Präsentieren Sie die Fakten
Präsentieren Sie beim Treffen Fakten, die Ihre Position stützen. Vermeiden Sie vage oder subjektive Begriffe, die zu Missverständnissen führen könnten. Zeigen Sie dem Mitarbeiter relevante, messbare Daten, die keinen Raum für Fehlinterpretationen lassen.
4. Hören Sie dem Mitarbeiter zu
Nachdem Sie den Grund für das Treffen besprochen und Ihren Fall dargelegt haben, geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit zur Stellungnahme. Dadurch erhalten Sie eine Vorstellung von der Ursache des Problems. Seien Sie offen für ihren Standpunkt, achten Sie genau auf das, was sie sagen, und klären Sie alle Aussagen, die Sie nicht vollständig verstehen. Hier sind weitere Möglichkeiten, um zu zeigen, dass Sie dem Mitarbeiter aktiv zuhören:
Wiederholen Sie ihre Aussagen in Ihren eigenen Worten, um ihr Verständnis zu überprüfen.
Stellen Sie weitere Fragen, um weitere Informationen zu erhalten
Aufschreiben
Stellen Sie sich zum Beispiel einen Mitarbeiter vor, der ständig zu spät zur Arbeit kommt. Das kann auf ein schlechtes Zeitmanagement hinweisen, aber wenn Sie ihnen die Gelegenheit geben, es zu erklären, sagen sie Ihnen möglicherweise, dass sie jeden Morgen drei Kinder zu drei verschiedenen Schulen bringen müssen. Dies wird Ihnen helfen, die Situation des Mitarbeiters besser zu verstehen, anstatt Details anzunehmen, von denen Sie nichts wissen.
5. Entwickeln Sie einen Plan
Arbeiten Sie mit dem Mitarbeiter zusammen, um nach Möglichkeit einen Aktionsplan zur Lösung des Problems zu erstellen. Bitten Sie den Mitarbeiter, Feedback zu geben und umsetzbare Schritte vorzuschlagen, die er zur Lösung des Problems unternehmen kann. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Konflikt mit einem Kollegen hat, bitten Sie den Mitarbeiter, Schritte zur Lösung des Konflikts vorzuschlagen.
Im Fall des oben erwähnten verspäteten Mitarbeiters können Sie gemeinsam einen neuen Zeitplan erstellen, der für den Mitarbeiter besser funktioniert, indem Sie beispielsweise die Startzeit auf eine halbe Stunde später ändern und die Mittagszeit auf eine halbe statt auf eine Stunde verkürzen So können sie gleichzeitig ihren Arbeitstag beenden.
Sie müssen alle Unternehmensrichtlinien bezüglich dieses Plans befolgen, z. B. hinsichtlich der darin enthaltenen Inhalte und des Zeitplans für die Umsetzung des Plans. Normalerweise sollte Ihr Plan Folgendes umfassen:
Mitarbeitername
Datum
Grund für den Plan
Aktionen mit Fristen
Datum prüft den Planstatus
Ihr Name
Unterschriften aller Anwesenden
6. Dokumentieren Sie das Gespräch
Es ist wichtig, detaillierte Notizen zu machen und alle Gespräche mit Mitarbeitern als Protokoll der Interaktion zu dokumentieren. Dadurch ist sichergestellt, dass es keine Missverständnisse gibt. Anstatt sich auf das Gedächtnis zu verlassen, sorgt eine umfassende Überprüfung Ihres Gesprächs dafür, dass die Informationen organisiert und sachlich bleiben. Diese Dokumentation können Sie der Personalakte des Mitarbeiters hinzufügen.
7. Kontaktieren Sie den Mitarbeiter
Legen Sie einen Termin fest, um mit dem Mitarbeiter zu sprechen und zu sehen, wie er das Gespräch verarbeitet. Sie können fragen, wie sie mit ihrem Aktionsplan vorankommen, und prüfen, ob sie zusätzliche Anleitung oder Ressourcen benötigen. Bieten Sie Ermutigung und Unterstützung und betonen Sie, wie wichtig es ist, die erforderlichen Aufgaben innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens zu erledigen.
Tipps für schwierige Gespräche mit Mitarbeitern
Hier sind Tipps, die Ihnen helfen, ein schwieriges Gespräch mit einem Mitarbeiter zu meistern:
Sprechen Sie so schnell wie möglich
Das Vermeiden eines schwierigen Gesprächs mit einem Mitarbeiter kann die Situation verschlimmern. Vereinbaren Sie schnell eine Besprechung, damit Sie das Problem sofort ansprechen und so schnell wie möglich mit der Arbeit an einer Lösung beginnen können, um etwaige negative Folgen für den Mitarbeiter und andere zu minimieren.
Sei professionell
Behalten Sie auch bei schwierigen Gesprächen mit Mitarbeitern Ihre Professionalität bei. Diese Diskussionen können emotional aufgeladen sein, deshalb ist es wichtig, ruhig zu bleiben und Fakten statt Ihrer Meinung zu vertreten, wenn Sie Ihren Standpunkt darlegen.
Bleib positiv
Wenn Sie ein sensibles oder scheinbar negatives Thema besprechen, versuchen Sie, eine positive Herangehensweise an die Situation anzubieten. Sie können das Meeting beginnen, indem Sie Bereiche erwähnen, in denen der Mitarbeiter herausragende Leistungen erbringt. Sie müssen auch für mögliche Lösungen offen sein, um zu zeigen, dass es einen Weg gibt, voranzukommen.
Personalressourcen einbeziehen
Bitten Sie bei sehr ernsten oder sensiblen Themen den Personalvertreter Ihres Unternehmens, an der Diskussion teilzunehmen. Sie können bei Besprechungen als Zeugen fungieren, Unternehmensrichtlinien überprüfen und bei der ordnungsgemäßen Dokumentation behilflich sein.
Halten Sie das Treffen vertraulich
Teilen Sie die Gründe für Ihr Meeting und die Ergebnisse Ihrer Diskussion nur den Teammitgliedern mit, die davon erfahren müssen. Die Vertraulichkeit von Gesprächen zeigt Respekt und Rücksichtnahme gegenüber dem Mitarbeiter. Dieses Maß an Professionalität kann dazu beitragen, Ablenkungen unter anderen Mitarbeitern zu begrenzen und Gerüchte am Arbeitsplatz zu reduzieren, während Sie das Verhalten vorleben, das Sie von Ihrem Team erwarten.