Was sind Kosten? 3 Typen und Beispiele • BUOM

Michelle Matthews, MBA, CPCC

Michelle Matthews, Gründerin von RBG Royalty Enterprises, ist eine zertifizierte professionelle Karrierecoachin und Kreditorenbuchhaltungsspezialistin, die Menschen mithilfe ihres charakteristischen Boss Up & Hustle-Frameworks dabei hilft, am Arbeitsplatz strategisch vorzugehen.

Was sind Kosten?

Ausgaben sind Zahlungen in Form von Bargeld oder Krediten für Waren oder Dienstleistungen, häufig von einem Unternehmen, einer Organisation oder einem Konzern. Der Kauf kann dazu dienen, neue Vermögenswerte zu erwerben, bestehende zu verbessern oder zu reparieren oder die Haftung zu reduzieren.

Ausgaben werden nur zum Zeitpunkt des Kaufs erfasst, im Gegensatz zu Ausgaben, die sich im Laufe der Zeit ansammeln. Um den Aufwand zu erfassen, muss der Buchhalter oder Buchhalter den Nachweis erbringen, dass der Verkauf stattgefunden hat. Ein Kaufbeleg ist beispielsweise der Nachweis eines stationären Verkaufs, während aus einer Rechnung hervorgeht, dass eine Zahlungsaufforderung im Austausch für ein Produkt oder eine Dienstleistung vorliegt.

Unternehmen müssen ihre Ausgaben genau erfassen, um die Finanzkontrolle aufrechtzuerhalten und die Betriebskosten auf den geringstmöglichen Betrag zu begrenzen. Sie müssen in der Lage sein, Gewinne und Verluste vorherzusehen und gleichzeitig die Einnahmen zu kontrollieren. Ohne die Überwachung der Ausgaben riskieren Manager, möglicherweise zu viel auszugeben und die Gewinnmargen des Unternehmens zu beeinträchtigen.

Ausgaben vs. Ausgaben

Obwohl die Begriffe ähnlich erscheinen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen Aufwand und Aufwand zu verstehen.

Ausgaben beziehen sich auf die Gesamtkosten für den Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Ausrüstung für 30 Millionen US-Dollar kauft und deren Nutzungsdauer sechs Jahre beträgt, handelt es sich um einen Kapitalaufwand.

Unter Aufwand versteht man den Betrag, der erfasst wird, um den Umsatz oder das Einkommen des Unternehmens auszugleichen. Im selben Beispiel wird für Geräte, die 30 Millionen US-Dollar kosten und eine Lebensdauer von sechs Jahren haben, ein Abschreibungsaufwand von 5 Millionen US-Dollar pro Jahr erhoben.

Mehr lesen: Kosten und Ausgaben: Arten und Hauptunterschiede

Arten von Ausgaben

Ausgaben lassen sich in zwei große Kategorien einteilen: Kapitalausgaben und Einnahmen. Unternehmen nutzen Ausgaben – sowohl Kapital als auch Einnahmen –, um sich zu etablieren, den Betrieb aufzunehmen oder ihr Geschäft zu erweitern.

1. Kapitalkosten

Für ein Unternehmen fallen Investitionsausgaben an, wenn es einen Vermögenswert mit einer Lebensdauer von mehr als einem Jahr (einen langlebigen Vermögenswert) kauft. Ein Gebäude beispielsweise ist eine Kapitalanlage. Es könnte sich auch um eine erhebliche Erweiterung oder sogar den Erwerb eines neuen Vermögenswerts handeln, der im Laufe der Zeit erhebliche Einnahmen für das Unternehmen generieren wird. Diese Investitionen erfordern in der Regel erhebliche Vorabinvestitionen und laufende Wartung, um die Anlage funktionsfähig zu halten. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen für die Finanzierung dieser Projekte.

Da es sich um eine Kapitalausgabe handelt, werden die Vorteile, die das Unternehmen aus dieser Investition ziehen wird, über mehrere Jahre hinweg erzielt. Dies bedeutet, dass er nicht die vollen Anschaffungskosten des Vermögenswerts in dem Geschäftsjahr abziehen kann, in dem er erworben wurde. Stattdessen wird der Abzug über die Lebensdauer des Vermögenswerts verteilt und in der Bilanz als langfristige Vermögenswerte ausgewiesen.

Beispiel für Kapitalkosten

Cerner Steel Co. produziert Stahlseile für den weltweiten Einsatz. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach ultrastarken, feinmaschigen Kabeln beschließen die Unternehmensleiter, in neue Anlagen zu investieren, um die Produktion zu modernisieren. Sie gehen davon aus, dass sie mit der neuen Maschine die Produktion um rund 20 % steigern und sich damit einen Vorteil gegenüber dem größten Konkurrenten verschaffen können. Cerner Steel Co. beschließt, für 1 Million US-Dollar neue Ausrüstung zu kaufen. Die Lebensdauer der Maschine wird voraussichtlich 10 Jahre betragen. Da dieser Kauf dem Unternehmen viele Jahre lang zugute kommt, wird er als Kapitalaufwand verbucht, den das Unternehmen jedes Jahr in seiner Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand abschreibt.

2. Einnahmenaufwendungen

Unter dieser Art von Ausgaben versteht man, wenn ein Unternehmen Geld für kurzfristige Vorteile (weniger als ein Jahr) ausgibt. Einnahmenaufwendungen werden oft zur Finanzierung des Tagesgeschäfts einer Organisation verwendet, die als Betriebsausgaben bezeichnet werden. Die Einnahmen des Unternehmens ändern sich erst, wenn die Ausgaben erfasst werden.

Beispiel für Ausgabeneinkommen

Nach dem Kauf einer neuen Maschine hat Cerner Steel Co. beschließt, einen neuen Ingenieur einzustellen, der die Produktion in der Produktionsanlage, insbesondere die Produktion an der neuen Maschine, überwacht, sowie fünf neue Techniker, die die Maschine bedienen. Alle diese Leute wurden eingestellt, um die Ausrüstung während des gesamten Produktionszyklus am Laufen zu halten. Sie können auch erforderlich sein, um laufende Wartungsarbeiten durchzuführen, das Risiko von Ausfällen zu verringern und neue Teile zu installieren. Da es sich um Betriebsausgaben handelt, gelten sie als Einnahmeausgaben.

Unterschiede zwischen Kapitalaufwendungen und Einnahmeaufwendungen

Bei den Kapitalausgaben handelt es sich um langfristige Ausgaben, die mit größeren Investitionen einhergehen, während sich die Einnahmenausgaben auf kurzfristige Betriebsausgaben beziehen. Beide werden im selben Geschäftsjahr erfasst, in dem sie anfallen, und können im folgenden Geschäftsjahr nicht dokumentiert werden.

3. Rechnungsabgrenzungsposten

Rechnungsabgrenzungsposten, manchmal auch Rechnungsabgrenzungsposten genannt, sind Vorauszahlungen für Waren oder Dienstleistungen. Mit der Vereinbarung soll in der Regel dokumentiert werden, dass das Unternehmen künftig Waren oder Dienstleistungen erhält, die Bezahlung erfolgt jedoch im Voraus.

Das Unternehmen behandelt die Vereinbarung als Vermögenswert, bis die Vorteile realisiert werden. Die Vereinbarung hat keinen Einfluss auf die Rentabilität des Unternehmens, da kein Vermögenswert erworben und kein Nutzen aus den Waren oder Dienstleistungen gezogen wurde. Das Unternehmen dokumentiert den Ausgang der Vereinbarung in seiner Gewinn- und Verlustrechnung über den angegebenen Zeitraum.

Beispiel für abgegrenztes Einkommen

Nehmen wir an, Jack ist auf die Herstellung maßgeschneiderter Autoteile spezialisiert. Einige seiner Produktionsmittel werden aus Übersee verschifft, was die Beschaffung hochwertiger Rohstofflieferanten erfordert. Jack kontaktiert einen Händler, der ihn mit Ventilen beliefern kann. Die Vereinbarung sieht jedoch vor, dass er die Teile im Voraus bezahlen muss und ein Jahr warten muss, bis die Lieferungen bei ihm eintreffen. Jack weist darauf hin, dass es sich um eine aufgeschobene Zahlung handelt, bis er seine Bestellung erhält. In der Buchhaltung wird es als Vermögenswert ausgewiesen.