Was verursacht ein Informationssilo? • BUOM

Ein Informationssilo ist ein unabhängiges Kontrollsystem, das vertikale Kommunikation nutzt. Da sie nicht in andere Managementsysteme integriert werden können, können Informationssilos Leistungs- und Kommunikationsprobleme verursachen. Wenn Sie wissen, was diese Systeme sind und welche Auswirkungen sie auf Ihr Unternehmen haben können, können Sie Informationen besser verwalten und die Kommunikation verbessern. In diesem Artikel definieren wir Informationssilos, betrachten häufige Ursachen und geben Empfehlungen für die Verwaltung dieser Systeme.

Was ist ein Informationssilo?

Ein Information Warehouse ist eine Sammlung von Daten, auf die unternehmensweit nur schwer zugegriffen werden kann. In der Regel enthalten Information Warehouses ein Repository mit Informationen zu einer Abteilung. Beispielsweise verfügt die Personalabteilung eines Unternehmens möglicherweise über ein Informationslager, das alle Daten zum Startdatum und zu den Qualifikationen eines Mitarbeiters enthält. Obwohl ein Manager aus einer anderen Abteilung möglicherweise zu Werbezwecken auf diese Informationen zugreifen möchte, kann er ohne die Einschaltung eines HR-Spezialisten nicht darauf zugreifen.

Wie funktionieren Informationssilos?

Information Warehouses funktionieren, indem sie die Anzahl der Spezialisten begrenzen, die auf eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Datensatz zugreifen können. Fachleute können Informationssilos schaffen, indem sie Passwörter für den Zugriff auf Informationen verlangen oder indem sie für jede Abteilung im Unternehmen separate Server und Datenbanken einrichten. Dies bedeutet, dass jedes Team über ein eigenes Data Warehouse verfügt, auf das es anderen Spezialisten keinen vollständigen und kostenlosen Zugriff gewähren kann.

Was verursacht ein Informationssilo?

Fachleute können absichtlich oder unabsichtlich Informationssilos schaffen, wenn sie keine Informationen mit anderen Abteilungen im Unternehmen teilen. Hier sind einige Gründe für Informationssilos:

• Vertraulichkeit wahren: Einige Abteilungen, wie z. B. die Personalabteilung, möchten ihre Informationen aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen möglicherweise von anderen Abteilungen getrennt halten.

• Beruflicher Fokus: Ein Fachmann kann sich ausschließlich auf seine eigenen Aufgaben konzentrieren und nicht auf die Aktivitäten des Unternehmens als Ganzes.

• Unterschiedliche Prioritäten: Da verschiedene Abteilungen in einer Organisation unterschiedliche Prioritäten haben, halten sie die Informationen einer anderen Abteilung möglicherweise nicht für nützlich oder priorisieren einfach den Datenaustausch nicht.

• Seltene Kommunikation: Manager fördern möglicherweise nicht die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams, was zu Informationssilos im gesamten Unternehmen führt.

• Firmenkosten. Um Informationssilos zu verhindern, verpflichten sich Unternehmen zum Einsatz integrierter Systeme, die es Fachleuten ermöglichen, unabhängig von ihrer Abteilung auf alle Unternehmensdaten zuzugreifen. Dieser Systemwechsel kann teuer sein, sodass einige Organisationen möglicherweise nicht über das Budget dafür verfügen.

• Unnötige Informationen: Einige Informationen, die für eine Abteilung nützlich sind, sind für eine andere möglicherweise nicht nützlich. Beispielsweise benötigen Marketingfachleute keine detaillierte Beschreibung der Finanzen eines Unternehmens, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen.

Welche Probleme verursachen Informationssilos?

Während einige Informationsspeicher keine Auswirkungen auf das Unternehmen haben, können andere Probleme verursachen wie:

• Doppelte Aufgaben: Da Informationssilos die Kommunikation zwischen Abteilungen nicht ermöglichen, kann es passieren, dass Techniker versehentlich eine Aufgabe abschließen, die ein anderer Techniker bereits erledigt hat.

• Missverständnis. Verstreute Informationen können zu Missverständnissen im Projektmanagement führen, insbesondere wenn zwei verschiedene Abteilungen an demselben Projekt arbeiten. Wenn beispielsweise die Marketingabteilung und die Content-Erstellungsabteilung an demselben Projekt arbeiten, ohne Informationen auszutauschen, erstellt die Marketingabteilung möglicherweise Werbung, die nicht zu dem vom Content-Erstellungsteam erstellten Produkt passt.

• Verpasste Chancen: Da Information-Warehouse-Unternehmen unter Informationsengpässen leiden können, verpassen einige Personen und Abteilungen möglicherweise Chancen, weil die Informationen sie nicht rechtzeitig erreichen.

Wie können Unternehmen Information Warehouses verwalten?

Obwohl Informationssilos für ein Unternehmen nicht immer ein Problem darstellen, können viele Organisationen von der erfolgreichen Verwaltung aller in ihrer Organisation vorhandenen Informationssilos profitieren. Hier sind einige Tipps für die Verwaltung von Information Warehouses:

Erkennen Sie ihre Existenz an

Der erste Schritt bei der Verwaltung von Informationssilos besteht darin, ihre Existenz und den Grund dafür zu erkennen. Wenn Sie sich der Informationssilos in Ihrem Unternehmen bewusst sind, haben Sie eine bessere Chance, die dadurch verursachten Probleme zu verhindern. Dies ist auch ein notwendiger Schritt zur Beseitigung von Informationssilos in Ihrem Unternehmen, wenn das Ziel Ihrer Organisation darin besteht, diese zu vermeiden.

Befolgen Sie die Projektmanagementpraktiken

Durch die Befolgung von Projektmanagementpraktiken können die Manager jeder Abteilung in Ihrem Unternehmen andere Abteilungen kennenlernen, wenn sie mit ihnen zusammenarbeiten. Dadurch kann sichergestellt werden, dass alle Abteilungen eine gemeinsame Vision für das Projekt haben. Da Projektmanagement auch Delegation beinhaltet, kann es auch verhindern, dass Fachkräfte versehentlich Aufgaben wiederholen.

Priorisieren Sie Ihre Kommunikation

Es kann hilfreich sein, häufige und klare Kommunikation zu einem Unternehmenswert und einer Priorität zu machen. Dadurch wird gewährleistet, dass jeder Facharzt gut informiert ist. Um der Kommunikation Priorität einzuräumen, sollten Sie über die Einrichtung eines unternehmensweiten Gruppen-Messaging-Systems oder die Abhaltung regelmäßiger Besprechungen nachdenken. Die Verbesserung der Kommunikationsmethoden innerhalb von Unternehmen kann die Produktivität und den Informationsaustausch zwischen den Abteilungen verbessern.

Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen

Sie können nicht nur die Kommunikationspraktiken Ihres Unternehmens verbessern, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen fördern. Planen Sie Pausen ein, damit die Abteilungen frei miteinander kommunizieren können. Eine weitere Möglichkeit, die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu fördern, besteht darin, jedem Mitarbeiter die Informationen zur Verfügung zu stellen, die er für die Kommunikation mit anderen Fachkräften in anderen Abteilungen benötigt. Wenn es für Ihr Unternehmen möglich ist, kann ein gemeinsamer Arbeitsbereich auch die Kommunikation fördern.

Legen Sie Buchhaltungsmethoden fest

Durch die Einführung ordnungsgemäßer Buchhaltungspraktiken in Ihrem Unternehmen können Sie sicherstellen, dass Fachleute alle wichtigen Informationen dokumentieren und an die entsprechenden Parteien weitergeben. Erwägen Sie, der Praxis des Rechnungswesens spezielle Schulungskurse zu widmen, um Fachkräfte zu ermutigen, ihre Fähigkeiten zu verbessern. Es kann Fachleuten auch dabei helfen, Fehler schnell zu erkennen, da gute Buchhaltungspraktiken oft eine doppelte Überprüfung ihrer Arbeit erfordern.

Cross-Train-Mitarbeiter

Die übergreifende Schulung von Mitarbeitern für unterschiedliche Rollen fördert die berufliche Weiterentwicklung und stellt sicher, dass mindestens eine Person aus jeder Abteilung Aufgaben außerhalb ihres Fachgebiets übernehmen kann. Wenn beispielsweise ein Finanzmitarbeiter auch weiß, wie man Daten aus der IT-Abteilung analysiert und aufzeichnet, kann er seiner Abteilung dabei helfen, Hindernisse ohne Einmischung einer anderen Abteilung zu überwinden, und außerdem sicherstellen, dass diese Person Zugriff auf Informationen hat, über die das IT-Team verfügt.

Umstellung auf ein integriertes System

Wenn Ihr Unternehmen daran interessiert ist, Informationssilos vollständig zu vermeiden, sollten Sie den Umstieg auf ein integriertes System in Betracht ziehen. Das integrierte System ist eine unternehmensweite Datenbank, die Informationen speichert und aktualisiert und den Mitarbeitern aller Abteilungen den Zugriff darauf ermöglicht. Einige integrierte Systeme erfordern immer noch Passwörter für den Zugriff auf vertrauliche Informationen, sodass Sie die Daten auch ohne die Verwendung von Informationsspeichern schützen können.