Was tun, wenn Sie eine E-Mail an die falsche Person senden? • BUOM

22. September 2021

E-Mail ist an vielen Arbeitsplätzen ein wichtiger Bestandteil der Optimierung der Kommunikation. Manchmal ist es nur eine kleine Unannehmlichkeit, wenn E-Mails an die falsche Person gesendet werden, manchmal kann es aber auch zu größeren Störungen führen. In diesem Artikel geben wir Tipps, wie Sie mit einer Situation umgehen können, in der Sie eine E-Mail an die falsche Person gesendet oder eine E-Mail erhalten haben, die nicht für Sie bestimmt war. Wir werden uns auch anhand einiger Beispiel-E-Mails ansehen, wie sich das Problem beheben lässt.

So gehen Sie mit einer E-Mail um, die an die falsche Person gesendet wurde

Das Senden einer E-Mail an die falsche Person kann verschiedene Gründe haben, darunter:

• Dem Absender war nicht bewusst, dass er die falsche E-Mail-Adresse eingegeben hatte.

• Der Absender hat schnell gearbeitet und einen Tippfehler gemacht oder vergessen, noch einmal zu überprüfen, ob die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt ist.

• Das E-Mail-Programm des Absenders hat die E-Mail-Adresse des Empfängers automatisch mit einer falschen Adresse vervollständigt.

• Der Absender klickte auf „Allen antworten“ und bemerkte nicht, dass andere Empfänger eine CC oder weitere Empfänger eine BCC hatten.

• Der Absender nutzte eine interne E-Mail-Kontaktliste und wählte zufällig jemanden mit einem ähnlichen Namen in seinem Unternehmen aus.

• Der Absender hat versehentlich zusätzlich zum vorgesehenen Empfänger einen unbeabsichtigten Empfänger hinzugefügt.

Wenn Sie versehentlich eine E-Mail an eine andere Person als den vorgesehenen Empfänger gesendet haben, finden Sie hier einige Tipps, mit denen Sie das Problem beheben können:

1. Versuchen Sie, sich an den Brief zu erinnern

Abhängig vom E-Mail-Typ, den Sie verwenden, können Sie möglicherweise eine zufällige E-Mail zurücknehmen oder zurückrufen. Um das Senden rückgängig zu machen, muss die andere Person möglicherweise denselben E-Mail-Dienst wie Sie verwenden. Es empfiehlt sich jedoch, zu prüfen, ob diese Option verfügbar ist. Versuchen Sie dies unmittelbar nach dem Versenden der E-Mail, bevor die andere Person die Möglichkeit hat, sie zu öffnen. Wenn die Person, der Sie versehentlich eine E-Mail geschickt haben, eine Sekretärin oder einen persönlichen Assistenten hat, der ihre E-Mails prüft, können Sie sie kontaktieren und sie bitten, die E-Mails zu löschen, nachdem Sie die Situation erläutert haben.

2. Machen Sie einen Plan

Wenn es keine Möglichkeit gibt, die E-Mail abzusenden, oder die Person sie bereits gelesen hat, denken Sie über eine bessere Antwort nach. Es ist wichtig, die Situation professionell anzugehen. Es kann hilfreich sein, die nächsten Schritte aufzuschreiben, die Sie unternehmen möchten, oder einige Ideen, was Sie sagen möchten, um die Situation zu verbessern.

3. Beurteilen Sie die Schwere des Unfalls

Was Sie als Nächstes tun, hängt möglicherweise davon ab, wie schwerwiegend die Folgen der fehlerhaften E-Mail sein könnten. Wenn Sie beispielsweise einen Urlaubsantrag an die falsche Person gesendet haben, reicht es möglicherweise aus, sich schnell zu entschuldigen und die E-Mail an die richtige Person weiterzuleiten. Ein persönliches Treffen kann sinnvoller sein, wenn Sie versehentlich Informationen über Ihre Pläne, einen anderen Job zu finden, an Ihren Vorgesetzten gesendet haben.

4. Kontaktieren Sie den unbeabsichtigten Empfänger

Es empfiehlt sich, die Person, an die Sie die E-Mail versehentlich gesendet haben, zu kontaktieren, sobald Sie den Fehler entdecken. Sie können sie bitten, die E-Mail zu löschen, bevor sie sie lesen. Wenn sie es bereits gelesen haben, können Sie schnell auf eine beliebige E-Mail antworten. Sie können eine zweite E-Mail mit der Bitte senden, die vorherige E-Mail zu ignorieren, oder eine längere Notiz mit einer Erklärung. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Situation ein direkteres Gespräch erfordert, können Sie einen beliebigen Empfänger anrufen oder persönlich mit ihm sprechen.

5. Entschuldigen Sie sich

Auch wenn der Inhalt der E-Mail keine Entschuldigung erfordert, kann sie hilfreich sein. Sie könnten sich zum Beispiel dafür entschuldigen, dass Sie der anderen Person die Zeit genommen haben, eine E-Mail zu lesen und vielleicht zu bearbeiten, die nicht für sie bestimmt war. Wenn Sie auch den Inhalt der E-Mail korrigieren möchten, ist es besser, sofort auf das Problem hinzuweisen und die Verantwortung für den Fehler zu übernehmen. Dies trägt dazu bei, Ihren Ruf zu schützen und Professionalität zu demonstrieren.

6. Erklären Sie den Fehler

Wenn die Folgen einer versehentlichen E-Mail relativ gering sind, können Sie sich schnell entschuldigen und eine kurze Erklärung abgeben, bevor Sie mit Ihrem normalen Arbeitstag fortfahren. Manchmal ist eine detailliertere Beschreibung erforderlich. Wenn Sie erklären, was genau zu dem Fehler geführt hat, kann es sein, dass der unbeabsichtigte Empfänger es versteht oder sogar mitfühlt.

7. Besprechen Sie, wie Sie mit etwaigen Konsequenzen umgehen.

Wenn aufgrund einer E-Mail, die Sie versehentlich an die falsche Person gesendet haben, Probleme auftreten, kann es hilfreich sein, dieser Person mitzuteilen, was Sie tun werden, um das Problem zu beheben. Wenn Sie beispielsweise mit Ihrem Vorgesetzten sprechen, nachdem Sie ihm unbeabsichtigt eine E-Mail gesendet haben, können Sie eine Liste mit Schritten erstellen, die Sie in Zukunft unternehmen werden, um sicherzustellen, dass so etwas nicht noch einmal passiert. Teilen Sie dem Empfänger mit, dass Sie seine Fragen zum Vorfall beantworten oder ihm bei etwaigen Folgen der versehentlichen E-Mail helfen können. Wenn Sie proaktiv sind, können Sie zeigen, dass Ihre Entschuldigung aufrichtig ist.

8. Verhindern Sie, dass in Zukunft zufällige E-Mails angezeigt werden

Um zu verhindern, dass in Zukunft eine E-Mail an die falsche Person gesendet wird, beachten Sie diese Tipps:

• Seien Sie vorsichtig, wenn Sie „Allen antworten“ verwenden, da es möglicherweise andere Personen gibt, von denen Sie nichts wussten.

• Aktivieren Sie alle automatischen Eingabeaufforderungen vor dem Senden, die Ihr E-Mail-Programm anbietet, z. B. die Rechtschreibprüfung oder die Sendebestätigung.

• Geben Sie in der Empfängerzeile die vollständige E-Mail-Adresse oder den Namen der Person ein, an die Sie die E-Mail senden möchten, falls Ihr E-Mail-Programm automatisch die falsche Adresse einträgt.

Was tun, wenn Sie eine zufällige E-Mail erhalten?

Wenn Ihnen jemand eine E-Mail schickt, die an jemand anderen gerichtet ist, ist es eine gute Idee, professionell darauf zu antworten. Teilen Sie dem Absender mit, dass die Nachricht an die falsche Person gesendet wurde, damit diese über das Problem informiert ist und es lösen kann. Wenn möglich, können Sie dabei helfen, sie an die richtige Person oder E-Mail-Adresse weiterzuleiten.

Vorlage zum Adressieren einer E-Mail, die Sie an die falsche Person gesendet haben

Hier ist eine Vorlage, mit der Sie die Person kontaktieren können, der Sie versehentlich eine E-Mail geschickt haben:

Thema: (Entschuldigungssatz)

Lieber (Empfänger),
Ich schreibe Ihnen, um mich für meinen letzten Brief zu entschuldigen, den ich nicht an Sie gerichtet habe. Leider (Erklärung für den Fehler). Mir ist bewusst, dass der Erhalt von E-Mails, die Sie nicht wünschen, für Sie störend sein kann und in Zukunft Korrekturmaßnahmen erforderlich machen wird.

Aufrichtig,
(Ihr Name)
(Ihre Kontaktinformationen)

Beispiele für Antworten auf E-Mails, die an die falsche Person gesendet wurden

Hier sind drei Beispiele für Möglichkeiten, eine an die falsche Person gesendete E-Mail zu adressieren, damit Sie Ihre eigene Antwort verfassen können:

Sie haben eine Terminerinnerung an die falsche Person gesendet

Hier ist ein Beispiel für eine Terminerinnerungs-E-Mail, die unbeabsichtigt gesendet wurde:

Betreff: Wir entschuldigen uns für den vorherigen Brief; achte nicht auf

Sehr geehrter Herr Brown,
Ich schreibe Ihnen, um mich für meinen letzten Brief zu entschuldigen, den ich nicht an Sie gerichtet habe. Leider tragen Sie und der andere Mr. Brown in dieser Firma denselben Namen. Ich habe Ihren Namen voreilig aus dem automatischen Adressbuch ausgewählt. Mir ist bewusst, dass der Erhalt unerwünschter E-Mails für Sie schädlich sein kann. Ich werde daher in Zukunft darauf achten, den vollständigen Namen des Empfängers einzugeben, um diesen Fehler nicht noch einmal zu begehen.

Aufrichtig,
Lisa Tan
(email protected)
(123) 456-7890

Sie haben vertrauliche Budgetinformationen an die falsche Person gesendet

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail mit vertraulichen Finanzinformationen, die an den falschen Empfänger gesendet wurde:

*Betreff: Wir entschuldigen uns für den vorherigen Brief; Bitte löschen*

Sehr geehrter Herr Brown,
Ich schreibe Ihnen, um mich für meinen letzten Brief zu entschuldigen, den ich nicht an Sie gerichtet habe. Leider habe ich versehentlich Ihren Namen zu einer Nachricht hinzugefügt, die nur für meinen Kollegen in der Budgetabteilung bestimmt war. Ich verstehe, dass der Empfang von E-Mails, die Sie nicht benötigen, störend sein kann. In Zukunft werde ich das Empfängerfeld noch einmal überprüfen, bevor ich E-Mails mit vertraulichen Informationen versende. Ich habe meinen E-Mails auch eine Sendeverzögerung hinzugefügt. Da der Inhalt der E-Mail vertraulich ist, bitte ich Sie respektvoll, diese umgehend zu löschen.

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder wenn ich Ihnen bei diesem Problem weiterhelfen kann.

Aufrichtig,
Lisa Tan
(email protected)
(123) 456-7890

Sie haben eine E-Mail erhalten, die nicht für Sie bestimmt war

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Antwort, die Sie als Antwort auf eine Korrespondenz schreiben könnten, die Ihrer Meinung nach nicht für Sie bestimmt war:

*Betreff: Brief an die falsche Person? Betreff: Terminvereinbarung am Montag*

Sehr geehrter Herr Brown,
Wollten Sie mir eine E-Mail mit einem Termin für Montag schicken? Damit hatte ich nicht gerechnet, also frage ich mich, ob es möglich ist, dass Sie das von der Buchhaltung an Linda schicken wollten? Wir haben sehr ähnliche E-Mail-Adressen.

Aufrichtig,
Lisa Tan
(email protected)
(123) 456-7890