Was sind sie und wie berechnet man sie? • BUOM

10. März 2021

Unternehmen verursachen im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit verschiedene Kosten. Zusätzlich zu den mit Produktion und Vertrieb verbundenen Kosten geben Unternehmen auch Geld für Verwaltungskosten aus. Es ist aus mehreren Gründen wichtig, diesen Overhead im Auge zu behalten. In diesem Artikel erklären wir, was Verwaltungskosten sind, erklären, warum es wichtig ist, Verwaltungskosten zu verstehen, bieten gängige Beispiele, geben Schritte zu deren Berechnung an und beantworten häufig gestellte Fragen zu Verwaltungskosten.

Was sind Verwaltungskosten?

Verwaltungskosten sind Aufwendungen, die einem Unternehmen im Zusammenhang mit seiner Geschäftstätigkeit entstehen und nicht in direktem Zusammenhang mit Produktion, Produktion oder Vertrieb stehen. Diese Ausgaben werden manchmal als „Overhead“ bezeichnet, da sie für das Funktionieren der gesamten Organisation und nicht nur eines einzelnen Teams oder einer einzelnen Abteilung notwendig sind. Die Verwaltungskosten können unterschiedlicher Art sein und von Arbeitskosten bis hin zu Betriebsmitteln und Betriebskosten reichen.

Warum ist es wichtig, die Verwaltungskosten zu verstehen?

Verwaltungskosten können eine Reihe von Kosten umfassen und sich auf den Gesamtgewinn einer Organisation auswirken, wenn sie nicht ordnungsgemäß erfasst und verbucht werden. Betrachten Sie diese weiteren Gründe, Verwaltungskosten zu verfolgen und zu verstehen:

• Budgetierung. Wenn Sie wissen, wie viel Geld ein Unternehmen regelmäßig für Verwaltungsausgaben ausgibt, können Sie effektiv ein Organisationsbudget erstellen.

• Prognose: Einige Verwaltungskosten sind fix, andere variabel. Zu wissen, wie und warum sich die variablen Verwaltungskosten in den kommenden Monaten und Jahren ändern können, kann bei der Geschäftsplanung und -prognose hilfreich sein.

• Besteuerung: Unternehmen können jedes Jahr bestimmte Verwaltungsausgaben von der Steuer absetzen und so Geld sparen.

Beispiele für Verwaltungskosten

Verwaltungskosten können für Unternehmen in verschiedenen Branchen unterschiedlich aussehen, lassen sich jedoch häufig in einige unterschiedliche Kategorien unterteilen:

Arbeit

Einige Arbeitskosten gelten als Verwaltungsaufwand, insbesondere für Mitarbeiter, die nicht direkt an der Produktentwicklung, dem Vertrieb oder dem Kundendienst beteiligt sind. Beispielsweise werden Gehälter und Sozialleistungen von Mitarbeitern auf Führungsebene in der Regel als Verwaltungsausgaben eingestuft, ebenso wie die von Mitarbeitern der Personalabteilung und von Finanzfachkräften.

Konstruktionskosten

Baukosten wie Hypothek oder Miete sowie Nebenkosten sind Verwaltungskosten. Eine Hypothek oder die Miete eines Arbeitsplatzes ist in der Regel eine feste Ausgabe, während die Nebenkosten für Gebäude von Saison zu Saison variieren können.

Reserven

Allgemeine Büromaterialien wie Kohlepapier, Druckertinte, Stifte und ähnliche Artikel gelten als Verwaltungskosten. Diese können je nach Branche variieren. Beispielsweise wird eine Schule wahrscheinlich viel höhere Papier- und Stiftkosten haben als ein Softwareunternehmen, das den Großteil seiner Arbeit am Computer erledigt.

Versicherung

Die Kosten für die Versicherung eines Unternehmens, von Gebäuden, Firmenfahrzeugen oder anderen Vermögenswerten werden oft als Verwaltungsaufwand betrachtet, obwohl einige Versicherungsarten je nach den Besonderheiten der Police in verschiedene Kategorien eingeteilt werden können.

Informationstechnologie

IT-Ausgaben, wie etwa Kosten für Computer, Internet und zugehörige Software, gelten im Allgemeinen als Verwaltungsausgaben, da sie dem gesamten Unternehmen und nicht einer einzelnen Abteilung oder einem einzelnen Team zugute kommen.

Service

Der Wartungsbedarf einer Organisation, einschließlich Reinigung, Heizungs- und Klimaanlagenreparaturen und andere allgemeine Gebäudeinstandhaltung, ist eine weitere häufige Art von Verwaltungsausgaben.

So berechnen Sie die Verwaltungskosten

Um die Verwaltungskosten zu berechnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Überprüfen Sie alle Ausgaben

Beginnen Sie mit der Auflistung aller Ausgaben Ihres Unternehmens. Oft ist es einfacher, eine vollständige Liste der Ausgaben zu erstellen, auch derer, die nicht in die Kategorie der Verwaltungskosten fallen, um sicherzustellen, dass Ihnen nichts entgeht.

2. Ausgaben klassifizieren

Sobald Sie eine Liste der allgemeinen Ausgaben Ihres Unternehmens haben, markieren Sie diejenigen, die unter die Kategorie der Verwaltungskosten fallen. Nachdem Sie alle Ihre Ausgaben identifiziert haben, stellen Sie sicher, dass neben jeder einzelnen Ausgabe ein angemessener Betrag für den von Ihnen verfolgten Zeitraum aufgeführt ist.

3. Erwägen Sie seltene Einkäufe

Während es in der Regel einfach ist, sich wiederkehrende Ausgaben wie Strom und Büromaterial zu merken, gibt es manchmal auch eine einmalige Verwaltungsanschaffung, die in die Gesamtberechnung einbezogen werden sollte. Überprüfen Sie Ihre Kaufunterlagen, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Ausgaben, Ausgaben und Käufe angegeben haben.

4. Addieren Sie die Summen

Addieren Sie alle einzelnen Verwaltungskosten. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Ausgabe den entsprechenden Zeitraum berechnen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Verwaltungskosten für das erste Quartal des Jahres berechnen, stellen Sie sicher, dass Sie alle wiederkehrenden monatlichen Ausgaben verdreifachen, um die monatliche Zahlung zu berücksichtigen, anstatt eine einzige Ausgabe zu verwenden.

5. Finden Sie die Summe

Die Summe aller Ihrer Einzelkosten und Ausgaben ergibt die Summe Ihres gesamten Verwaltungsaufwands. Sie können diese Kennzahl für Budgetierung, Prognosen, Steuern und als Einzelposten in Ihrer vierteljährlichen oder jährlichen Gewinn- und Verlustrechnung verwenden.

Häufig gestellte Fragen zu Verwaltungskosten

Erfahren Sie mehr über Verwaltungskosten, indem Sie die folgenden häufig gestellten Fragen lesen:

Sind alle Verwaltungskosten steuerlich absetzbar?

Die meisten Verwaltungskosten sind steuerlich absetzbar, darunter Ausgaben wie Miete, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Nebenkosten und Telefondienste. Einige Verwaltungsausgaben sind jedoch nicht steuerlich absetzbar. Bei der Festlegung von Steuerregeln und -verfahren sollten Sie sich möglicherweise an einen professionellen Buchhalter oder Steueranwalt wenden.

Sind Verwaltungskosten eine direkte Ausgabe?

Verwaltungskosten sind keine direkten Kosten, sondern werden stattdessen als „indirekte Kosten“ bezeichnet. Direkte Ausgaben hängen direkt davon ab, wie ein Unternehmen Gewinne erwirtschaftet, z. B. Herstellungs-, Vertriebs- und Produktionskosten. Da Verwaltungskosten die Organisation als Ganzes und nicht die vom Unternehmen direkt angebotenen Produkte oder Dienstleistungen unterstützen, handelt es sich um indirekte Kosten.

Wie lässt sich der Verwaltungsaufwand am besten senken?

Wenn ein Unternehmen nach Möglichkeiten sucht, die gesamten Geschäftskosten zu senken, sind Verwaltungskosten häufig die erste Wahl, da sie sich nicht direkt auf die Produktion oder den Umsatz auswirken, was sich negativ auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens auswirken könnte. Zu den Möglichkeiten zur Reduzierung der Verwaltungskosten gehören:

• Leasing vs. Kauf: Für Leasing fallen oft geringere monatliche Kosten an als für den Kauf großer Immobilien wie Büros oder Autos. Erwägen Sie Leasing statt Kauf, um die Kosten zu senken.

• Reisen reduzieren: Die Einschränkung von Reisen und stattdessen die Ausweitung von Telefonkonferenzen ist eine gute Möglichkeit, die Verwaltungskosten zu senken.

• Ausweitung der Fernarbeit. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ermöglichen, Voll- oder Teilzeit aus der Ferne zu arbeiten, können Kosten wie Energiekosten und Büromaterial gesenkt werden.

• Untervermietung von Büroflächen: Wenn Sie in Ihrem Büro oder Lager über zusätzlichen Raum verfügen, können Sie diesen an Privatpersonen oder andere Unternehmen vermieten, um eine neue Einnahmequelle zu erschließen und die Kosten für die Verwaltungskosten des Gebäudes auszugleichen.