Wer sind Verwaltungsdienstleiter? Definition und Fähigkeiten • BUOM
22. April 2021
Verwaltungsdienstleiter nehmen im Tagesgeschäft eines Unternehmens eine wichtige Funktion wahr. Wenn Sie mehr über diese Position erfahren, können Sie entscheiden, ob diese Karriere zu Ihren beruflichen Fähigkeiten und Zielen passt. In diesem Artikel besprechen wir, was Verwaltungsdienstleiter sind, was sie tun und wie man einer wird.
Wer sind Verwaltungsdienstleiter?
Verwaltungsdienstleiter sind Fachleute, die die verschiedenen internen Verwaltungs- und Unterstützungsdienste eines Unternehmens oder einer Organisation beaufsichtigen. Ihre Aufgabe besteht darin, die Routinefunktionen der Verwaltungsdienste zu planen und zu koordinieren, Probleme zu identifizieren, bei der Formulierung von Lösungen zu helfen und neue Ansätze zur Rationalisierung dieser Dienste und zur Verbesserung ihrer Effizienz einzuführen. Einige Branchen verleihen ihren Verwaltungsdienstleitern die Bezeichnung „Business Office Manager“ oder „Facility Manager“.
Was macht ein Verwaltungsleiter?
Der Administrative Services Manager ist dafür verantwortlich, dass das Geschäft reibungslos und effizient läuft. Sie unterstützen die Betriebsumgebung des Unternehmens, indem sie überwachen, was Planung, Wartung und Koordination erfordert. Sie kümmern sich auch um einen Großteil des Papierkrams, der Politik und der Aufsicht im Büro. Einige Verwaltungsdienstleiter tragen auch dazu bei, dass Geschäftsverluste auf ein Minimum beschränkt werden. Dazu kann die Überwachung des Energieverbrauchs, der Produktionsabfälle oder der Personalzeit gehören. Zu den Verantwortlichkeiten können gehören:
Verteilung von Vorräten: Wenn eine Organisation Vorräte benötigt, um die Produktion fortzusetzen, liegt es in der Regel in der Verantwortung des Verwaltungsdienstleiters, diese den einzelnen Unternehmensbereichen zuzuteilen und zu verteilen.
Koordination der Postverteilung. Unternehmen erhalten möglicherweise viele Post pro Tag, und der Verwaltungsdienstleiter muss sicherstellen, dass alle Post am richtigen Ort landet.
Überwachung der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Oftmals überwacht der Verwaltungsdienstleiter die Richtigkeit der Stundenzettel und Lohnzahlungen.
Aufzeichnungen: Unternehmen erstellen oft eine große Menge an Dokumenten, und der Verwaltungsdienstleiter ist oft für die Organisation und ordnungsgemäße Aufbewahrung dieser Geschäftsunterlagen verantwortlich.
Budgetplanung. Abhängig von der Größe des Unternehmens und dem Umfang der Aufgabenbereiche kann ein Verwaltungsdienstleiter für die unternehmensweite Budgetplanung oder die Budgetplanung einzelner Abteilungen verantwortlich sein.
Wartung der Einrichtungen: Der Verwaltungsdienstleiter kann die Wartung physischer Einrichtungen überwachen.
Einstellung und Einarbeitung: Manchmal ist der Verwaltungsdienstleiter für die Einstellung oder Entlassung von Personal für Verwaltungspositionen verantwortlich.
Einhaltung der Regeln. Die Hauptaufgabe des Verwaltungsdienstleiters besteht darin, die Einhaltung aller behördlichen Vorschriften auf kommunaler, Landes- und Bundesebene sicherzustellen.
Fähigkeiten für Verwaltungsdienstleiter
Dieser Job erfordert bestimmte Hard- und Soft Skills, darunter:
Kommunikation. Die Fähigkeit zur klaren Kommunikation ist eine wichtige Fähigkeit für Verwaltungsdienstleiter, da sie typischerweise mit großen Personengruppen arbeiten und komplexe Probleme lösen.
Zuverlässigkeit: Der Administrative Services Manager sorgt für den effizienten Tagesablauf des Unternehmens. Die Arbeitspläne von Verwaltungsdienstleitern müssen zuverlässig sein, da die Mitarbeiter täglich auf ihre Unterstützung bei der Lösung von Problemen am Arbeitsplatz angewiesen sind.
Software: Die meisten Verwaltungsdienstleiter benötigen Erfahrung mit Software wie der Microsoft Office Suite und der Google Docs Editor Suite, da für die Dokumentenverarbeitung und das Führen von Aufzeichnungen Bürocomputer erforderlich sind.
Management: Die Fähigkeit, Mitarbeiter und einzelne Dienste effektiv zu verwalten, kann eine wichtige Fähigkeit für einen Verwaltungsdienstleiter sein.
Logistik. Die Logistik eines Unternehmens kann komplex sein, aber ein Manager für Verwaltungsdienste mit umfassenden Kenntnissen der Unternehmenslogistik kann verstehen, wie die Effizienz verbessert werden kann.
Analyse: Für einen Verwaltungsdienstleiter ist es wichtig, Abläufe analysieren und die Effizienz verbessern zu können.
Liebe zum Detail: Diese Qualität ist für viele Verwaltungsaufgaben wichtig, von der Gehaltsabrechnung über die Führung von Aufzeichnungen bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Arbeitsbedingungen für einen Verwaltungsdienstleiter
Verwaltungsdienstleiter arbeiten möglicherweise 40 Stunden oder mehr pro Woche, normalerweise in einer Büroumgebung. Größere Unternehmen sind oft eher bereit, Verwaltungsdienstleiter als Teil eines größeren Netzwerks von Verwaltungsmitarbeitern einzustellen. Einige kleine Unternehmen stellen jedoch auch Manager für Verwaltungsdienste ein, um die Effizienz, Sicherheit und mehr zu verbessern.
Normalerweise arbeitet ein Verwaltungsdienstleiter in einer Büroumgebung, muss aber möglicherweise auch andere Bereiche des Unternehmens oder entfernte Standorte besuchen, um administrative oder betriebliche Anforderungen zu analysieren. Einige Verwaltungsdienstleiter arbeiten an mehreren Standorten und besuchen jeden Standort nach Bedarf.
Gehalts- und Berufsaussichten
Das durchschnittliche Gehalt für einen Verwaltungsdienstleiter liegt bei ca 57.220 $ pro Jahr. Die Daten des Bureau of Labor Statistics prognostizieren diese Position um 6 % wachsen im nächsten Jahrzehnt. Diese Leistungsprognose ist schneller als der Durchschnitt, der derzeit bei einem Wachstum von 4 % im nächsten Jahrzehnt liegt. Im Jahr 2019 berichtete die BLS, dass es in den Vereinigten Staaten in Hunderten von Branchen mindestens 325.900 offene Stellen als Verwaltungsdienstleiter gab.
Anforderungen an die allgemeine und berufliche Bildung
Es gibt keine besonderen Anforderungen, um Verwaltungsdienstleiter zu werden, es gibt jedoch mehrere typische Ausbildungs- und Erfahrungswege, darunter:
Ausbildung
Ein Verwaltungsdienstleiter verfügt in der Regel über einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Facility Management, Informationsmanagement oder einem ähnlichen Studiengang. Einige Arbeitgeber stellen jedoch Kandidaten mit einem Hochschulabschluss und umfangreicher Berufserfahrung ein.
Die Weiterbildung
Die Position des Administrative Services Manager bringt viel Verantwortung mit sich und Arbeitgeber bevorzugen erfahrene Kandidaten für diese Rolle. Sie können diese Erfahrung machen durch:
Managementerfahrung: Verwaltungsdienstleiter verfügen in der Regel über umfassende Managementerfahrung und ein umfassendes Verständnis der Führungsbedürfnisse des Unternehmens. Typischerweise sammeln Sie diese Art von Erfahrung durch die Arbeit in einer Führungsrolle, was eine Führungsrolle bei einem Projekt oder in verschiedenen Führungspositionen innerhalb eines Büros bedeuten kann.
Verwaltungserfahrung. Auch Verwaltungsleiter müssen Erfahrung in der Wahrnehmung administrativer Aufgaben sammeln. Viele Verwaltungsdienstleiter beginnen ihre Arbeit als Verwaltungsassistenten und erlernen grundlegende Verwaltungsaufgaben, bevor sie höhere Verwaltungspositionen übernehmen.
Zertifizierungen: Professionelle Zertifizierungen können Ihnen bei der Bewerbung um eine Stelle einen Vorteil verschaffen. Mehrere Berufsverbände bieten Zertifizierungsprogramme an, wie zum Beispiel IInternational Facility Management Association (IFMA)das Zertifizierungen im Facility Management anbietet, Institute of Certified Records Managers (ICRM)das Buchhaltungs- und Informationsmanager zertifiziert und ARMA International, das eine Zertifizierung im Informationsmanagement anbietet. Diese Zertifizierungen können einem potenziellen Arbeitgeber als Indikator dafür dienen, dass Sie über die erforderlichen Fähigkeiten für die jeweilige Aufgabe verfügen.
Bitte beachten Sie, dass keines der in diesem Artikel genannten Unternehmen mit Indeed verbunden ist.