Wer ist ein Onboarding-Spezialist? (Definition und Verantwortlichkeiten) • BUOM

19. August 2021

Ein effektives Personalmanagement kann Unternehmen dabei helfen, ihren Mitarbeitern alle Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die sie für den Erfolg benötigen. Onboarding-Spezialisten sind ein wichtiger Teil des HR-Teams und ihre Arbeit stellt Schulungen und Ressourcen für Neueinstellungen bereit, die sich auf den langfristigen Erfolg neuer Mitarbeiter im Unternehmen auswirken können. Wenn Sie mehr über die Rolle des Onboarding-Spezialisten erfahren möchten, ist es hilfreich, sich mit einigen der allgemeinen Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten vertraut zu machen, die mit der Position verbunden sind.

In diesem Artikel definieren wir, was ein Onboarding-Spezialist ist, listen die allgemeinen Verantwortlichkeiten der Rolle auf, bieten eine Liste nützlicher Fähigkeiten und bieten Schulungen für die Rolle an.

Wer ist ein Onboarding-Spezialist?

Ein Onboarding-Spezialist ist ein Personalfachmann, der den letzten Teil des Einstellungsprozesses verwaltet: das Onboarding. Onboarding bezieht sich auf die Methoden, mit denen Unternehmen neue Mitarbeiter in die Belegschaft integrieren, indem sie sie über die bestehenden Praktiken und Abläufe ihrer Organisation informieren. Onboarding-Spezialisten vermitteln neuen Mitarbeitern das Wissen, die Fähigkeiten und die Standards, die sie benötigen, um in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein. Sie arbeiten in erster Linie mit neuen Mitarbeitern zusammen, können aber auch mit anderen Personalvertretern, der Unternehmensleitung und Einstellungsmanagern zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Übergang und erfolgreiche Einstellungspraktiken sicherzustellen.

Was macht ein Onboarding-Spezialist?

Onboarding-Spezialisten übernehmen vielfältige Aufgaben, die je nach Größe ihrer Organisation und der Art des Unternehmens, für das sie arbeiten, variieren können. In der Regel nehmen Anpassungsspezialisten jedoch folgende Aufgaben wahr:

• Erstellen Sie Mitarbeiterressourcen, beispielsweise Mitarbeiterhandbücher.

• Kommunizieren Sie Unternehmensrichtlinien, einschließlich Kleiderordnung, Zeitplan und Parkinformationen.

• Gestaltung von Willkommenspaketen für Mitarbeiter

• Geben Sie Büroführungen und stellen Sie neue Teammitglieder vor

• Behandeln Sie Dokumente wie Steuerdokumente, Mitarbeiterkontakte und Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs).

• Senden Sie relevante Schulungslinks per E-Mail und geben Sie Anmeldeinformationen für Unternehmenskonten an.

• Verbinden Sie neue Mitarbeiter mit IT-Mitarbeitern, die bei der Einrichtung von Hardware und Software helfen können.

• Verwalten Sie alle Dokumente und Materialien, die Mitarbeiter benötigen, um mit der Ausführung ihrer Aufgaben zu beginnen.

• Beantworten Sie neue Einstellungsfragen

• Durchführung von Präsentationen oder Vorführungen für neue Mitarbeiter

• Stellen Sie sicher, dass die Einführungsschulung abgeschlossen ist

• Beantworten Sie Mitarbeiterfragen zu Gehältern, Unternehmensrichtlinien oder Stellenanforderungen

Onboarding-Spezialistenfähigkeiten

Wenn Sie daran interessiert sind, Onboarding-Spezialist zu werden, gibt es viele Fähigkeiten, die Ihnen in dieser Rolle zum Erfolg verhelfen. Hier sind einige Fähigkeiten, die für Sie nützlich sein könnten:

Kommunikation

Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sind für Onboarding-Spezialisten unerlässlich. Da sie für die Schulung neuer Mitarbeiter und die Kommunikation der Unternehmensrichtlinien verantwortlich sind, ist eine klare Kommunikation der Erwartungen äußerst wichtig. Kommunikationsfähigkeiten können Onboarding-Fachkräften bei der schriftlichen Kommunikation wie E-Mails, Handbüchern und Schulungsmaterialien helfen. Es kann ihnen auch bei der mündlichen Kommunikation helfen, beispielsweise bei der Erläuterung von Prozessen, Best Practices und Verfahren.

Eine effektive Kommunikation neuer Mitarbeiter kann einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg der Mitarbeiter bei ihrer Arbeit haben. Die richtige Anleitung und Beantwortung von Fragen kann neuen Mitarbeitern helfen, sich an ihre neue Rolle zu gewöhnen und die Unternehmenskultur zu verstehen.

Kenntnisse im Arbeitsrecht

Auch einige juristische Kenntnisse können denjenigen in dieser Rolle hilfreich sein. Ein grundlegendes Verständnis des Arbeitsrechts kann Onboarding-Spezialisten dabei helfen, Fragen von Mitarbeitern zu ihrer Bezahlung und ihren Leistungen zu beantworten, wichtige rechtliche Änderungen zu kommunizieren und Steuerdokumente ordnungsgemäß zu bearbeiten. Kenntnisse und aktuelle Informationen zum Arbeitsrecht stellen sicher, dass die Onboarding-Verfahren allen geltenden Gesetzen und Richtlinien entsprechen.

Organisation

Organisationsfähigkeiten können Onboarding-Fachkräften dabei helfen, den Fortschritt neuer Mitarbeiter bei der Integration in das Unternehmen zu überwachen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über alle Ressourcen und Kenntnisse verfügen, die sie für den Erfolg benötigen. Da Onboarding-Spezialisten viele Aspekte der Schulung neuer Mitarbeiter verwalten, wie z. B. die Verwaltung der Uniformen, die Bearbeitung von Unterlagen und die Überwachung des Abschlusses von Schulungsmodulen, kann ihnen eine organisierte Organisation dabei helfen, den Überblick über Mitarbeiter zu behalten, die nicht alle Onboarding-Schritte abgeschlossen haben.

Oftmals betreuen Onboarding-Spezialisten das gleichzeitige Onboarding mehrerer neuer Mitarbeiter. Durch die gute Organisation erhält jeder neue Mitarbeiter alle Ressourcen und Unterstützung, die er benötigt.

Soziale Fähigkeiten

Onboarding kann eine sehr soziale Rolle sein. Die Einführung neuer Mitarbeiter in ihre Vorgesetzten und Teams, die Erleichterung der Einarbeitung und die Bereitstellung von Ratschlägen sowie die Unterstützung in der Anfangsphase eines neuen Arbeitsplatzes erfordern möglicherweise soziales Bewusstsein und Kompetenz. Freundliche, kontaktfreudige und positive Fachkräfte können neue Mitarbeiter willkommen heißen und ihnen helfen, sich schneller in ihre Rollen einzuleben.

Professionalität

Da Onboarding-Spezialisten fast ausschließlich mit neuen Mitarbeitern arbeiten, sind sie oft die erste echte geschäftliche Interaktion, die ein neuer Mitarbeiter in seiner neuen Rolle hat. Für Berufstätige ist es wichtig, professionell zu bleiben und einen guten ersten Eindruck vom Unternehmen zu hinterlassen. Indem Onboarding-Spezialisten zugänglich bleiben, können sie ihr Fachwissen nutzen, um neuen Mitarbeitern hochwertige Briefings und Schulungsinformationen bereitzustellen. Ihre Energie und ihr Engagement, Kandidaten zum Erfolg zu verhelfen, sowie ihr Respekt vor deren Privatsphäre können sie zu einer wertvollen Ressource für diejenigen machen, die eine neue Rolle antreten.

Computerfähigkeiten

Auch Computerkenntnisse sind in dieser Rolle wichtig. Fachleute müssen möglicherweise wissen, wie man Folgendes verwendet:

• Dokumente für die Textverarbeitung. Der Einsatz von Textverarbeitungsprogrammen kann bei der Erstellung von Schulungsmaterialien und Tutorials hilfreich sein.

• E-Mail: Onboarding-Experten übermitteln häufig wichtige Einstellungsinformationen, beispielsweise Details zum ersten Tag eines Mitarbeiters, per E-Mail.

• Präsentationsprogramm. Die Fähigkeit, Präsentationen zu entwickeln und zu verwalten, ist eine wichtige Fähigkeit für einen Onboarding-Experten. Computerkenntnisse können ihnen dabei helfen, technische Probleme zu beheben und wirkungsvolle Präsentationen zu halten.

• Unternehmenssoftware. Einige Unternehmen nutzen proprietäre Software, um Schulungsmaterialien auszutauschen und Fortschritte zu verfolgen. Kenntnisse über unternehmensspezifische Software helfen Onboarding-Experten, den Fortschritt der Mitarbeiter zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie jeden Schritt des Onboarding-Prozesses abschließen.

• Scanner und Faxgeräte: Sie benötigen möglicherweise einen Kopierer, um wichtige Dokumente wie Steuerdokumente und Verträge zu scannen.

So werden Sie Onboarding-Spezialist

Wenn Sie daran interessiert sind, sich zum Onboarding-Spezialisten ausbilden zu lassen und die entsprechenden Fähigkeiten zu erwerben, können Sie folgende Schritte unternehmen:

1. Holen Sie sich einen Abschluss

Eine der besten Möglichkeiten, sich auf die Rolle eines Onboarding-Spezialisten vorzubereiten, ist ein Abschluss in Personalmanagement oder einem verwandten Bereich, beispielsweise Kommunikation. Studiengänge vermitteln wichtige Fähigkeiten, die für den Erfolg in dieser Rolle erforderlich sind, und zwar durch Kurse wie Organisationskommunikation, Arbeitsbeziehungen und Personalplanung. Viele Unternehmen verlangen von ihren HR-Experten mindestens einen Bachelor-Abschluss.

2. Bleiben Sie über Branchenveränderungen auf dem Laufenden

Zusätzlich zu Ihrem Abschluss ist es hilfreich, sich regelmäßig über aktuelle arbeitsrechtliche Neuerungen oder Gesetzesänderungen zu informieren. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Ihr Unternehmen immer die neuesten HR-Protokolle und -Richtlinien befolgt. Wenn Sie sich auf kontinuierliches Lernen in diesem Bereich konzentrieren, können Sie ein besserer HR-Experte und eine wertvollere Ressource für Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter werden.

3. Lassen Sie sich zertifizieren

Durch den Abschluss zusätzlicher HR-Zertifizierungen bleiben Sie über Branchenveränderungen und -aktualisierungen auf dem Laufenden. Es kann auch dabei helfen, Ihre Karriere, Ihre Kompetenzen und Ihr Verdienstpotenzial weiterzuentwickeln. HR-Experten stehen zahlreiche Zertifizierungen zur Verfügung, die ihnen dabei helfen können, in ihrer Rolle hervorragende Leistungen zu erbringen. Erwägen Sie die Suche nach Programmen und Kursen, die zu Ihnen und den Anforderungen Ihres Unternehmens passen.

4. Bitten Sie um Feedback

Eine weitere Möglichkeit, Ihr Lernen für diese Rolle zu optimieren, besteht darin, um Feedback zu bitten. Wenn Sie bereits Onboarding-Spezialist sind, sollten Sie darüber nachdenken, Umfragen an diejenigen zu senden, die den Onboarding-Prozess abgeschlossen haben. Das Feedback, das sie geben, kann Ihnen wertvolle Informationen darüber geben, worauf Sie Ihre Schulungsbemühungen konzentrieren sollten.