Welche Aufgaben hat ein Eventmanager? (Plus Jahresgehalt) • BUOM

14. April 2022

Beim Eventmanagement geht es um die Koordinierung von Abläufen vor und während Veranstaltungen wie Hochzeiten, Konferenzen oder großen Meetings. Veranstaltungsplaner verfügen über vielfältige Fähigkeiten, die ihnen bei der Organisation, Ausrichtung und Verwaltung von Kunden- und Firmenveranstaltungen helfen. Wenn Sie über eine Karriere im Eventmanagement nachdenken, kann Ihnen das Verständnis der erforderlichen Fähigkeiten bei der Entscheidung helfen, ob diese Karriere das Richtige für Sie ist. In diesem Artikel definieren wir, was ein Eventmanager ist, erklären, was er tut, diskutieren den Unterschied zwischen einem Eventmanager und einem Eventplaner und teilen die Berufsaussichten und das Gehalt dieses Berufs.

Was ist ein Eventmanager?

Ein Eventmanager plant und organisiert Werbe-, Gesellschafts- und Firmenveranstaltungen, darunter Seminare, Konferenzen, Ausstellungen, Partys und Firmen-Incentive-Reisen. Sie steuern den gesamten Prozess, von der ersten Planungsphase bis zur Durchführung der Veranstaltung und der Analyse ihrer Ergebnisse. Sie sorgen für den Erfolg der Veranstaltung und können auch Lösungen für Probleme finden, die während der Veranstaltung auftreten.

Aufgaben eines Eventmanagers

Hier sind die Aufgaben eines Eventmanagers:

Forschung und Zielsetzung

Unabhängig davon, ob Sie als Ihr eigener kommerzieller Eventmanager arbeiten oder eine Eventmanagementfirma besitzen, die mit einer Vielzahl von Kunden zusammenarbeitet, besteht der erste Schritt darin, den Zweck Ihrer Veranstaltung zu definieren und ihre Realisierbarkeit zu analysieren. Hier sind einige Dinge, die Veranstaltungsplaner mit ihren Teams und Kunden besprechen können:

• Kommerzielle Veranstaltungen. Eventorganisatoren können damit beginnen, zu verstehen, welches Produkt oder welche Dienstleistung der Kunde bei dieser Art von Veranstaltung auf den Markt bringt. Anschließend können sie besprechen, wie man das neue Produkt oder die neue Dienstleistung am besten auf den Markt bringt und die Besucher darüber aufklärt.

• Fundraising für gemeinnützige Organisationen. Eventorganisatoren können besprechen, wie viel Geld gesammelt werden muss und wie die Organisation dieses Ziel erreichen kann. Sie können auch beschließen, dass die Veranstaltung in Verbindung mit einer neuen Ausstellung stattfinden soll.

• Preisverleihungen: Veranstaltungsmanager können dabei helfen, zu bestimmen, welche Speisen und Getränke zu welcher Zeit während der Zeremonie verfügbar sein werden. Sie können auch dabei helfen, die Reihenfolge und Aufstellung der Redner festzulegen.

• Gesellschaftliche Veranstaltungen: Eventmanager können dabei helfen, die Einzelheiten gesellschaftlicher Veranstaltungen zu planen, je nachdem, wie formell sie sind. Dies können sie erreichen, indem sie entscheiden, welche Musik angemessen ist und welche Kleiderordnung Besucher erwarten sollten.

Bei jeder Art von Veranstaltung umfasst dieser erste Schritt die Beurteilung der Durchführbarkeit der Veranstaltung, einschließlich der Festlegung des Budgets für die Veranstaltung und der Feststellung, ob es den Zielen der Veranstaltung entspricht. Beispielsweise könnte eine gemeinnützige Gruppe feststellen, dass ihr die finanziellen Mittel für die Ausrichtung einer Galaveranstaltung fehlen. Die Gruppe kann die Veranstaltung um ein Jahr verschieben und stattdessen ein kleines, preiswertes Abendessen mit einer Spendenkomponente veranstalten.

Auswahl eines Themas und Designs

Eventmanager können bei der Auswahl von Themen und Designs für verschiedene Arten von Veranstaltungen behilflich sein, um etwas zu schaffen, das am besten zum Ton und zu den Zielen der Veranstaltung passt. Bei Galas und anderen dramatischeren Aufführungsveranstaltungen können sie eine kreativere Rolle übernehmen, einschließlich der Farb-, Ton- und Lichtplanung. Bei professionellen Veranstaltungen liegt ihr Schwerpunkt möglicherweise auf der Planung und Durchführung von Workshops, der Gestaltung von Markenbeschilderungen und der Auswahl geeigneter Redner.

Veranstaltungen einrichten

Nach der Planungsphase können sich Eventmanager und ihr Team konkreten Details zuwenden. Diese Phase macht den Großteil des Veranstaltungsplanungsprozesses aus und kann je nach Art der Veranstaltung Folgendes umfassen:

• Auswahl von Veranstaltungsorten, Lieferanten, Referenten und Künstlern und Abschluss ihrer Verträge

• Entwicklung einer Website oder Anwendung für eine Veranstaltung

• Erstellen Sie Umfragen nach der Veranstaltung

• Versenden von Einladungen an Gäste und Durchführen von Social-Media-Kampagnen

• Schulung des Veranstaltungspersonals

• Vorbereitung wichtiger Unterlagen für die Veranstaltung

• Überprüfung der Internet- und Mobilfunkkommunikation der Veranstaltung

• Organisation von Transport- und Reinigungsdiensten

• Herstellung von Geschenktüten und Werbesouvenirs

Veranstaltungsdurchführung

Während der Veranstaltung sorgen die Verantwortlichen dafür, dass alles nach Plan läuft und auch unerwartet auftretende schwierige Situationen gemeistert werden. Sie können Dinge wie die Anordnung von Tischen und Stühlen, Tafelaufsätzen, Bühnen, Buffets und Podien überwachen. Sie können die Technologie auch testen, um sicherzustellen, dass sie funktioniert, und Gästeservices anbieten. Veranstalter stellen außerdem sicher, dass Redner und Künstler über alles verfügen, was sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Kommunikation nach der Veranstaltung

Eventmanager können nach der Veranstaltung Feedback von Teilnehmern, Freiwilligen, Kunden und Teammitgliedern sammeln. Dieser Prozess beginnt damit, dass Veranstalter die Reaktionen der Gäste einschätzen, mit den Teilnehmern sprechen und den Gästeservice bei etwaigen Problemen weiterverfolgen. Sie können auch einige Tage später nach der Veranstaltung eine Umfrage senden, um weitere Antworten zu erhalten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Eventmanager und einem Eventmanager?

Ein Veranstaltungsplaner ist in der Regel die Person, die für alle Aktivitäten im Vorfeld einer Veranstaltung verantwortlich ist. Veranstaltungsplaner planen und organisieren die Veranstaltung, indem sie ein Thema und einen Ort auswählen, ein Budget entwickeln, Caterer engagieren, den Transport organisieren und Einladungen erstellen. Ein Eventmanager überwacht in der Regel alle Aspekte der Veranstaltung von Anfang bis Ende, einschließlich des Planungsprozesses, umfasst aber auch die Durchführung der Veranstaltung und die Details nach der Veranstaltung.

Fähigkeiten als Eventmanager

Hier sind einige Fähigkeiten, über die Veranstaltungsplaner normalerweise verfügen:

• Organisation: Veranstaltungsmanager nutzen organisatorische Fähigkeiten, um den Überblick über Veranstaltungsdetails, einschließlich Aufgaben, Zeitpläne und Anbieter, zu behalten. Sie nutzen ihr Organisationstalent auch, um Aufgaben an Teammitglieder zu delegieren.

• Kommunikation: Diese Karriere erfordert effektive zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, da sich Manager normalerweise mit Kunden treffen, um Veranstaltungsziele zu besprechen. Sie können normalerweise über verschiedene Methoden kommunizieren, z. B. persönliche Kommunikation, E-Mail oder Telefongespräche.

• Verhandlung: Veranstaltungsplaner nutzen Verhandlungsgeschick, wenn sie bei Veranstaltungsorten, Lieferanten und Auftragnehmern nach dem besten Preis suchen. Sie können auch eine wichtige Rolle bei der Aushandlung von Verträgen mit Lieferanten spielen, die Servicebedingungen aushandeln.

• Zeitmanagement: Eventmanager verlassen sich auf hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten, um Aufgaben zu planen, Termine festzulegen und Projekte abzuschließen. Wenn sie beispielsweise eine Veranstaltung organisieren, können sie mehrere Aufgaben verfolgen und sie entsprechend ihrer Fristen erledigen.

• Problemlösung: Veranstaltungsplaner müssen in der Regel schnelle Entscheidungen treffen, um während der Veranstaltung auftretende Probleme zu lösen. Sie erfordern die Fähigkeit zur Problemlösung, um in kurzer Zeit eine Lösung zu entwickeln.

• Computerkenntnisse: Veranstaltungsplaner nutzen typischerweise Eventmanagement-Software und verschiedene Kommunikationskanäle, die es ihnen ermöglichen, sich mit ihrem Team abzustimmen. Der Einsatz dieser Art von Software ermöglicht es ihnen, in jeder Phase des Planungsprozesses den Überblick zu behalten.

Qualifikation Eventmanager

Die Qualifikationen von Eventmanagern können von Arbeitgeber zu Arbeitgeber unterschiedlich sein. Die meisten Berufstätigen in diesem Bereich verfügen über einen Bachelor-Abschluss in Eventmanagement, Freizeit und Tourismus, Hotel- und Restaurantmanagement, Betriebswirtschaft oder Marketing. Einige Manager haben einen Hintergrund in den Bereichen Marketing, Öffentlichkeitsarbeit, Gastgewerbe oder Kunstmanagement. Es kann auch hilfreich sein, Computerkurse über gängige Textverarbeitungs- und digitale Dateiverarbeitungssoftware zu belegen. Möglicherweise verfügen Sie auch über Erfahrung im Veranstaltungsmanagement, einschließlich Kenntnissen in der Rekrutierung und Zusammenarbeit mit Anbietern, Erfahrung in der Einbindung sozialer Medien in die Veranstaltungsplanung und Erfahrung im Management von Prominenten.

Gehalt und Jobaussichten als Eventmanager

Während für die spezifische Event-Manager-Rolle keine Daten verfügbar sind, liegt die entsprechende Event-Planer-Rolle im Durchschnitt 51.560 $ pro Jahr nach Angaben des US Bureau of Labor Statistics. Die Zahl der Veranstaltungsplaner könnte zwischen 2020 und 2030 um 18 % steigen, deutlich schneller als der Bundesdurchschnitt aller Berufe. Viele dieser Positionen entstehen möglicherweise aus der Notwendigkeit, Menschen zu ersetzen, die ihre Karriere wechseln oder ihren Arbeitsplatz aufgeben, beispielsweise weil sie in den Ruhestand gehen.