Wie man Change Management in 5 Schritten misst • BUOM

10. September 2021

Unternehmensleiter verbessern ihre Abteilungen, indem sie Änderungen bewerten und die Ergebnisse in neue Richtlinien integrieren. Change Management ist eine Prozessanalyseübung, die Managern dabei helfen kann, mehr über die Leistung ihrer Abteilung sowohl auf individueller als auch auf organisatorischer Ebene zu erfahren. Das Verständnis des Änderungsmanagements kann Ihnen dabei helfen, Ihre Organisation effektiv zu bewerten und zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir das Änderungsmanagement, einschließlich der Frage, wie Sie Aspekte eines Unternehmens bewerten und wie Sie das Änderungsmanagement messen können.

Was ist Change Management?

Unter Change Management versteht man die Bewertung von Abteilungsstrategien, um die Wirksamkeit aktueller und potenzieller Änderungen zu ermitteln. Abteilungsleiter können diesen Prozess nutzen, um Richtlinien zu überarbeiten, um sie effektiver zu machen, oder um zusätzliche Strategien zur Leistungsverbesserung zu entwickeln. Manager können das Änderungsmanagement auch nutzen, um die Mitarbeiterzufriedenheit, die Einhaltung von Richtlinien und das Bewusstsein für Fristen zu verbessern. Diese Bewertung ist wichtig, da sie den Managern hilft, zu erkennen, welche Richtlinien einen bedeutenden Einfluss auf das System haben und warum.

3 Ebenen des Änderungsmanagements

Es gibt drei verschiedene Ebenen, auf denen Führungskräfte Change Management anwenden können, darunter:

1. Individuelle Leistung

Bei der Bewertung einer Abteilung können sich Manager mit einzelnen Mitarbeitern beraten, um festzustellen, ob diese klare Erwartungen, Arbeitsleistungen und angemessene Fristen haben. Die Auswertung einzelner Leistungsindikatoren kann Managern helfen zu verstehen, welche Richtlinien wirksame Ergebnisse liefern und welche möglicherweise überarbeitet werden müssen. Wenn ein Manager die Prozesseffizienz verbessern möchte, kann die Beobachtung der Mitarbeiter bei ihrer Arbeit dabei helfen, Wege zur Erreichung der Produktivitätsziele zu ermitteln. Manager können Mitarbeiter auch bewerten, um zu verstehen, wie sie auf neue Richtlinien oder verbesserte Arbeitsabläufe reagieren.

Zu den individuellen Methoden zur Leistungsbeurteilung können auch gehören:

• Nutzungsberichte

• Indikatoren für die Umsetzung politischer Maßnahmen

• Einhaltungsberichte

• Engagement der Mitarbeiter

• Qualifikationen messen

• Mitarbeiterbewertungen

• Fehlerprotokolle

• Aufrufe zur Unterstützung

• Verhaltensänderung

• Bewusstsein ändern

• Ergebnisse der Zufriedenheitsumfrage

2. Organisatorische Wirksamkeit

Das Change Management der organisatorischen Leistung untersucht, wie sich bedeutende Änderungen auf die organisatorische Leistung auswirken. Nach Änderungen in den Abteilungen können Manager die Leistung der Organisation bewerten, um die Bewertungen mit den tatsächlichen Ergebnissen zu vergleichen. Die Leistung einer Organisation kann aktuelle und vergangene Key Performance Indicators (KPIs) messen – messbare Ziele, die zeigen, ob die Organisation ihre Geschäftsziele erreicht. Dies kann dem Management dabei helfen, festzustellen, ob die neue Richtlinie zu einer Steigerung der durchschnittlichen Zielerreichung geführt hat.

Weitere Methoden zur Bewertung dieser Art von Leistungsmanagement können sein:

• Einhaltung des Projektplans

• Leistungsverbesserung

• Unternehmerische Bereitschaft zur Veränderung

• Realisierung von Vorteilen

• Fristen

• Ausführungsgeschwindigkeit

• KPI-Anforderungen

3. Effektives Änderungsmanagement

Eine weitere Möglichkeit, die Auswirkungen von Veränderungen auf das Unternehmen zu messen, ist die Bewertung des Change-Management-Teams. Dazu gehört die Analyse vergangener politischer Änderungen, um festzustellen, ob diese Entscheidungen wirksam waren. Während die Analyse der Wirksamkeit des Änderungsmanagements dazu beitragen kann, das Änderungsmanagement in der Zukunft zu verbessern, erfordert die Verbesserung der Richtlinien des Änderungsmanagements die Prüfung sowohl der individuellen als auch der organisatorischen Wirksamkeit, um Ergebnisse zu erzielen.

Zu den Methoden zur Bewertung der Wirksamkeit des Änderungsmanagements gehören:

• Vergleichende Trainingstestergebnisse

• Schulungsteilnahme

• Verfolgen Sie Change-Management-Aktivitäten

• Kommunikationseffizienz

• Leistungsverbesserungen

• Ausführungsplan

• Unternehmerische Bereitschaft zur Veränderung

• Korrektheit der KPI-Messung

Wie man Change Management misst

Berücksichtigen Sie bei der Messung des Änderungsmanagements in Ihrer Abteilung die folgenden fünf Schritte:

1. Definieren Sie Benchmark-Scores

Bevor Sie die Systemleistung bewerten, überlegen Sie, welche Metriken oder Prozesse Sie analysieren möchten. Wenn Sie die Wirksamkeit einer Richtlinie in einer Abteilung bewerten, kann Ihnen das Verständnis der Leistungsindikatoren vor und nach der Implementierung der Richtlinie dabei helfen, Richtlinienänderungen zu erkennen. Wenn Sie das Tempo von Veränderungen in einer Organisation beurteilen, kann es hilfreich sein, Kennzahlen wie die Ausführungsgeschwindigkeit und den KPI-Verlauf zu analysieren.

Auch die Überlegung, welche Aspekte des Unternehmens Sie bewerten, kann dazu beitragen, die Genauigkeit Ihrer Analyse zu verbessern. Das Messen von Daten auf Organisationsebene erfordert möglicherweise nicht dieselben Messungen oder Prozesse wie individuelle Taktiken zur Leistungsverfolgung. Wenn Sie beispielsweise die Leistung Ihrer Mitarbeiter im Rahmen einer neuen Richtlinie bewerten, sind Umfragen und Managerberichte möglicherweise bessere Methoden zum Verständnis der Arbeitsleistung als die Einhaltung von Fristen oder ROI-Berichte.

2. Sammeln Sie Mitarbeiterfeedback

Sobald Sie Ihre Bewertungsmetriken festgelegt haben, beginnen Sie mit dem Sammeln von Mitarbeiterfeedback zu der Änderung. Durch die Erstellung einer unternehmensweiten Umfrage zur Richtlinie können Sie herausfinden, was Teammitglieder über die Änderung denken und wie sie ihre Arbeitsprozesse verbessert hat. Einschließlich subjektiver Fragen wie „Sind Sie mit dieser Änderung zufrieden?“ kann Ihnen dabei helfen, mehr über die Misserfolge oder Vorteile von Veränderungen zu erfahren.

Weitere Beispiele für Fragen, die Sie in Ihrer Umfrage stellen können, sind:

• Hat diese Richtlinie Ihren Arbeitsablauf vereinfacht? Warum oder warum nicht?

• Ist die Richtlinie leicht verständlich?

• Auf einer Skala von eins bis zehn: Wie sehr hat diese Richtlinie Ihre tägliche Arbeit verändert?

• Halten Sie diesen Prozess für notwendig?

• Wie wird sich diese Richtlinie Ihrer Meinung nach in den nächsten drei Jahren auf das Geschäft auswirken, wenn sie sich nicht ändert?

3. Sammeln Sie Datenmetriken

Um ein Änderungsmanagement durchzuführen, sammeln Sie Datenmetriken für die Gruppe oder den Prozess, die Sie bewerten. Die von Ihnen erfassten Datenmetriken variieren je nachdem, welches System Sie untersuchen. Wenn Sie die Leistung von Einzelpersonen oder einer Organisation bewerten, kann das Sammeln von Berichten zu wichtigen Leistungsindikatoren vor und nach einer Richtlinienänderung hilfreich sein. Wenn Sie die Leistung einer Organisation bewerten, sollten Sie darüber nachdenken, Besprechungen mit Führungskräften und Managern zu organisieren, um Daten über Produktivität, einfache Prozesse und Einhaltung von Fristen zu sammeln.

Zu den Kennzahlen, die Sie in dieser Phase sammeln können, gehören:

• Anzahl der Benutzeranmeldungen: Die Auswertung der Anzahl der Benutzeranmeldungen kann Aufschluss darüber geben, ob Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich bei bestimmten Programmen anzumelden, oder ob das aktuelle Anmeldesystem aktualisiert werden muss.

• Umfang der Compliance-Anpassung: Diese Daten können Aufschluss darüber geben, ob eine Abteilung die Richtlinien im Allgemeinen einhält oder nicht. Compliance kann die Wirksamkeit einer Richtlinie oder ihre Verständlichkeit belegen.

• Anzahl der Supportanrufe. Die Analyse der Anzahl der Supportanrufe kann Aufschluss darüber geben, wie häufig Mitarbeiter auf Systemfehler stoßen.

• Prozessmetriken: Der Vergleich der Prozessmetriken für Fehler während einer Richtlinienänderung kann Ihnen zeigen, wie sich die Abteilung an die neue Richtlinie angepasst hat.

• Beschäftigungsquote: Die Bestimmung der Neueinstellungsquote vor und nach einer Richtlinienänderung kann dabei helfen, festzustellen, ob die Änderung neue Einstellungen gefördert hat.

4. Legen Sie optimale Datenmetriken fest

Um Prozessverbesserungen zu bewerten, kann es hilfreich sein, zu definieren, wie optimale Daten aussehen. Wenn Sie die Ergebnisse positiver Veränderungen in der Geschichte Ihres Unternehmens untersuchen, können Sie mehr Informationen darüber erhalten, wie sich Veränderungen auf den Arbeitsplatz auswirken, und eine akzeptable Gruppe von Indikatoren für einen späteren Vergleich bereitstellen. Das Erlernen optimaler Datenmetriken kann auch ein Ziel sein, an dem das Change-Management-Team in Zukunft arbeiten muss.

5. Analysieren Sie Daten und erstellen Sie Aktionspläne

Sobald Sie Daten über Ihre Abteilung oder Organisation gesammelt haben, beginnen Sie mit dem Vergleich der Daten vor und nach der Richtlinienänderung. Wenn Ihr Team nach einer Richtlinienänderung eine schlechte Leistung erbringt, können Sie anhand der Daten ermitteln, warum und welche neuen Änderungen umgesetzt werden können. Wenn Ihr Team nach einer Richtlinienänderung optimale Leistungen erbringt, arbeiten Sie mit dem Änderungsmanagementteam zusammen, um zu dokumentieren, warum die Änderung wirksam war und wie Sie in Zukunft ähnliche Richtlinien erstellen können.