Welche Rolle spielt ein Veranstaltungsplaner? (Und wie man einer wird) • BUOM

21. Oktober 2021

Menschen, die gerne Partys oder kleine Veranstaltungen veranstalten, könnten an einer Karriere im Gastgewerbe interessiert sein. Hotelfachleute nutzen häufig Kreativität und Multitasking-Fähigkeiten, um ein positives Gästeerlebnis zu schaffen. Wenn Sie an einer Karriere im Gastgewerbe oder im Management interessiert sind, sollten Sie sich über Veranstaltungsplaner informieren. In diesem Artikel besprechen wir die Rolle eines Veranstaltungsplaners, die von ihm eingesetzten Fähigkeiten, die Schritte auf dem Weg zum Veranstaltungsplaner sowie die Gehalts- und Berufsaussichten für die Rolle.

Welche Rolle spielt der Veranstalter?

Die Rolle eines Veranstaltungsplaners besteht darin, für ein Eventmanagement-Unternehmen zu arbeiten, um sowohl öffentliche als auch private Veranstaltungen zu planen, zu verwalten und zu organisieren. Zu diesen Veranstaltungen können Kulturfestivals, Karrieremessen, Kunstausstellungen, Geschäftskonferenzen oder Film- und Musikfeiern gehören. Weitere mögliche Anlässe sind Modenschauen, Produkteinführungen und Spendenaktionen. Veranstaltungsplaner arbeiten in der Regel daran, die Veranstaltungsbedürfnisse der Kunden zu erfüllen, damit diese eine angenehme Zeit verbringen können, während der Veranstalter die wichtigsten Verantwortlichkeiten und Details verwaltet.

Was machen Veranstalter?

Eventorganisatoren können die folgenden Verantwortlichkeiten haben:

• Zielgruppenrecherche, um bedeutende Ereignisse zu finden

• Erstellung und Pflege des Budgets des Kunden

• Finden, Buchen und Organisieren geeigneter Veranstaltungsorte für Veranstaltungen

• Entwickeln Sie Veranstaltungslayouts und -programme, einschließlich der Erstellung von Veranstaltungsbroschüren oder -handbüchern.

• Vermarktung von Veranstaltungen durch Werbung und Zusammenarbeit mit PR-Spezialisten

• Einstellung von Veranstaltungspersonal oder Freiwilligen

• Schulung von Mitarbeitern oder Freiwilligen

• Überwachen Sie den Betrieb während Veranstaltungen und sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Reinigung nach Veranstaltungen.

• Kommuniziert mit Lieferanten, um geeignete Ressourcen für die Veranstaltung bereitzustellen, einschließlich Ton- und Elektroausrüstung, Sicherheit oder Bühnen.

• Erledigung weiterer kleiner Aufgaben für Kunden

• Erledigung administrativer Aufgaben für ihr Unternehmen oder das Unternehmen, für das sie arbeiten

• Einholen von Kundenfeedback nach der Veranstaltung und Berücksichtigung von Verbesserungsvorschlägen

Fähigkeiten als Veranstalter von Veranstaltungen

Veranstaltungsplaner nutzen vielfältige organisatorische und kreative Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass Veranstaltungen, Messen oder Festivals reibungslos ablaufen und die Kunden mit den Ergebnissen zufrieden sind. Hier ist eine Liste der Fähigkeiten, die viele Veranstaltungsplaner nutzen, um Veranstaltungen effektiv zu verwalten, und warum sie wichtig sind:

• Führung: Veranstaltungsplaner nutzen Führungsqualitäten, um alle Aspekte der Veranstaltung zu verwalten und andere Veranstaltungsmitarbeiter und Anbieter anzuleiten. Diese Fähigkeiten sind wertvoll, da sie Veranstaltern dabei helfen können, einen reibungslosen Ablauf von Festivals sicherzustellen und gleichzeitig die Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen.

• Liebe zum Detail: Bei vielen Veranstaltungen geht es um kleine Details und manche Kunden haben möglicherweise spezielle Wünsche. Die Liebe zum Detail hilft Organisatoren oft dabei, sicherzustellen, dass die Veranstaltungsdetails diesen Anforderungen entsprechen, z. B. die Verwendung eines bestimmten Farbschemas für Dekorationen oder die Sicherstellung, dass Lebensmittelverkäufer glutenfreie Zutaten verwenden.

• Zeitmanagement: Veranstaltungsplaner arbeiten in der Regel nach einem strengen Zeitplan, da sie alle Details erfolgreich organisieren und die Anforderungen der Veranstaltung erfüllen müssen, bevor sie stattfindet. Diese Fähigkeiten können Organisatoren dabei helfen, Kunden zufrieden zu stellen und Fristen einzuhalten.

• Zwischenmenschliche Beziehungen: Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten helfen Veranstaltungsplanern in der Regel dabei, mit Menschen und Organisationen zu kommunizieren, um Bedürfnisse und Lösungen für Kundenanfragen zu ermitteln und Aspekte der Veranstaltung zu organisieren und zu koordinieren. Dazu können Kunden, Lieferanten, Veranstaltungspersonal und andere Mitarbeiter des Unternehmens gehören.

• Zusammenarbeit: Viele Veranstaltungsplaner arbeiten mit Kunden, Marketingspezialisten und anderen Mitarbeitern des Unternehmens zusammen, um entweder bestimmte Verantwortlichkeiten zu teilen oder gemeinsam an der Erreichung bestimmter Ziele zu arbeiten. Fähigkeiten zur Zusammenarbeit können Organisatoren dabei helfen, Ziele schneller zu erreichen oder Beziehungen zu Kollegen aufzubauen.

• Multitasking: Bei der Vorbereitung auf Veranstaltungen müssen in der Regel viele Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden. Daher können Multitasking-Fähigkeiten Veranstaltungsplanern dabei helfen, Aufgaben oder Ziele effektiv zu planen und zu verwalten und gleichzeitig Stress zu minimieren. Multitasking-Fähigkeiten können Veranstaltungsplanern auch dabei helfen, die Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten, indem sie bestimmte Aufgaben priorisieren und sich außerhalb der Arbeitszeit Zeit für Entspannung nehmen.

• Verhandlung: Organisatoren können im Umgang mit Lieferanten, Dekorateuren oder Kunden Verhandlungsgeschick einsetzen, um bei einer Veranstaltung das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen, beispielsweise bei der Verhandlung über den Preis des Veranstaltungsortes oder die Kosten für das Catering. Sie können auch Verhandlungsgeschick nutzen, um Manager, Führungskräfte oder andere Teammitglieder davon zu überzeugen, bestimmte Chancen wie Partnerschaften oder Geschäftsabschlüsse zu verfolgen.

So werden Sie Eventveranstalter

Hier ist eine Liste von Schritten, die Ihnen dabei helfen, Ihre Karriere als Veranstaltungsplaner voranzutreiben:

1. Erwerben Sie einen Bachelor-Abschluss

Die meisten Event-Management-Unternehmen verlangen von ihren Planern einen Bachelor-Abschluss in Hospitality Management. Einige Unternehmen akzeptieren möglicherweise Kandidaten mit Abschlüssen in verwandten Bereichen wie Öffentlichkeitsarbeit, Wirtschaft, Marketing oder Kommunikation. Wenn Sie einen dieser Schwerpunkte belegen, kann es auch für Sie von Vorteil sein, einen entsprechenden Schwerpunkt zu wählen, damit Sie nach Ihrem Abschluss Kenntnisse aus ähnlichen Bereichen in Ihrer Karriere anwenden können. Beispielsweise könnte ein Hauptfach Hotelmanagement gut mit einem Nebenfach Betriebswirtschaftslehre oder Öffentlichkeitsarbeit kombiniert werden. Die Beurteilung Ihrer Karriereziele kann Ihnen auch bei der Entscheidung zwischen den Hauptfächern helfen.

Die Anforderungen an die Ausbildung variieren häufig von Unternehmen zu Unternehmen. Daher ist es wichtig, die einzelnen Stellenbeschreibungen zu prüfen, bevor Sie sich auf eine Stelle bewerben. Einige Organisationen akzeptieren möglicherweise anstelle eines Abschlusses einschlägige Erfahrung oder eine Hochschulausbildung für eine Einstiegsposition als Veranstaltungsplaner. Für einige Karrieremöglichkeiten sind jedoch möglicherweise tatsächliche Diplome oder Abschlüsse erforderlich. Das heißt, wenn Sie in einem Unternehmen vorankommen möchten, sollten Sie zunächst einen Bachelor-Abschluss in Betracht ziehen.

2. Erwägen Sie ein Praktikum

Einige angehende Veranstaltungsplaner entscheiden sich für ein Praktikum, um Erfahrungen zu sammeln. Einige Universitäten bieten im Rahmen ihrer Studiengänge möglicherweise Praktikumsmöglichkeiten an, oder Sie möchten möglicherweise nach einem Praktikum außerhalb der Hochschule suchen. Praktika vermitteln Studenten oder Absolventen häufig grundlegende Erfahrungen in der Hotelbranche und können Ihre Erfahrungen in Ihrem Lebenslauf präsentieren. Sie können Ihnen auch die Jobsuche erleichtern, da einige Praktika zu einer Festanstellung bei einem Eventplanungsunternehmen führen.

3. Sammeln Sie Berufserfahrung

Wenn Sie sich nach Ihrem Abschluss stattdessen für eine Jobsuche entscheiden, sollten Sie darüber nachdenken, zunächst andere Positionen im Gastgewerbe anzunehmen. Dies kann zukünftigen Arbeitgebern von Eventmanagement-Unternehmen zeigen, dass Sie über allgemeine Branchenkenntnisse und Erfahrung verfügen. Sie können auch Erfahrungen sammeln, indem Sie zunächst kleinere Veranstaltungen koordinieren, beispielsweise lokale Non-Profit-Events. Arbeitgeber von Veranstaltungsplanern suchen in der Regel nach Kandidaten mit zwei bis fünf Jahren Erfahrung, bevor sie sie in Betracht ziehen.

Neue Veranstaltungsplaner übernehmen mit zunehmender Erfahrung oft mehr Verantwortung. Viele Unternehmen bieten eine berufsbegleitende Ausbildung an, die Ihnen auch dabei helfen kann, sich an den Job und seine Anforderungen anzupassen. Sobald Sie eine Stelle bei einem Event-Management-Unternehmen bekommen, können Sie vom Programmkoordinator zum Meeting-Manager aufsteigen und schließlich eine Führungsposition erreichen. Der berufliche Aufstieg dauert in der Regel Jahre.

4. Lassen Sie sich zertifizieren

Viele Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern keine Zertifizierungen, bevor sie sich auf eine Stelle bewerben. Einige Arbeitgeber bevorzugen jedoch Kandidaten mit Zertifizierungen gegenüber anderen. Zertifizierungen zur Veranstaltungsplanung können Kandidaten dabei helfen, zukünftige Jobs zu finden und ihre Fähigkeiten zu verbessern. Einige Veranstaltungsplaner entscheiden sich dafür, Zertifizierungen speziell für ihr Fachgebiet zu erwerben, beispielsweise für die Planung von Hochzeiten oder Konferenzen.

Ein Beispiel für eine wertvolle Zertifizierung ist „Certified Special Events Professional“. Diese Zertifizierung richtet sich an Veranstaltungsprofis mit drei bis fünf Jahren Erfahrung, die Fachwissen und Fähigkeiten für besondere Veranstaltungen nachweisen. Um dieses Zertifikat zu erhalten, legen die Teilnehmer eine Abschlussprüfung ab. Zu den Testthemen können gehören:

• Industriestandards oder -verfahren

• Veranstaltungsplanungsprozesse

• Marktkenntnisse

• Notwendige Fähigkeiten zur Organisation von Veranstaltungen

5. Erwägen Sie einen Master-Abschluss

Wenn Sie Ihr eigenes Event-Management-Unternehmen gründen möchten, können Sie einen Master-Abschluss in einem Hauptfach wie Betriebswirtschaft oder Gastgewerbe anstreben. Viele Menschen gründen ihr eigenes Unternehmen, ohne einen Master-Abschluss zu erwerben, aber dies bereitet Sie möglicherweise besser auf den betriebswirtschaftlichen Aspekt der Eventproduktion vor. Beispielsweise umfasst ein MBA häufig Kurse in den Bereichen Geschäftsstrategie, Betriebsmanagement, Finanzen, Buchhaltung und Personalwesen. Bewerten Sie Ihre Karriereziele, bevor Sie sich für ein Programm entscheiden. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie gut genug vorbereitet sind, um ein eigenes Unternehmen zu gründen, ist es möglicherweise nicht erforderlich, einen Hochschulabschluss anzustreben.

6. Lernen Sie weiter und verbessern Sie Ihre Fähigkeiten

Es ist wichtig, an Ihren Fähigkeiten zu arbeiten und über aktuelle Branchenpraktiken auf dem Laufenden zu bleiben, auch wenn Sie bereits Veranstaltungsplaner sind, damit Sie Ihren Kunden weiterhin den besten Service bieten können. Es kann Ihnen auch dabei helfen, über aktuelle Markttrends oder die Aktionen der Wettbewerber auf dem Laufenden zu bleiben. Einige Organisationen bieten sogar Meisterkurse oder Seminare zur beruflichen Weiterentwicklung an, um Hotelfachleuten bei der Weiterentwicklung ihrer Fähigkeiten zu helfen.

Gehälter und Berufsaussichten für Veranstalter

Veranstalter, einschließlich Veranstalter, 38.608 $ pro Jahr. Die Gehälter können je nach Erfahrung, Ausbildung, Zertifizierungen und geografischem Standort variieren. Das Büro für Arbeitsstatistik prognostiziert, dass die Arbeitsplätze im Veranstaltungsmanagement bis 2030 um 18 % wachsen könnten, viel schneller als das durchschnittliche Beschäftigungswachstum für alle Berufe.