Was sind sie und wie man sie verwaltet? • BUOM
11. März 2021
Projektmanager haben ein breites Aufgabenspektrum, wenn es um die Planung von Aktivitäten, die Erstellung von Budgets und die Zuweisung der notwendigen Ressourcen für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts geht. Ein Großteil der Projektplanung besteht darin, fundierte Vermutungen über bestimmte Aspekte des Projekts anzustellen, die genau und realistisch sein müssen, um die Integrität des Gesamtprojekts nicht zu gefährden. Bei diesen Schätzungen handelt es sich um Entwurfsannahmen, die sorgfältig überwacht werden müssen, um bei Bedarf schnelle und genaue Anpassungen zu ermöglichen.
In diesem Artikel besprechen wir die verschiedenen Arten von Projektannahmen und die Bedeutung ihrer Überwachung und Verwaltung als Teil der Bereitstellung qualitativ hochwertiger und zeitnaher Projektergebnisse.
Was sind Projektannahmen?
Annahmen sind Überzeugungen, die auf früheren Erfahrungen und Informationen basieren, die Ihnen zur Verfügung stehen. Projektannahmen sind ein erwarteter Aspekt des Projektlebenszyklus und stellen ein zusätzliches Risiko für das Projekt dar, da sie möglicherweise ungenau sind oder nicht umgesetzt werden. Designannahmen, die sich als falsch herausstellen, werden häufig zu Einschränkungen und können zu erheblichen Fehlern oder Einschränkungen im Projekt führen.
Beispiele für Projektannahmen
In der Regel werden Annahmen hinsichtlich Budgetierung, Zeitplanbeschränkungen sowie Ressourcen- und Qualifikationsbeschränkungen getroffen. Die zu diesen Faktoren getroffenen Annahmen stellen Umstände dar, von denen angenommen wird, dass sie in der Zukunft wahr sind, und Projektstrategien basieren auf ihnen. Obwohl bei der Planung von Projektaktivitäten bestimmte Annahmen getroffen werden müssen, kann eine falsche Annahme die gesamte Projektstrategie ruinieren. Das Erkennen und Dokumentieren dieser Annahmen kann jedoch für die Risikobewertung wichtig sein. Ihre Dokumentation kann zu neuen Ideen oder strategischen Schritten führen, die weniger Risiko bergen. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Annahmen, die ein Projektmanager möglicherweise treffen muss:
Ressourcenannahmen
Technologische Annahmen
Zeitbasierte Annahmen
Qualitätsannahmen/Spezifikationen
Kostenannahmen
Lokale/Umweltannahmen
1. Annahmen über Ressourcen
Die Ressourcenallokation basiert auf der Annahme, dass die erforderlichen Ressourcen (Personen, Materialien, Einrichtungen) bei Bedarf verfügbar sind. Diese Annahmen haben erhebliche Auswirkungen auf den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts, da die Ressourcenzuweisung wohl der wichtigste Teil der Projektplanung und des Projektmanagements ist. Wenn bestimmte Ressourcen während des Projektlebenszyklus knapp werden oder aus anderen Gründen nicht verfügbar sind, können die Zeitpläne, Ziele und möglicherweise der gesamte Umfang und Endzweck des Projekts ernsthaft gefährdet sein. Ebenso wichtig ist die Höhe des Ressourcenbeitrags. Auch wenn ausreichend Ressourcen bereitgestellt werden, kann das Projekt dennoch gefährdet sein, wenn der Ressourcenbeitrag nicht ausreicht.
2. Technologische Annahmen
Technologiebasierte Annahmen bilden die Grundlage für die technische Infrastruktur, die zum Erreichen der Projektziele erforderlich ist. Zu den Technologieressourcen können Software, IT-Support oder physische Geräte wie Computer, Telefone usw. gehören. Technologie ist normalerweise intern, kann aber ausgelagert werden. Daher ist es wichtig zu verstehen, dass die Zuverlässigkeit externer Ressourcen von der Verfügbarkeit und den Möglichkeiten abhängen kann und Verfahrensschwierigkeiten, die auftreten können. Wenn Sie diese möglichen Einschränkungen identifizieren, können Sie einen Plan erstellen, mit dem Sie umgehen können, falls eines dieser Probleme im Unternehmen auftritt.
3. Zeitbasierte Annahmen
Diese potenziellen Einschränkungen, auch Planungsannahmen genannt, werden häufig durch die Verfügbarkeit kritischer Ressourcen wie Technologie, Finanzen und Personal beeinflusst. Auch hier wird empfohlen, Eventualverbindlichkeiten einzuplanen, um etwaige Ressourcenengpässe auszugleichen, die sich erheblich auf Ihren Projektzeitplan auswirken könnten.
4. Qualitätsannahmen/Spezifikationen
Annahmen über die Qualität können sich auf den Projektplan auswirken, wenn der Qualitätsstandard nicht eingehalten wird, was dazu führt, dass die Arbeit wiederholt werden muss. Sicherheitsvorschriften kommen auch dann ins Spiel, wenn Ihr Team bestimmte Spezifikationen einhalten muss, bei denen es keinen Spielraum für Fehler gibt und jede geringfügige Abweichung von den Spezifikationen den Erfolg des Projekts beeinträchtigen kann.
5. Kostenannahmen
Kostenprognosen sind ein notwendiger Bestandteil der Projektplanung. Genaue Kostenprognosen sind während der Budgetierungsphase eines Projekts von entscheidender Bedeutung. Die Entwicklung kurzfristiger und langfristiger Budgets trägt wesentlich zur Vertragsabsicherung bei und trägt außerdem dazu bei, dass die gesamten Projektkosten innerhalb des erwarteten Budgets bleiben. Zu den Kosten, die typischerweise in einem Projektbudget enthalten sind, gehören Löhne für diejenigen, die an dem Projekt arbeiten, sowie Löhne für etwaige Subunternehmer, die Kosten für Materialien und Ausrüstung (unabhängig davon, ob für das Projekt neue Ausrüstung gekauft oder geleast wurde) oder in einigen Fällen die Abschreibung vorhandener Ausrüstung ). (im Zusammenhang mit diesem Projekt) und indirekte Kosten wie Büromiete, Betriebskosten, Büromaterial und andere damit verbundene Kosten.
6. Standort-/Umweltannahmen
Zu diesen Annahmen gehören der Ort, an dem die Arbeiten ausgeführt werden, und die Umgebungsbedingungen, unter denen sie ausgeführt werden. Das Projekt kann negativ beeinflusst werden, wenn falsche Annahmen getroffen werden und sich der geplante Standort ändert.
Annahmen spielen eine wichtige Rolle bei der Entwicklung eines Risikomanagementplans. Als Projektmanager müssen Sie so viele dieser Annahmen wie möglich identifizieren und verwalten, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihr Projekt erfolgreich, pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.
So verwalten Sie Projektannahmen
Projektannahmen müssen geschickt gehandhabt werden, da es sich dabei um eine Reihe beweglicher Teile in jedem Projekt handelt, die großen Einfluss auf den Gesamterfolg des Projekts haben können. Auf der Grundlage ähnlicher Projekte in der Vergangenheit können Annahmen getroffen werden, diese müssen jedoch als potenzielle Risiken sorgfältig beobachtet werden. Wenn es Ungenauigkeiten in den Annahmen des Projekts gibt, müssen Sie diese schnell identifizieren und korrigieren und dann sicherstellen, dass Sie die Änderungen dokumentieren und den richtigen Parteien mitteilen.
Im schlimmsten Fall können Annahmen im Zusammenhang mit Geräten oder Teammitgliedern von Drittanbietern zu gefährlichen Ergebnissen führen, da diese Annahmen ein gewisses Maß an Vertrauen in die Personen und Geräte voraussetzen, dass alles wie erwartet funktioniert und die Arbeiten pünktlich und innerhalb der Fristen abgeschlossen werden die Deadline. Projektmaßstab. Das Gleiche gilt für die Verwendung ungetesteter Geräte und/oder Methoden – wenn diese nicht richtig funktionieren, kann dem Projekt ein verheerender Rückschlag drohen.
Um diese Probleme so weit wie möglich zu vermeiden, sollte das Projektteam Probleme oder Probleme unverzüglich dem Projektmanager melden, damit Anpassungen vorgenommen und Krisen verhindert werden können. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, Annahmen oder Beobachtungen des Projektteams zeitnah zu korrigieren und sie während des gesamten Projekts zu überwachen, um die Chancen auf einen erfolgreichen Ausgang zu maximieren.
Änderungen in den Annahmen erfolgen, weil es sich lediglich um fundierte Vermutungen handelt, die auf früheren Erfahrungen basieren. Wenn sich Durchschnittskosten, Ressourcen oder andere Prognosen für ein Projekt geändert haben, ist es wichtig, genau zu bestimmen, wo und wann die Änderung stattgefunden hat, damit Sie die Auswirkungen auf den Erfolg des Projekts ermitteln und die erforderlichen Anpassungen vornehmen können.
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