Wie läuft der Anforderungserfassungsprozess ab? (mit Beispielen) • BUOM

15. Juli 2021

Eines der wichtigen Elemente des Projektmanagements ist die Kommunikation mit Stakeholdern und die Einbeziehung ihres Feedbacks bei der Entwicklung eines Produkts oder einer Initiative. Manager können verschiedene Methoden nutzen, einschließlich des Anforderungserfassungsprozesses, um während des Prozesses eine Liste mit Zielen und Vorgaben zu erstellen. Das Verständnis des Anforderungserfassungsprozesses kann Ihnen und dem Rest Ihres Projektteams dabei helfen, einen Plan zu erstellen, der auf den Präferenzen der Stakeholder basiert. In diesem Artikel schauen wir uns an, was Anforderungserfassung ist, wer das Verfahren nutzt und welche Vorteile es mit sich bringt, sowie Tipps und Beispiele.

Was ist Anforderungserfassung?

Bei der Anforderungserfassung handelt es sich um den Prozess der Erstellung einer Liste funktionaler, technischer und systematischer Anforderungen von mehreren Projektbeteiligten wie Kunden, IT-Personal, Produktbenutzern oder Lieferanten. Diese Liste könnte wahrscheinlich die Funktionen, Aktivitäten und Aufgaben enthalten, die das Team erfüllen muss, um die Projektziele zu erreichen. Typischerweise sind zwei Arten von Anforderungen zu berücksichtigen: funktionale und nicht funktionale Anforderungen. Zu den funktionalen Anforderungen gehören die Informationen, Interaktionen und Prozesse, die der Kunde anfordert. Nichtfunktionale Anforderungen sind weitere technische und betriebliche Aspekte des Projekts.

Erwägen Sie, den Anforderungserfassungsprozess zu Beginn des Projekts zu starten, um eine effektive Planung und Verwaltung sicherzustellen. Hier sind einige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie mit der Erfassung von Anforderungen beginnen:

• Zeitplanung: Dabei geht es um die Schätzung der Gesamtdauer und des Zeitplans des Projekts. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Anforderungen während des gesamten Projekts effektiv zu planen und sicherzustellen, dass Sie während der gesamten Ausführung vorbereitet sind.

• Personen: Überlegen Sie, wen Sie in das Projekt einbeziehen möchten und welche unterschiedlichen Rollen sie haben könnten. Versuchen Sie herauszufinden, welche individuellen Anforderungen sie haben und wie sie mit dem gesamten Team zusammenarbeiten können.

• Ziele. Die frühzeitige Definition wichtiger Ziele kann Ihnen dabei helfen, Projektanforderungen zu definieren und sicherzustellen, dass das Projekt diese Ziele gezielt berücksichtigt.

Wer nutzt den Anforderungserfassungsprozess?

Projektmanager nutzen den Anforderungserfassungsprozess hauptsächlich, um kritische Projektelemente zu identifizieren und strategische Pläne zu erstellen. Dieser Prozess hilft dem Unternehmen, Gewinne und Kapitalrendite zu steigern, indem er die gewünschten Ergebnisse der Stakeholder für das Projekt berücksichtigt. Erfahrene Projektmanager entwickeln Systeme und Prozesse, um ihre Ressourcen zu nutzen und ihre Abläufe zu optimieren, um ein Projekt innerhalb kurzer Zeit abzuschließen. Das Sammeln von Anforderungen kann ihnen dabei helfen, Prioritäten zu setzen und eine Liste wichtiger Ziele zu erstellen.

Projektmanager können eine Vielzahl von Methoden nutzen, um Anforderungen zu erfassen, darunter:

• Interviews und Fragebögen

• Benutzerbeobachtungen und Geschichten

• Prototyping und Rollenspiel

• Szenarien und Anwendungsfälle

Vorteile der Anforderungserfassung

Die Erfassung von Anforderungen ist besonders nützlich bei Projekten mit begrenztem Umfang oder geringem Budget. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, den Anforderungserfassungsprozess abzuschließen, kann dies letztendlich zu einer höheren Projekteffizienz und einem erfolgreichen Abschluss von Initiativen führen. Zu den zusätzlichen Vorteilen der Anforderungserfassung gehören:

• Erhöhte Kunden- und Kundenzufriedenheit. Indem Sie Stakeholder, wie z. B. Kunden, in die Anforderungserfassungsphase eines Projekts einbeziehen, können Sie Ihren Geschäftsplan auf die Erfüllung ihrer Bedürfnisse und Prioritäten ausrichten. Dies kann zu einer erhöhten Kunden- und Kundenzufriedenheit mit dem Produkt und Ihrem Unternehmen insgesamt führen.

• Schnellere Produktlieferung. Durch das Sammeln von Anforderungen können Sie bei der Projektplanung einen umfassenden Ansatz verfolgen und die effizientesten Methoden zur Herstellung und Lieferung von Produkten an Lieferanten entwickeln.

• Reduzierter Nacharbeitsbedarf: Durch die Anforderungserfassung wird die Notwendigkeit häufiger Nacharbeiten im Entwicklungsprozess reduziert, was Ihren Mitarbeitern Zeit und Energie sparen und zu einer höheren Effizienz und Produktivität führen kann.

• Erhöhtes Vertrauen: Die Berücksichtigung der Präferenzen der Stakeholder kann zeigen, dass Sie ihre Beiträge ernst nehmen und in die Entwicklung eines Produkts investieren, das ihren Zielen entspricht. Dadurch erhöhen Sie ihr Vertrauen in Ihr Unternehmen und die Zufriedenheit mit Ihrem Produkt.

• Effektive Kommunikation: Eine erfolgreiche Anforderungserfassung kann eine schlechte Kommunikation verhindern und sowohl die interne Kommunikation als auch die Gespräche mit Stakeholdern optimieren, sodass sichergestellt wird, dass jeder über die Ziele und Prioritäten eines bestimmten Projekts gut informiert ist.

• Weniger Fehler: Dieser Prozess kann aufgrund seines Schwerpunkts auf Klarheit und Präzision dazu beitragen, Produktfehler zu reduzieren und innovative Funktionen zu schaffen.

Tipps für eine effektive Anforderungserfassung

Als Projektmanager entscheiden Sie sich möglicherweise für den Einsatz verschiedener operativer Tools und Strategien, um eine wichtige berufliche Aufgabe zu erledigen. Berücksichtigen Sie diese Tipps, wenn Sie den Anforderungsprozess für Ihr Projekt durchlaufen:

Setzen Sie sich im Voraus Ziele

Der Hauptzweck dieses Prozesses besteht darin, die Projektziele zu definieren und zusammenzustellen, bevor weitere Schritte durchgeführt werden. Dies kann Ihnen eine Grundlage für zukünftige Entscheidungen geben. Treten im Laufe des Projekts zusätzliche Anforderungen auf, können Sie anhand der von Ihnen auf Basis der Anforderungssammlung erstellten Zielliste feststellen, ob die neu eingeführte Anforderung dem Ziel bzw. der Zielsetzung entspricht.

Dokumentieren Sie Diskussionen und legen Sie Wert auf Transparenz

Möglicherweise arbeiten Sie während des gesamten Projekts mit mehreren Beteiligten zusammen. Um deren individuellen Prioritäten und Anforderungen gerecht zu werden, kann es daher hilfreich sein, jedes Treffen zu dokumentieren. Dies kann Ihnen helfen, sich auf Ihre Projektziele zu konzentrieren und diese in verschiedenen Phasen Ihres Projekts zu überprüfen.

Erwägen Sie zusätzlich zur Dokumentation auch die Weitergabe dieser Dokumente an Stakeholder, damit diese über Ihr Verständnis ihrer Präferenzen nachdenken können. So können sie etwaige Missverständnisse ausräumen und ihre Anforderungen im Vorfeld klären.

Sprechen Sie mit echten Benutzern

Obwohl an Ihrem Projekt möglicherweise viele Interessengruppen beteiligt sind, kann es für Sie hilfreich sein, direkt mit den Personen zu sprechen, die Ihr Produkt verwenden und vertreiben. Diese Benutzer können sich einen besseren Überblick über die Funktionen verschaffen, die implementiert und priorisiert werden müssen. Echte Nutzer verfügen möglicherweise auch über zusätzliche Branchenkenntnisse und können Ihr Produkt mit Ihren Mitbewerbern vergleichen. Auch wenn diese Personen nicht die Hauptentscheidungsträger sind, kann ihr Beitrag zum Erfolg Ihres Projekts beitragen.

Üben Sie aktives Zuhören

Aktives Zuhören kann ein nützliches Instrument sein, um Feedback von Stakeholdern einzuholen und sicherzustellen, dass sie sich respektiert und verstanden fühlen. Zum aktiven Zuhören gehört nicht nur, was jemand sagt, sondern auch, auf seine Körpersprache und seinen Ton zu achten. Diese Vorgehensweise kann es Ihnen auch ermöglichen, potenzielle Annahmen, Wünsche oder unausgesprochene Ziele zu bemerken, die der Stakeholder nicht ausdrücklich erwähnt hat.

Konzentrieren Sie sich auf Produktfunktionen

Produktmerkmale können Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei helfen, Ihre Produkte von der Konkurrenz in der Branche abzuheben. Wenn Sie sich zum ersten Mal mit Stakeholdern treffen und deren Anforderungen auflisten, können Sie Prioritäten setzen und transparent eine Liste dessen erstellen, was für den ersten Start im plausiblen Umfang Ihres Projekts liegt. Durch die Definition, welche Produktfunktionen Sie in das Projekt einbeziehen können, geben Sie den Stakeholdern klare Erwartungen und die Möglichkeit, diese Erwartungen vor der Entwicklung des Produkts zu besprechen oder zu verhandeln.

Bleiben Sie anpassungsfähig

Wünsche und Vorlieben können sich im Laufe des Projekts ändern, und es kann hilfreich sein, flexibel zu bleiben. Ihre Stakeholder können sich beispielsweise mitten im Projekt mit einer neuen Anforderung oder Anfrage an Sie wenden. Wenn Sie dies einplanen, können Sie im Projektplan Zeit für die Verwaltung der Anforderungen einplanen, sodass Sie und Ihr Team Zeit haben, sich anzupassen und Ziele zu ändern. Dadurch kann sichergestellt werden, dass sich Ihr Team weiterhin auf Aktivitäten konzentriert, die den sich ändernden und weiterentwickelnden Anforderungen entsprechen.

Beispiele für die Erfassung von Anforderungen

Hier sind einige Beispiele für Geschäftsszenarien, in denen Projektmanager den Anforderungserfassungsprozess nutzen:

Beispiel 1

North-West Management trifft sich mit seinen Stakeholdern, zu denen ein Team aus fünf Lieferanten, zwei Anwendern und vier IT-Spezialisten gehört. Bob, der Projektmanager, interviewt Lieferanten und stellt den IT-Mitarbeitern Fragebögen zum Ausfüllen zur Verfügung. Anschließend beobachtet er die Benutzer des Produkts und bittet sie um Feedback zu ihren Erfahrungen. Basierend auf diesen Interaktionen erstellen Bob und andere Mitglieder seines Projektteams eine Liste mit Anforderungen, die sie aus Interviews, Fragebögen und Feedback sammeln. Nachdem er diese Liste zusammengestellt hat, vereinbart er ein Treffen mit seinen Stakeholdern, um Transparenz über die Elemente zu gewährleisten, die sein Team in den Projektumfang aufgenommen hat.

Beispiel 2

Das Informationstechnologieunternehmen Somerset Technologies entwickelt eine neue Funktion für sein beliebtes Produkt. Bevor sie mit dem Entwicklungsprozess beginnen, implementiert ihre Projektmanagerin Jill einen Anforderungserfassungsprozess, um die Projektziele zu optimieren. Sie trifft sich mit sechs Stakeholdern, darunter drei Lieferanten, zwei Anwendern und einem Kunden. Nach weiteren Gesprächen stellt Jill jedoch fest, dass ihr einige wertvolle Informationen fehlen, und kontaktiert einen weiteren Interessenvertreter, einen Mitarbeiter, der das Produkt verwendet. Nachdem sie einen Prototyp entwickelt hat, bittet sie die Beteiligten, die neue Produktfunktion im Rollenspiel auszuprobieren und ihr Feedback zu geben.

Während der Feedback-Phase teilen die Stakeholder eine kurze Liste ihrer individuellen Anforderungen an eine neue Produktfunktion mit, basierend auf ihrer Erfahrung, ihren Branchenkenntnissen und ihrem Kundenstamm. Jill und ihr Projektteam erstellen eine Liste mit Zielen basierend auf den Prioritäten der Stakeholder und beziehen sich während des gesamten Produktentwicklungsprozesses darauf. Letztendlich verbessern sie und ihr Team die Kunden- und Kundenzufriedenheit.