Was sind Hot Desks? Vorteile eines gemeinsamen Arbeitsbereichs • BUOM

6. Dezember 2021

Für viele Büros ist es eine Priorität, genügend Platz für Ihr Team zur Erledigung seiner Aufgaben zu haben. Hot Desking kann Ihnen helfen, Platz zu sparen und Ihrem Team dennoch die Werkzeuge und den Platz zur Verfügung zu stellen, die es benötigt. Wenn Sie wissen, was Hot Desking ist, können Sie feststellen, ob es für Ihr Büro von Nutzen sein kann. In diesem Artikel erklären wir, was Hot Desking ist, wie es funktioniert und listen seine vielen Vor- und Nachteile auf, damit Sie diese Methode der Büroorganisation besser verstehen.

Was ist ein Hot Desk?

Hot Desking ist eine Organisationstechnik, die in einigen Büros anstelle der Zuweisung bestimmter Arbeitsplätze eingesetzt wird. Beim Hot Desking nutzen mehrere Kollegen zu unterschiedlichen Tageszeiten denselben Arbeitsplatz und dieselben Tools wie Schreibtische und Computer. Dies bedeutet normalerweise, dass man sich einen Schreibtisch mit Leuten in anderen Schichten teilt. Beispielsweise könnte jemand eine Station in der Tagschicht nutzen und jemand anderes nutzt sie dann in der Nachtschicht.

Wie funktioniert ein Hot Desk?

Hot Desks funktionieren je nach Art und Bedarf des Büros unterschiedlich. Dies geschieht häufig in flexiblen Büroumgebungen, in denen Teammitglieder nicht jeden Tag im Büro erscheinen. Grundsätzlich kann sich jeder Diensthabende bei der Ankunft einen freien Tisch aussuchen. Sie können es dann nach Bedarf verwenden, um ihre Aufgaben für den Tag zu erledigen. Wenn sie beispielsweise einen Anruf tätigen müssen, können sie einen Ort mit Telefon wählen, oder wenn sie Besprechungen oder Präsentationen abhalten, können sie einen Konferenzraum wählen.

Vorteile von Hot Desking

Hot Desking kann viele Vorteile für Ihr Büro oder Unternehmen haben. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Ressourcen bei der Gestaltung Ihrer Büroorganisation zu schonen. Berücksichtigen Sie bei der Erwägung dieser Organisationsmethode die folgenden Vorteile:

Verbraucht weniger Platz

Hot Desking ermöglicht es einem großen Team, auf kleinerem Raum zu arbeiten. Anstatt jedem Teammitglied einen eigenen Bereich zuzuweisen, kann Ihr Team so den ihm zur Verfügung stehenden Raum ausfüllen. Auf diese Weise kann Ihr Team die gleiche Anzahl an Aufgaben erledigen, ohne in ein größeres Büro expandieren zu müssen.

Spart Geld für Werkzeuge und Ausrüstung

Hot Desking ermöglicht Ihren Teammitgliedern die gemeinsame Nutzung von Werkzeugen und Geräten im Büro. Dies wird Ihrem Büro helfen, Geld zu sparen, da Sie nicht für jeden im Büro Werkzeuge bereitstellen müssen. Weniger Werkzeuge tragen auch dazu bei, die Reparatur- und Austauschkosten zu senken.

Fördert Teamarbeit

Da Teammitglieder jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz wählen können, finden sie häufiger einen Platz in der Nähe anderer Kollegen. Hot Desking hilft ihnen, neue Leute kennenzulernen, denen sie in einem normalen Büro vielleicht nicht begegnen. Dies kann sie dazu ermutigen, mit verschiedenen Kollegen und Persönlichkeiten zu helfen, zusammenzuarbeiten und zu lernen, als Team zusammenzuarbeiten.

Bietet mehr Flexibilität

Hot Desking ermöglicht es Ihrem Team, seinen Arbeitsplatz basierend auf den Aufgaben des Tages auszuwählen. Dies hilft ihnen, den Platz und die Werkzeuge zu nutzen, die ihnen am nützlichsten sind, wenn sie sie am meisten brauchen. Ihre Teammitglieder können außerdem wählen, ob sie von zu Hause aus arbeiten oder ins Büro gehen möchten, je nachdem, was sie erledigen müssen. Auch Teammitglieder, die nicht regelmäßig im Büro sind, wie zum Beispiel Berater, finden bei Bedarf Platz.

Nachteile von Hot Desking

Hot Desking hat auch einige Nachteile. Das Verständnis dieser Mängel kann Ihnen helfen, sie zu beheben. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, ob Sie einen Hot Desk verwenden möchten, Folgendes:

Verursacht Verwirrung beim Telefonieren

Da jedes Teammitglied oft einen anderen Raum nutzt, kann es manchmal schwierig sein, Anrufe an sie weiterzuleiten. Der Einsatz digitaler Kommunikationsmittel wie E-Mail kann Ihnen bei der Lösung dieses Problems helfen. Einige Unternehmen bieten auch Telefonsysteme an, die Anrufe an das Mobiltelefon eines Teammitglieds weiterleiten können.

Macht Probleme mit der Sauberkeit

Die Verhinderung der Ausbreitung von Krankheiten in Ihrem Büro ist für die Gesundheit Ihres Teams von entscheidender Bedeutung. Wenn sich Teammitglieder einen Arbeitsbereich teilen, kann dies dazu führen, dass sie Keime oder Bakterien gemeinsam nutzen oder auf andere Weise Krankheiten verbreiten – selbst aus Versehen. Die Bereitstellung antibakterieller Lotionen oder Tücher für Ihr Team kann dazu beitragen, sich selbst und seinen Arbeitsbereich sauber zu halten. Wenn Sie sie ermutigen, ihren Bereich nach dem Gebrauch abzuwischen, kann dies dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass sie Krankheiten untereinander übertragen.

Reduziert die Chancen auf eine Ausbildung am Arbeitsplatz

Bei der Einarbeitung am Arbeitsplatz arbeiten neue Teammitglieder häufig mit älteren Kollegen in ihrer Abteilung zusammen. Manchmal ist es schwierig, wenn jedes Teammitglied jeden Tag einen neuen Platz findet. Wenn Sie ein neues Teammitglied willkommen heißen, denken Sie darüber nach, es mit einem bestimmten Teammitglied in einem bestimmten Raum trainieren zu lassen. Sie können den Raum gemeinsam nutzen, sodass das neue Teammitglied lernen und dem zugewiesenen Kollegen Fragen stellen kann.

Verursacht Schwierigkeiten, einen Platz zu finden

Da der Arbeitsplatz oft nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben wird, kann es für Ihr Team schwierig sein, schnell einen Platz zu finden. Sie können dieses Problem lösen, indem Sie Ihrem Team die Möglichkeit geben, sich im Voraus für einen verfügbaren Sitzplatz zu registrieren. Sie können auch Apps erhalten, mit denen Ihr Team vor seiner Ankunft im Büro aus allen verfügbaren Standorten auswählen kann.

Hot-Desk-Tools

Es gibt viele Tools, die Ihnen und Ihrem Team helfen können, Ihr Hot-Desking-Erlebnis zu verbessern. Zu diesen Tools gehören Geräte, die Teammitglieder täglich nutzen, sowie im Gebäude implementierte Funktionen. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Hot-Desking-Methode die folgenden Tools:

Laptops

Laptops sind beim Hot Desking eine sinnvolle Alternative zu Desktop-Computern. Teammitglieder können ihre Projekte mitnehmen, wenn sie von einem Raum zum anderen wechseln. Außerdem können sie mit allen Messaging- oder digitalen Kommunikations-Apps, die Ihr Team verwendet, in Verbindung bleiben.

Kabelloses Internet

Drahtloses Internet (Wi-Fi) ermöglicht Ihrem Team, überall eine Verbindung zum Internet herzustellen. Dies hilft ihnen, ihre Aufgaben in jedem neuen Raum zu erledigen. WLAN ist besonders nützlich für Teams, die Laptops oder andere drahtlose Geräte zur Erledigung von Aufgaben verwenden. Auf diese Weise können sie ihre Geräte und alle benötigten Informationen immer dabei haben.

Kommunikations-Apps

Messaging-Apps können Ihrem Team bei der digitalen Kommunikation helfen. Mithilfe dieser Apps kann jedes Teammitglied einander finden und miteinander sprechen, ohne zu wissen, wo sich die andere Person befindet. Dies ermöglicht es ihnen möglicherweise auch, zusammenzuarbeiten, während sie an ihren einzelnen Stationen bleiben. Projektmanagement-Apps können Ihrem Team auch dabei helfen, zu kommunizieren und organisiert zu bleiben, während sie gemeinsam an einem bestimmten Projekt arbeiten.

Verstellbare Möbel

Da jedes Teammitglied einzigartig ist, ist es hilfreich, wenn es die Arbeitsbereiche an seine spezifischen Bedürfnisse anpassen kann. Beispielsweise können verstellbare Stühle dazu beitragen, dass jedes Teammitglied bequem an seinem gewählten Arbeitsplatz sitzt. Unabhängig davon, ob Sie Desktop-Computer oder externe Monitore verwenden, können anpassbare Einstellungen jedem in Ihrem Team dabei helfen, sie klar und bequem zu sehen.

Verschiedene Räume

Wenn Ihr Team häufig mit mehreren Aufgaben jongliert, können unterschiedliche Arbeitsbereiche dabei helfen, die benötigten Aufgaben zu erledigen. Beispielsweise können ein einfacher Schreibtisch und ein Stuhl an ihrem Arbeitsplatz ihnen bei der Ausführung typischer Computeraufgaben helfen. Besprechungsräume können Ihrem Team dabei helfen, Besprechungen abzuhalten. Große Tabellenkalkulationen können Teammitgliedern bei der Zusammenarbeit an einem Projekt helfen.

Alternativen zum Hot Desking

Alternativen zum Hot Desking können mit anderen Methoden dieselben Vorteile bieten. Einige beliebte Alternativen zum Hot Desking sind:

Rezeption

Desktop-Hoteling ähnelt Hot-Desktoping, ermöglicht Ihrem Team jedoch die Vorabbeanspruchung eines Arbeitsbereichs. Digitale Apps können es ihnen auch ermöglichen, Plätze zu beanspruchen und Ihnen nützliche Informationen darüber geben, welche Plätze am häufigsten genutzt werden. Dies kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wie Sie Ihr Büro neu organisieren können, damit es besser zu Ihrem Unternehmen passt.

Bürohotel

Ein Bürohotel ähnelt einem Desktop-Hotel. Anstatt Ihrem Team die Wahl seines Arbeitsplatzes zu überlassen, können Sie bei Hotelbürounterkünften wählen, ob es an diesem Tag von zu Hause oder im Büro arbeiten möchte. Dies ermöglicht es einem Teil Ihres Teams, von zu Hause aus zu arbeiten, wodurch Platz für den Rest Ihres Teams im Büro frei wird.

Aktivitätsbasiertes Arbeiten

Aktivitätsbasiertes Arbeiten (ABW) ermöglicht Ihrem Team, Räume basierend auf ihren Aktivitäten und Aufgaben zu wechseln. Anstatt einen Arbeitsplatz für den ganzen Tag auszuwählen, kann Ihr Team je nach Bedarf von einem Ort zum anderen wechseln. Sie können dies auch mit einem herkömmlichen Hot Desk in Ihrem Büro kombinieren.

Verschiebungen

Durch die Zuweisung von Schichten können Sie dieselben Arbeitsbereiche für verschiedene Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten nutzen. Anstatt dass Ihr Team jeden Tag einen anderen Arbeitsplatz wählt, kann es seinen Raum mit verschiedenen Schichten teilen. Darüber hinaus können Sie verschiedenen Teammitgliedern an verschiedenen Tagen bestimmte Arbeitsbereiche zuweisen, basierend auf ihren Aufgaben an diesem Tag.