Was sind Einkaufsabteilungen und welche Funktionen erfüllen sie? • BUOM

Einkaufsabteilungen sind oft ein wichtiger Teil großer Konzerne und kleiner Unternehmen. Sie legen Richtlinien und Verfahren fest, die darauf abzielen, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens sicherzustellen. Wenn Sie die Funktionen und Rollen der Einkaufsabteilungen verstehen, können Sie Lieferstrategien und Einkaufsziele entwickeln, die Ihrem Unternehmen zugute kommen. In diesem Artikel schauen wir uns an, was eine Einkaufsabteilung ist, beschreiben ihre wichtigsten strategischen und operativen Funktionen und listen ihre zusätzlichen Rollen auf.

Was ist eine Einkaufsabteilung?

Die Einkaufsabteilung ist die Abteilung eines Unternehmens, die für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen verantwortlich ist, die für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind. Einige Unternehmen nennen Einkaufsabteilungen Beschaffungsabteilungen oder Einkaufsabteilungen. Diese Abteilungen spielen oft eine wichtige Rolle dabei, Unternehmen dabei zu helfen, ihre täglichen Anforderungen zu erfüllen und ihre langfristigen strategischen Ziele zu erreichen. Der Umfang der Zuständigkeiten der Abteilung kann je nach Unternehmensgröße unterschiedlich sein. Sie helfen jedoch häufig dabei, die Lieferkette zu überwachen und Verträge mit Lieferanten zu verwalten, um den Betrieb des Unternehmens effizient aufrechtzuerhalten.

Was ist die Hauptaufgabe der Einkaufsabteilung?

Die Einkaufsabteilung eines Unternehmens kann einen großen Einfluss auf dessen Fähigkeit haben, seine strategischen und täglichen operativen Ziele zu erreichen. Die Fähigkeit, ausreichende Materialmengen zu beschaffen und gleichzeitig die Kosten zu senken, kann es einem Unternehmen ermöglichen, den Gewinn zu steigern, die Kosten zu senken und Wachstum zu erzielen. Einkaufsabteilungen können ihre Beziehungen zu Lieferanten nutzen, um die Gesamtqualität des Geschäftsprodukts zu verbessern und Risiken im Geschäftsbetrieb des Unternehmens zu reduzieren, indem sie diese Beziehungen effektiv verwalten.

Auf operativer Ebene sorgen Einkaufsabteilungen dafür, dass Unternehmen alles erhalten, was sie für Projekte benötigen. Dazu können Rohstoffe für die Produktion, Mitarbeiterbedarf, Büroräume oder Technologie gehören. Wenn Einkaufsabteilungen diese Artikel effizient beschaffen, können sie sicherstellen, dass die Produktion hoch bleibt und Produkte und Dienstleistungen pünktlich an die Kunden geliefert werden.

Zusätzliche Funktionen und Rollen der Einkaufsabteilung

Einkaufsabteilungen übernehmen je nach Unternehmensart oder -größe unterschiedliche Rollen innerhalb eines Unternehmens. Zu ihren zusätzlichen Funktionen und Rollen gehören:

1. Bewerten Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens

Vor dem Kauf ist es für Einkaufsprofis oft wichtig, die Anforderungen ihres Unternehmens zu verstehen. Sie können mit Abteilungsleitern, Regionalleitern und der Unternehmensleitung kommunizieren, um zu ermitteln, welche Produkte und Dienstleistungen sie benötigen. Mithilfe von Analysen können sie außerdem frühere Verbrauchsberichte untersuchen und beurteilen, wie sich die Pläne ihres Unternehmens auf die Arten oder Mengen der benötigten Lieferungen auswirken könnten. Das Beschaffungspersonal achtet oft besonders darauf, wie sich die Bedürfnisse verschiedener Geschäftszentren und Abteilungen unterscheiden.

2. Durchführung von Recherchen

Sobald sie die Bedürfnisse ihres Unternehmens ermittelt haben, können Beschaffungsexperten potenzielle Quellen für Waren und Dienstleistungen erkunden. Sie können mit anderen Einkaufsmitarbeitern sprechen oder die Referenzen des Unternehmens prüfen, um festzustellen, ob der Lieferant Qualitätsware in den entsprechenden Mengen liefern kann. Manchmal reisen sie zu Messen oder Produktionsstätten, um direkt mit potenziellen Lieferanten zu sprechen und herauszufinden, ob sie gut zu ihrem Unternehmen passen.

3. Vergleich und Verhandlung von Preisen

Eine der Hauptaufgaben des Einkaufs besteht darin, die kostengünstigsten Möglichkeiten zur Belieferung seines Unternehmens zu finden. Durch die Recherche nach Lieferanten können sie mehr über die von ihnen verlangten Preise erfahren und diese mit ähnlichen Organisationen oder Märkten vergleichen, um die besten Preise zu finden. Sobald sie einen Lieferanten gefunden haben, können sie auch daran arbeiten, eine Beziehung zu ihm aufzubauen, um Preise und das beste Angebot für ihr Unternehmen auszuhandeln.

4. Lieferkoordination

Sobald Lieferanten identifiziert wurden, können Einkaufsmitarbeiter gemeinsam mit Lieferanten Lieferpläne für jeden Unternehmensstandort entwickeln. Sie können sich auch mit den Logistik- und Lagermitarbeitern ihres Unternehmens abstimmen, um sicherzustellen, dass alle Sendungen pünktlich geliefert werden. Einkaufsteams können auch dabei helfen, etwaige Lieferengpässe zu beseitigen oder Liefermengen und -pläne entsprechend ihren Geschäftsanforderungen anzupassen.

5. Lieferantenbeziehungsmanagement

Einkaufsabteilungen pflegen häufig Beziehungen zu wichtigen Lieferanten. Sie können langjährigen Lieferanten Vorteile bieten, um ihre Beziehungen zu verbessern und den Wettbewerb um Ressourcen zu vermeiden. Zu ihren Aufgaben gehört es, Verträge mit Lieferanten zu kündigen, wenn diese die Preise erhöhen, unzuverlässig werden oder die Qualität ihrer Produkte mindern. In einigen Fällen können Einkaufsabteilungen Beziehungen zu Sekundärlieferanten aufbauen, um das Risiko zu verringern, wenn sie ihren Primärlieferanten wechseln müssen.

6. Wettbewerbsmanagement

In einigen Branchen verlangen Vorschriften, dass Unternehmen ihre Lieferanten im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens auswählen müssen. Dies geschieht häufig, wenn staatliche Stellen Verträge mit privaten Unternehmen abschließen. In diesen Fällen steuern die Einkaufsabteilungen den Ausschreibungsprozess und vergeben die Aufträge an das Unternehmen, das ihre Anforderungen am besten erfüllt.

7. Leistungsüberwachung

Während ihre Beziehungen zu Lieferanten fortbestehen, können Einkaufsabteilungen deren Leistung überwachen und bei Bedarf Änderungen vornehmen. Sie können die Qualität der Waren bewerten, die ihr Unternehmen erhält, und alle Waren zurücksenden oder ersetzen, die nicht ihren Standards entsprechen. Sie können auch auf fehlende Artikel oder verspätete Lieferungen achten und versuchen, diese Probleme zu lösen. Beschaffungsmitarbeiter können sich auch mit Lieferanten treffen, um deren Beziehungen zu bewerten und etwaige geplante Änderungen zu vereinbaren.

8. Erhalt von Subventionen und Leistungen

In einigen Branchen haben Unternehmen möglicherweise Anspruch auf staatliche Zuschüsse oder Anreize. In diesen Fällen können Einkaufsabteilungen Unterstützung beantragen und sicherstellen, dass ihr Unternehmen diese erhält. Darüber hinaus können sie von langjährigen Lieferanten zusätzliche Vorteile für ihr Unternehmen erwarten, etwa günstigere Preise oder kostenlosen Versand.

9. Aufrechterhaltung der Compliance

In vielen Branchen gelten Vorschriften, die ihre Einkaufspraktiken regeln und ihre Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen. Dies ist besonders wichtig für Regierungsbehörden, die Verträge mit Lieferanten abschließen möchten. Beschaffungsabteilungen in diesen Branchen arbeiten daran, alle Vorschriften einzuhalten, die ihr Unternehmen oder ihre Organisation betreffen. Auch Einkaufsmitarbeiter stellen häufig sicher, dass ihre Unternehmen alle Verträge mit Lieferanten einhalten.

10. Qualitätsverbesserung

Eine weitere wichtige Aufgabe der Einkaufsabteilungen besteht darin, die Qualität der Produkte ihres Unternehmens zu verbessern. Dies kann ihrem Unternehmen häufig dabei helfen, die Kundenbindung zu stärken, den Gewinn zu steigern und mit anderen Unternehmen zu konkurrieren. Zu diesem Zweck können Einkaufsmitarbeiter die Materialverfügbarkeit überwachen und nach Möglichkeiten suchen, bessere Produkte ohne steigende Kosten zu erhalten.

11. Budgetverwaltung

Einkaufsabteilungen erstellen häufig Budgets für ihre Aktivitäten und reichen Förderanträge bei der Unternehmensleitung ein. Der Zweck der Budgetierung besteht darin, sicherzustellen, dass das Unternehmen effizient arbeitet und gleichzeitig niedrige Kosten beibehält. Sie können auch Zahlungen an Lieferanten veranlassen und Rückerstattungen beantragen. Viele Einkaufsabteilungen arbeiten eng mit der Finanzabteilung ihres Unternehmens zusammen, was den Finanzmitarbeitern dabei helfen kann, Mittel für anstehende Einkaufsausgaben bereitzustellen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die ihnen zur Verfügung stehenden finanziellen Ressourcen zu bewerten.

12. Entwicklung von Strategien

Beschaffungsmitarbeiter arbeiten oft eng mit anderen Fachleuten in ihrer Organisation zusammen, um für die Zukunft zu planen. Beispielsweise können sie mit leitenden Führungskräften zusammenarbeiten, um herauszufinden, wie sich das Wachstum des Unternehmens auf den Lieferbedarf des Unternehmens auswirken kann. Einkaufsmitarbeiter treffen sich mit Produktentwicklern, um den Lieferbedarf eines neuen Produkts zu verstehen, oder mit Finanzmitarbeitern, um sich über die verfügbaren Finanzmittel ihrer Abteilung zu informieren. Manchmal arbeiten sie mit Lieferanten zusammen, um Änderungen in den Abläufen ihres Unternehmens zu planen, um ein neues Produkt aufzunehmen.

13. Führen von Aufzeichnungen

Einkaufsabteilungen helfen bei der Pflege der Dokumentation zu ihren Aktivitäten, einschließlich Listen potenzieller Lieferanten, Einkaufsunterlagen, Rechnungen sowie Erstattungs- und Retourendokumentation. Einkaufsabteilungen können Verträge mit Lieferanten entwickeln und leicht zugängliche Dokumente erstellen, die die Bedingungen ihrer Vereinbarung darlegen. Sie können auch die Bestände wichtiger Materialien verfolgen und aufzeichnen, um sicherzustellen, dass ihr Unternehmen seine täglichen Abläufe effizient abwickeln kann.