Was sind die 4 WBS-Stufen? (Definition, Vorteile und Tipps) • BUOM

Viele Unternehmen verwenden für jedes ihrer Projekte einen Projektstrukturplan (WBS), um den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass ihre Ziele erreicht werden. Als Projektmanager ist es wichtig, Ihrem Team klare Anweisungen zu geben, einen genauen Zeitplan zu entwickeln und Aufgaben geordnet zu verteilen. Wenn Sie für die Verwaltung von Projekten verantwortlich sind, könnten Sie daran interessiert sein, zu lernen, wie Sie die einzelnen Ebenen eines PSP nutzen, um einen organisierten Aktionsplan zu entwickeln.

In diesem Artikel erklären wir, was ein Projektstrukturplan ist, werfen einen Blick auf einige der Vorteile seiner Verwendung und stellen vier PSP-Ebenen vor, die Sie in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan bietet den Rahmen und die Richtlinien für ein erfolgreiches Projekt. Es kategorisiert die einzelnen Aufgaben, Meilensteine ​​und Schlüsselelemente eines Projekts und organisiert sie in einer hierarchischen Struktur, um zu veranschaulichen, welche Elemente zuerst abgeschlossen werden müssen. Projektmanager können einen WBS auch verwenden, um jedem Teammitglied unterschiedliche Aufgaben und Phasen des Projektlebenszyklus zuzuweisen.

Ein Projektmanager kann einen WBS verwenden, um den Status eines Projekts zu verwalten, zu bewerten, zu koordinieren und zu überwachen. Ein effektiver Projektstrukturplan bietet einen Überblick über das Projekt, definiert das Gesamtziel und unterteilt große Aufgaben in kleinere oder besser überschaubare Ergebnisse. Dies kann die Produktivität verbessern und Teams dabei helfen, ihre Fortschritte zu verfolgen.

Welche Vorteile bietet die Verwendung eines WBS?

Viele Projektmanager bevorzugen die Verwendung eines WBS, da dieser einen klaren Überblick über das Projekt und Richtlinien für ihr Team bietet. Die Verwendung eines WBS kann jedoch mehrere zusätzliche Vorteile bieten. Die Implementierung eines WBS kann Ihnen dabei helfen:

• Stellen Sie sicher, dass alle in Ihrem Team auf die gleichen Ziele hinarbeiten

• Zuweisen von Aufgaben an einzelne Teammitglieder

• Verfolgen Sie den Gesamtfortschritt jedes Projekts

• Legen Sie klare Richtlinien fest

• Teilen Sie Daten und Analysen mit wichtigen Stakeholdern und Unternehmensführern

• Identifizieren Sie neue Möglichkeiten und Verbesserungsmöglichkeiten

• Steigern Sie die Produktivität Ihres Teams

• Verbessern Sie die Organisation Ihres Teams und Ihrer Projekte

• Entwickeln Sie einen genauen Zeitplan

• Bestimmen Sie, welche Aufgaben voneinander abhängig sind

• Schätzen Sie die Kosten für jedes Projekt

• Bewerten und reduzieren Sie potenzielle Risiken

• Erstellen Sie eine Leistungsbeschreibung, um sie mit wichtigen Stakeholdern, Kunden und Führungskräften des Unternehmens zu teilen.

Was sind die 4 WBS-Stufen?

Um einen effektiven WBS zu erstellen, ist es wichtig, jede der vier Ebenen des WBS zu verstehen. Projektmanager nutzen diese Ebenen, um Aufgaben danach zu priorisieren und zu organisieren, welche Elemente zuerst abgeschlossen werden müssen, um das endgültige Projekt abzuschließen. Die vier WBS-Ebenen, die Sie in Ihrer Organisation implementieren können, sind:

1. Obere Ebene

Auf der obersten Ebene des Projektstrukturplans werden der Projekttitel und die endgültige Leistung angegeben. In diesem Abschnitt können Sie mit der Erstellung Ihres WBS beginnen, indem Sie den Gesamtumfang des Projekts angeben. Verwenden Sie eine klare Sprache, um zu definieren, wie das abgeschlossene Projekt aussehen soll, damit jeder in Ihrem Team versteht, auf welches Ziel er hinarbeitet. Ein WBS auf höchster Ebene kann ein hervorragendes Instrument sein, um die Erwartungen Ihres Kunden an das endgültige Projekt zu kommunizieren.

Wenn Sie beispielsweise ein Softwareentwicklungsprojektmanager sind, wird auf der obersten Ebene Ihres Projektstrukturplans möglicherweise einfach der Name des Projekts aufgeführt, an dem Sie arbeiten, beispielsweise ein Flugzeugsoftwaresystem oder ein integriertes Bibliotheksverwaltungssystem.

2. Kontrolliert das Konto

Listen Sie dann die PSP-Ebene des Verwaltungskontos unterhalb der obersten Ebene auf. Die Kontrollkontoebene beschreibt die wichtigsten Meilensteine ​​des Projekts und die zu erreichenden Schlüsselergebnisse. Es kann auch wichtige Teile, Systeme oder Funktionen umfassen, die im endgültigen Design implementiert werden müssen, um die Erwartungen des Kunden zu erfüllen.

Wenn Sie beispielsweise ein Softwareentwicklungsprojektmanager sind, umfassen einige der Hauptkomponenten, die Sie auf der Verwaltungskontoebene Ihres WBS auflisten, möglicherweise ein Datenbanksystem, eine Suchfunktion und eine Chat-Funktion. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Ihr endgültiges Projekt alle erforderlichen Kriterien erfüllt, und die Kundenzufriedenheit verbessern.

3. Arbeitspakete

Die WBS-Arbeitspaketebene wird unterhalb der Verwaltungskontoebene angezeigt. Auf dieser Ebene werden die wichtigsten Ergebnisse in kleinere, besser überschaubare Aufgaben zerlegt. Um auf Kontrollkontoebene erfolgreich zu sein, müssen Teams zunächst die auf Arbeitspaketebene vorgestellten Aufgaben abschließen.

Damit Ihr Team beispielsweise die Arbeit an einem Datenbanksystem auf der Ebene des Kontrollkontos abschließen kann, muss es möglicherweise zunächst die Softwareanwendung, die Server und die Datenstruktur auf der Ebene des Arbeitspakets entwickeln. Sie können für jede einzelne Aufgabe, die auf Kontrollkontoebene angegeben wird, ein neues Arbeitspaket erstellen, um Elemente zu gruppieren und Ihrem Team zu helfen, organisiert zu bleiben.

4. Aktivitäten

Die letzte Ebene des WBS ist die Aktivitätsebene. Diese Ebene umfasst alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor das Team an den auf der Arbeitspaketebene aufgeführten Aufgaben arbeiten kann. Damit Ihr Team beispielsweise die Entwicklung einer Softwareanwendung auf Arbeitspaketebene abschließen kann, muss es möglicherweise Datenbanksoftware konfigurieren und installieren oder den Datenbankserver mit anderen Netzwerkkomponenten integrieren. Die unter der Aktivitätsstufe aufgeführten Aufgaben sind die kleinsten Elemente, die erledigt werden müssen. Sie können jede Aktion einem einzelnen Teammitglied zuweisen, um die Produktivität zu steigern.

Tipps für die Entwicklung eines WBS

Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Entwicklung eines WBS für Ihr Unternehmen helfen sollen:

• Legen Sie klare Fristen fest. Indem Sie auf jeder Ebene Ihres WBS klare Fristen für Aufgaben festlegen, können Sie die Gesamtfristen für das Projekt bestimmen. Dies kann Ihnen helfen, Ihr Team auf dem Laufenden zu halten, mit Kunden und wichtigen Stakeholdern zu kommunizieren und sicherzustellen, dass Sie das Projekt pünktlich abschließen.

• Verfolge deinen Fortschritt. Bevor Ihr Team mit der Arbeit an einem Projekt beginnt, legen Sie fest, welche Key Performance Indicators (KPIs) Sie messen möchten. Durch die regelmäßige Verfolgung dieser KPIs können Sie die Produktivität Ihres Teams verbessern, Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren und Ihnen dabei helfen, festzustellen, wann Sie die einzelnen WBS-Stufen erreicht haben.

• Bewerten Sie Ihr Team. Bewerten Sie die aktuellen Fähigkeiten, Fähigkeiten und Verfügbarkeit Ihres Teams, um festzustellen, ob es über die Ressourcen verfügt, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Dies kann Ihnen dabei helfen, zu bestimmen, wem Sie die einzelnen Aufgaben zuweisen möchten, und einen genaueren Zeitplan zu erstellen.

• Investieren Sie in Software. Durch die Investition in die richtige Software können Sie Ihre Fortschritte verfolgen, Aktualisierungen an Ihr Team weitergeben und sicherstellen, dass jeder, der Zugriff auf Ihren WBS benötigt, diesen aus der Ferne einsehen kann. Verwenden Sie eine Suchmaschine, um herauszufinden, welche WBS-Software Ihren Anforderungen basierend auf Ihrer Branche, Ihren Projekten und Ihrem Team am besten entspricht.