Wie läuft der Beschaffungsprozess ab? (einschließlich Schritte und Typen) • BUOM

3. Januar 2022

Der Beschaffungsprozess kann für den Erfolg und das Wachstum eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein. Ganz gleich, ob Sie Waren oder Dienstleistungen kaufen, prüfen oder Finanzen verwalten, Sie sind Teil des Kaufprozesses. Wenn Sie mehr darüber erfahren, können Sie in Ihrer beruflichen Rolle erfolgreich sein. In diesem Artikel besprechen wir den Beschaffungsprozess, die Schritte, die Sie befolgen können, die Arten und das Management der Beschaffung.

Wie läuft der Beschaffungsprozess ab?

Der Beschaffungsprozess besteht aus einer Reihe von Schritten und Verfahren, mit denen Unternehmen Waren oder Dienstleistungen erhalten. Beschaffungsprozesse sind für Unternehmen wichtig, da sie sich direkt auf Gewinne, Kosten und Einsparungen auswirken können. Unternehmen evaluieren häufig ihre Einkaufsprozesse, um die erforderlichen Anpassungen und Änderungen vorzunehmen, um ihre Geschäftsziele erfolgreich zu erreichen. Das Hauptziel des Beschaffungsprozesses besteht darin, maximale Effizienz und Wert bei der Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen für das Unternehmen zu erreichen.

Phasen des Beschaffungsprozesses

Da Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse und Ziele haben, kann der Beschaffungsprozess variieren. Während die Details im Zusammenhang mit ihrem Beschaffungsprozess variieren können, kann es bei den allgemeinen Schritten einige Gemeinsamkeiten geben. Hier ist eine Liste von 10 Schritten, die ein Unternehmen bei der Erstellung eines Beschaffungsprozesses befolgen kann:

1. Bestimmen Sie die Bedürfnisse des Unternehmens

Unternehmen können zunächst ermitteln, welche Produkte und Dienstleistungen ihre Mitarbeiter benötigen, um ihre Ziele zu erreichen. Sie können sich mit den Mitarbeitern der Geschäftsbereiche beraten, um herauszufinden, welche Waren und Dienstleistungen beim Einkauf für interne Zwecke Vorrang haben sollten. Die Mitarbeiter können außerdem ermitteln, welche Geräte oder Materialien für die Weiterentwicklung profitabler Produkte erforderlich sind. Eine Methode, die sie verwenden können, besteht darin, einen Plan zu erstellen, der Kosten, Rentabilität, Kosten und Zeitaufwand für den Bezug bestimmter Waren und Dienstleistungen umfasst.

2. Priorisieren Sie die Geschäftsanforderungen

Manchmal umfassen die Anforderungen eines Unternehmens mehrere Produkte oder Dienstleistungen. In diesem Fall können Unternehmen Waren und Dienstleistungen priorisieren, um die kostengünstigsten Einkaufsoptionen zu finden. Beispielsweise kann ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung von mehr als einer Abteilung genutzt werden. Sie können auch spezifische Informationen zu den zu kaufenden Artikeln enthalten, einschließlich Artikelnummern oder Informationen darüber, was der Dienst bietet.

3. Senden Sie eine Kaufanfrage

Sobald klar wird, dass ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung benötigt wird, kann das Einkaufsteam eine Kaufanfrage zur Prüfung und Genehmigung an die zuständige Abteilung senden. Einige Unternehmen verfügen möglicherweise über Software zum Einreichen von Kaufanfragen, während andere Unternehmen möglicherweise über einen schriftlichen Anfrage-Workflow verfügen. Während des Überprüfungsprozesses können die Mitarbeiter die Anfrage überprüfen, um sicherzustellen, dass das Budget für den Kauf verfügbar ist. Sie können auch Ihre Bedenken hinsichtlich des Kaufs beurteilen und sicherstellen, dass das Produkt oder die Dienstleistung benötigt wird.

4. Wählen Sie mithilfe der RFQ einen Lieferanten aus

Wenn die Einkaufsabteilung den Kauf genehmigt, erfolgt im nächsten Schritt die Auswahl eines Lieferanten. Das Beschaffungsteam kann dies tun, indem es Angebotsanfragen (RFQs), manchmal auch Angebotsanfragen (RFPs) genannt, herausgibt, die es Lieferanten ermöglichen, eine Interessenbekundung, geschätzte Kosten und die von ihnen bereitzustellenden Waren oder Dienstleistungen vorzulegen. Es ist wichtig, möglichst detaillierte Anfragen zu stellen, damit potenzielle Lieferanten die Bedürfnisse des Unternehmens verstehen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, frühere Lieferanten zu kontaktieren, über die das Unternehmen möglicherweise Aufzeichnungen hat und mit denen bereits bestehende Beziehungen bestehen.

5. Besprechen Sie Preise und Einkaufsbedingungen

Sobald ein Lieferant ausgewählt wurde, kann das Einkaufsteam Vertrags- und Preisverhandlungen mit dem Lieferanten aufnehmen. Dies ist ein wichtiger Teil des Prozesses und kann je nach Anzahl der Punkte, die jede Partei besprechen möchte, unterschiedlich lange dauern. Es kann auch beim Aufbau von Beziehungen hilfreich sein, sei es mit einem neuen Lieferanten oder bei der Aufrechterhaltung einer Beziehung zu einem aktuellen Lieferanten. Das Beschaffungsteam kann sich vor der Genehmigung und Unterzeichnung des Vertrags mit anderen Interessengruppen und Abteilungen treffen.

6. Erstellen Sie eine Bestellanforderung und eine Bestellung

Eine Bestellanforderung (PO) ist ein internes Dokument, das das gekaufte Produkt oder die gekaufte Dienstleistung detailliert beschreibt. Dies erfordert je nach Unternehmen die Genehmigung bestimmter Personen oder Abteilungen. Sobald die PR abgeschlossen ist, kann das Team eine Bestellung (PO) erstellen und an den Lieferanten senden. Eine Bestellung ist ein Dokument, in dem die von einem Unternehmen angeforderten spezifischen Waren oder Dienstleistungen aufgeführt sind, einschließlich aller Bedingungen, die die Parteien während der Verhandlungen vereinbart haben. Bestellungen können per E-Mail, Fax oder Post an Lieferanten gesendet werden.

7. Bewertung von Produkten oder Dienstleistungen

Das Unternehmen hat die Möglichkeit, gekaufte Waren oder Dienstleistungen abhängig davon anzunehmen, ob sie den Vertragsbedingungen entsprechen. Wenn es Probleme mit den Produkten oder Dienstleistungen gibt, können sie sich rechtzeitig an den Lieferanten wenden, um diese zu lösen. Nach Erhalt von Waren oder Dienstleistungen kann das Einkaufsteam Folgendes auf Qualität prüfen:

• Artikel kam in gutem Zustand an

• Teile waren intakt und es fehlten keine Teile

• Der Lieferant hat den Lieferplan eingehalten

• Dienstleistungen erfüllten vertragliche Verpflichtungen

8. Sehen Sie sich Ihre Rechnung an und vergleichen Sie sie

Der Lieferant kann der Einkaufsgruppe oder einer anderen benannten Abteilung eine Rechnung senden. Dieses Team kann die Rechnung mithilfe einer Methode namens „Drei-Wege-Abgleich“ überprüfen, bei der die Rechnung, die Bestellung und die detaillierte Liste des Lieferanten verglichen werden. Sie können auch Waren und Dienstleistungen prüfen, um sicherzustellen, dass alles in gutem Zustand angekommen ist.

9. Zahlung an den Lieferanten leisten

Wenn nach Durchsicht von Rechnung, Bestellung und Kassenbon alles übereinstimmt, kann das Einkaufsteam mit dem Zahlungsvorgang beginnen. Dieser Vorgang und die Zahlungsbedingungen können von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Die Finanzabteilung verarbeitet dann die Zahlung und sendet sie gemäß dem im Vertrag festgelegten Format an den Lieferanten.

10. Speichern Sie alle wichtigen Datensätze

Aus folgenden Gründen ist es wichtig, Aufzeichnungen über die gesamte Dokumentation des Beschaffungsprozesses zu führen:

• Unternehmensprüfung

• Steuerzwecke

• Aufbau von Beziehungen zu Lieferanten

• Zukünftige Einkäufe beim gleichen Lieferanten

• Bessere Preise für zukünftige Einkäufe

• Anerkennung von Lieferanten, die gute Leistungen erbracht haben

• Verfolgen Sie potenzielle Probleme

• Modelle für zukünftige Beschaffungsprozesse

Arten der Beschaffung

Es gibt vier Arten von Einkäufen:

1. Direktkäufe

Beim Direkteinkauf handelt es sich um die Beschaffung von Waren, Materialien oder Dienstleistungen, mit denen ein Unternehmen durch die Herstellung des Endprodukts oder den Weiterverkauf Gewinne erzielen kann. Direktbeschaffungsartikel können Ausrüstung, Hardware, Rohstoffe oder Waren zum Weiterverkauf sein. Zu den Zielen beim Erwerb dieser Artikel gehören der Aufbau dauerhafter Beziehungen zu anderen Unternehmen und Lieferanten sowie ein kontinuierliches Umsatzwachstum.

2. Indirekte Beschaffung

Beim indirekten Einkauf handelt es sich um den Erwerb von Waren, Materialien oder Dienstleistungen, die intern zur Unterstützung des Tagesgeschäfts verwendet werden. Sie können Teammitgliedern bei Produktivität, Reisen und Facility Management helfen. Indirekte Beschaffung kann Outsourcing, Büromaterial, verderbliche Waren, Möbel oder Fahrzeuge umfassen. Zu den Zielen bei der Beschaffung dieser Gegenstände gehören die Schaffung eines reaktionsfähigen Arbeitsumfelds und die Optimierung der Mitarbeiterunterstützung.

3. Beschaffung von Dienstleistungen

Beim Einkauf von Dienstleistungen geht es darum, Dienstleistungen für Menschen zu erhalten. Beispielsweise möchte ein Unternehmen möglicherweise einen externen Marketingdienst für die Kommunikation, Werbematerialien und Öffentlichkeitsarbeit. Zu den Zielen der Inanspruchnahme dieser externen Dienstleistungen kann es gehören, Servicelücken zu schließen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, andere Aufgaben im Zusammenhang mit den Geschäftszielen in Vollzeit zu erfüllen. Unternehmen erhalten möglicherweise ausgelagerte Dienstleistungen für IT-Support, Sicherheit, Kundendienst, Auftragnehmer oder Anwaltskanzleien.

4. Kauf von Waren

Bei der Beschaffung von Waren handelt es sich um den Erwerb physischer Gegenstände, die Fachleute zur Erbringung von Dienstleistungen oder zum Weiterverkauf nutzen können. Beispielsweise könnte ein Unternehmen ein Software-Abonnement für die Nutzung im Büro erwerben. Sie können auch Möbel erwerben, die die Mitarbeiter vorübergehend nutzen und dann als Wiederverkaufsgegenstand weiterverwenden können. Die zu kaufenden Waren können je nach Verwendung und Wert für das Unternehmen direkt oder indirekt erworben werden.

Was ist Beschaffungsmanagement?

Das Beschaffungsmanagement steuert alle Phasen der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Je nach Unternehmen kann dies von einer Einzelperson, einer Gruppe von Einzelpersonen oder Mitarbeitern verschiedener Abteilungen durchgeführt werden. Zu ihren Aufgaben kann die Kommunikation mit externen Lieferanten, der Aufbau kurz- oder langfristiger Beziehungen zu Lieferanten und der Vergleich der Kosten mit den Gewinnen aus Waren und Dienstleistungen gehören, um sicherzustellen, dass das Unternehmen den größtmöglichen Wert erzielt. Abhängig von der Art des Unternehmens verwenden Fachleute Einkaufsmanagement möglicherweise austauschbar mit Einkaufsmanagement oder Beschaffungsmanagement.