Welche Löhne werden gezahlt? Definitionen und Beispiele • BUOM

29. April 2021

Das Verständnis der zu zahlenden Löhne hilft Ihrem Buchhaltungsteam, Gehälter und lohnbezogene Ausgaben zu verfolgen. Wenn Sie die zu zahlenden Löhne berechnen können, können Sie dazu beitragen, dass die Menschen pünktlich und in der Höhe bezahlt werden, die sie benötigen. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie wissen, wie sich die geschuldeten Löhne von den entsprechenden Lohn- und Gehaltsabrechnungsbedingungen unterscheiden, können Sie Buchhaltungsfehler vermeiden und Ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess unterstützen.

In diesem Artikel besprechen wir die Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung und erklären, wie man die Nachzahlung richtig berechnet.

Was ist Gehalt?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Art Buchungsjournaleintrag, der beschreibt, wie viel ein Unternehmen seinen Mitarbeitern schuldet. Buchhalter oder Manager erfassen die zu zahlenden Löhne, wenn sie die Gehälter ihrer Mitarbeiter zahlen müssen, das Geld aber noch nicht ausgezahlt haben. Da die Mitarbeiter für ihre Arbeit bezahlt werden, erhöht sich der Lohn entsprechend ihrem Verdienst. Wenn sie ein Gehalt beziehen, wird das Gehalt um diesen Betrag gekürzt.

Buchhaltungsfachleute erfassen die Verbindlichkeiten ihres Unternehmens oder ihrer Kunden in der Regel auf einem Passivkonto, wo sie den Überblick über die Schulden behalten. Gutschriftseinträge erhöhen den Gesamtlohnsaldo, der an das Unternehmen zu zahlen ist, während Sollbuchungen den Gesamtlohnsaldo, der an das Unternehmen zu zahlen ist, verringern. In der Regel erfassen Sie die am Ende des Abrechnungszeitraums eines Unternehmens zu zahlenden Löhne und Gehälter, um eine genaue Darstellung der Finanzen des Unternehmens zu gewährleisten.

Warum müssen Unternehmer sich mit der Gehaltsabrechnung auskennen?

Führungskräfte und Buchhaltungsfachleute müssen wissen, wie hoch ihre Gehälter sind, damit sie ihre Mitarbeiter pünktlich bezahlen und innerhalb ihres Budgets arbeiten können. Es gibt mehrere Gründe, warum ein Unternehmen einem Mitarbeiter bis zum Ende des Berichtszeitraums möglicherweise nicht den vollen Lohnbetrag auszahlt, was zu Lohnrückständen führt. Zu den häufigsten Gründen, warum Unternehmen unbezahlte Löhne verzeichnen, gehören:

• Der Berichts- oder Abrechnungszeitraum unterscheidet sich von den Zahlungszyklusdaten.

• Das Unternehmen beschäftigt hauptsächlich Leiharbeiter.

• Führungspositionen im Unternehmen bringen hohe Gehälter mit sich, die erhebliche Auswirkungen auf das Budget haben.

• Der ehemalige Mitarbeiter erhielt während seiner Tätigkeit im Unternehmen nicht sein volles Gehalt.

Zu zahlende Löhne versus Lohnkosten

Zu zahlende Löhne und Lohnkosten sind ähnliche Konzepte, spielen jedoch in der Buchhaltung unterschiedliche Rollen. Die Lohnkosten sind der Betrag, den ein Arbeitnehmer als Lohn erhält. Nachzahlung bezieht sich nur auf die Höhe des Lohns, den der Arbeitgeber noch nicht an die Arbeitnehmer ausgezahlt hat. Während sich die Lohnkosten abhängig von den Finanztransaktionen zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern ändern, bleiben die Lohnkosten unabhängig von den Zahlungen des Unternehmens an die Mitarbeiter gleich. Die meisten Unternehmen erfassen die Lohnkosten in der Regel zu Budgetierungszwecken in Spesenkonten und verfolgen gleichzeitig die zu zahlenden Löhne in einem separaten Buch.

Gehalt auf periodengerechter Basis

Buchhaltungsfachkräfte müssen die zu zahlenden Löhne nur dann erfassen, wenn ihre Abteilung oder ihr Kunde ihre Konten mit periodengerechter Buchführung führt. Periodenrechnung bedeutet, dass ein Unternehmen alle Einnahmen und Ausgaben erfasst, sobald sie anfallen, auch wenn die Mitarbeiter ihr Gehalt erst zu einem späteren Zeitpunkt erhalten.

Wenn ein Unternehmen die Periodenrechnung anwendet, stimmen die aufgelaufenen Ausgaben manchmal nicht mit den tatsächlichen Ausgaben überein, nachdem sie vom Unternehmen bezahlt wurden. Dies bedeutet, dass die aufgelaufenen Lohnkosten und die zu zahlenden Löhne möglicherweise nicht immer gleich hoch sind. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter unerwartet kündigt, können die aufgelaufenen Lohnkosten des Unternehmens von den zu zahlenden Löhnen abweichen. Dies liegt daran, dass das Unternehmen möglicherweise sein volles Gehalt für einen Lohnzeitraum erfasst hat, in dem es vor der Kündigung nur einen Bruchteil seines normalen Gehalts verdiente.

So spiegeln Sie Lohnrückstände wider

So dokumentieren Sie die zu zahlenden Löhne in Ihren Büchern:

1. Verwenden Sie die richtigen Konten

Um den Überblick zu behalten, ist es wichtig, die Gehaltsabrechnungsinformationen im richtigen Teil des Hauptbuchs Ihres Unternehmens zu erfassen. Manager und Buchhaltungsfachleute erfassen häufig sowohl die zu zahlenden Löhne als auch die aufgelaufenen Löhne auf dem Bilanzkonto für kurzfristige Verbindlichkeiten. Zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten können auch die Krankenversicherung der Mitarbeiter sowie staatliche und bundesstaatliche Einkommenssteuern gehören. Die Spalten sollten das Datum, eine Beschreibung der Verpflichtung, ob das Geld abgebucht oder gutgeschrieben wurde und den Gesamtbetrag enthalten.

2. Finden Sie die aufgelaufenen Gehaltskosten heraus

Um herauszufinden, wie viel ein Unternehmen seinen Mitarbeitern schuldet, muss es zunächst ermitteln, wie viel Geld jeder Mitarbeiter verdient hat. Berechnen Sie die aufgelaufenen Lohnkosten oder den Betrag, den Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern auf der Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden und ihres Lohnsatzes voraussichtlich zahlen wird. Tragen Sie diese Zahl in die Kreditspalte ein, um zu zeigen, dass es sich um den ausstehenden Betrag handelt.

3. Erfassen Sie abgeschlossene Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Als nächstes ermitteln Sie, wie viel das Unternehmen seinen Mitarbeitern bereits gezahlt hat. Wenn der Arbeitgeber einen Teil des aufgelaufenen Lohns gezahlt hat, tragen Sie diese Zahl in die Soll-Spalte ein. Wenn der Arbeitgeber beispielsweise die Hälfte des erwarteten Einkommens des Arbeitnehmers in Höhe von 5.000 US-Dollar für den Zahlungszeitraum im Voraus gezahlt hat, schreiben Sie 2.500 US-Dollar in die Soll-Spalte, um anzuzeigen, dass Sie diesen Betrag bereits gezahlt haben.

4. Berechnen Sie den zu zahlenden Lohn

Berechnen und erfassen Sie die Gesamtbeträge für die Soll- und Habenspalten. Wenn die Soll- und Habensummen übereinstimmen, hat das Unternehmen derzeit keine Lohnschulden. Wenn die Summe in der Spalte „Guthaben“ höher ist als die Summe in der Spalte „Soll“, subtrahieren Sie die Gesamtbelastung von der Gesamtgutschrift. Die Differenz zwischen den beiden Summen stellt den fälligen Lohn bzw. den Betrag dar, den das Unternehmen derzeit an Löhnen schuldet. Ist die Gehaltsabrechnung des Unternehmens höher, bedeutet das, dass das Unternehmen seinen Mitarbeitern zu viel bezahlt hat.

5. Aktualisieren Sie die Bücher nach der Abrechnungsperiode.

Nachdem Arbeitgeber ihre Mitarbeiter bezahlt haben, aktualisieren Sie die Buchhaltungsunterlagen, um den neuen Saldo der nicht gezahlten Löhne widerzuspiegeln. Durch die regelmäßige Aktualisierung der zu zahlenden Löhne unter Berücksichtigung der Gehaltsschecks wird sichergestellt, dass das Unternehmen über eine genaue Aufzeichnung vergangener und zukünftiger Lohnzahlungen verfügt.

6. Vergessen Sie nicht, Bargeld zu erfassen

Wenn ein Unternehmen oder ein Kunde einen Teil des Gehalts eines Mitarbeiters in bar zahlt, müssen Sie diesen Betrag unbedingt in Ihre Berechnungen einbeziehen. Barzahlungen sollten in die Soll-Spalte aufgenommen werden, da sie einen Rückgang der Schulden des Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern widerspiegeln. Sammeln Sie Quittungen für alle Barzahlungen, damit Sie nachweisen können, dass das Unternehmen den Mitarbeiter bezahlt hat.

Beispiele für Tagebucheinträge

Hier finden Sie einige Beispiele für Lohnbuchhaltungseinträge.

Beispiel 1

Der Berichtszeitraum von Crestwood Dentistry endet am 30. Juni und der Lohn- und Gehaltsabrechnungszeitraum endet am 15. Juli. Zum 30. Juni schuldete Crestwood Dentistry seinen Mitarbeitern einen Lohn in Höhe von 10.000 US-Dollar. Die am 30. Juni aufgezeichneten Informationen werden wie folgt aussehen:

*Datum****Beschreibung**Gutschrift**Soll* *30.06.Gehalt*
10.000 $ 6/30Gehalt 10.000 $

Beispiel 2

Ein Mitarbeiter des Pleasant Cafés kündigt unerwartet am 1. Februar. Der Abrechnungszeitraum für Pleasant Cafe ist der 15. eines jeden Monats, sodass der Mitarbeiter für die 10 Werktage vom 16. bis 31. Januar noch keine Zahlung erhalten hat. Mitarbeiter erhalten in der Regel während jeder monatlichen Lohnperiode einen Lohn von 4.000 US-Dollar, sodass das Unternehmen dem ausscheidenden Mitarbeiter die Hälfte dieses Betrags schuldet. Die am 1. Februar aufgezeichneten Informationen sehen folgendermaßen aus:

*Datum****Beschreibung**Gutschrift**Soll* *2/1Gehalt*
2.000 $2/1Gehalt** 2.000 $

Beispiel 3

Redtech Solutions schuldet für Oktober insgesamt 50.000 US-Dollar an Lohnkosten. Redtech Solutions zahlt am 31. Oktober 20.000 US-Dollar dieser gesamten Lohnkosten, was bedeutet, dass die verbleibende Gesamtlohnsumme 30.000 US-Dollar beträgt. Die am 31. Oktober aufgezeichneten Informationen sehen folgendermaßen aus:

*Datum****Beschreibung**Gutschrift**Soll* *31.10. Gehaltsausgaben*
50.000 $10/31 in bar** 20.000 $

31.10. Gehaltszahlbar: 30.000 $