Was sind Aktivitäten im Projektmanagement? (Plus Tipps) • BUOM

Ein Aktionselement ist eine Aufgabe, die viele Projektmanager verwenden, um Schritte zum Abschließen eines Projekts aufzulisten. Auf diese Weise können Sie ganz einfach den Fortschritt Ihrer eigenen Mitarbeiter und anderer Mitarbeiter bei bestimmten Aufgaben verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie qualitativ hochwertige Arbeit pünktlich an Ihren Vorgesetzten oder Kunden senden. Das Verfassen klarer, vernünftiger und beschreibender Aktivitäten kann die Produktivität steigern, allen Erwartungen mitteilen und sicherstellen, dass Sie über alle notwendigen Aufgaben für ein umfassendes und wertvolles Projekt verfügen. In diesem Artikel schauen wir uns an, was Aktionselemente sind, welche Vorteile ihre Verwendung bietet und wie man eigene Elemente erstellt.

Was sind Aktionen?

Aktionen sind anstehende Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, um zum größeren Projekt beizutragen. Die meisten Aktionselemente beginnen mit Verben und weisen den Mitarbeiter an, welche Aufgabe ausgeführt werden muss, wie sie ausgeführt werden soll und wann sie abgeschlossen werden muss. Während des Arbeitstages können Sie schnell Aufgaben aufschreiben, die Sie später erledigen möchten, nachdem Sie an Besprechungen teilgenommen oder Aufgaben von Ihrem Vorgesetzten erhalten haben.

Später können Sie zu diesen Aufgaben zurückkehren und sie in umsetzbare Elemente umwandeln. Es ist auch hilfreich, ein bevorstehendes Projekt aufzuschreiben und direkt darunter die Schritte aufzulisten, die Sie ausführen müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie alle notwendigen Schritte und Aufgaben abschließen, um ein Qualitätsprojekt einzureichen.

Vorteile der Verwendung von Aktionselementen

Mit Aktionselementen können Sie anstehende Prioritäten organisieren und den Fortschritt der aktuellen Aufgabe einfach überprüfen. Zu den allgemeinen Vorteilen der Erstellung von Aktionselementen im Projektmanagement gehören:

• Legt Prioritäten und Erwartungen fest: Beschreibt die Schritte, die zum Abschluss des gesamten Projekts erforderlich sind, teilt allen Mitarbeitern mit, wie sie es abschließen sollen und wann sie voraussichtlich ihren Teil der Arbeit einreichen. Teammitglieder können regelmäßig auf diese Aktionslisten zurückgreifen, um bevorstehende Fristen zu ermitteln und diese Informationen zur Priorisierung ihrer Arbeit zu nutzen.

• Fördert die Produktivität bei der Arbeit: Wenn Sie wissen, welche Aufgabe zu bestimmten Terminen erledigt werden muss, sind Ihre Mitarbeiter produktiver und motiviert, ihre Arbeitsaufgaben pünktlich zu erledigen. Da Aufgaben in der Regel klare Beschreibungen und Fristen haben, verfügen Mitarbeiter oft über die Informationen, die sie benötigen, um ein Qualitätsprojekt effizient und pünktlich einzureichen.

• Macht es einfach, den Fortschritt zu verfolgen: Wenn Sie alle Ihre Aktionen klar auflisten und kennzeichnen, können Sie nachvollziehen, welche Mitarbeiter sie pünktlich abschließen. Dies hilft Ihnen zu verstehen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, seine Ziele zu erreichen, sodass Sie Prioritäten und Zeitpläne entsprechend anpassen können.

So erstellen Sie Aktionselemente

Befolgen Sie diese Schritte, um Aktionselemente erfolgreich zu erstellen:

1. Beginnen Sie mit einem aktiven Verb

Beginnen Sie jedes Ihrer Elemente mit einem Verb und ermutigen Sie die Mitarbeiter, Maßnahmen zu ergreifen und die Aufgabe zu erledigen. Gehen Sie jeden To-Do-Listeneintrag durch, den Sie für verschiedene Projekte erstellt haben, und verwandeln Sie jeden in einen detaillierten Aktionseintrag.

Beispielsweise könnten Sie „Budgetplan“ in „Budgetplan erstellen, den Kunden überprüfen und genehmigen können“ umwandeln. Dadurch entsteht eine umsetzbare Aufgabe, die Sie problemlos erledigen können. Es kann einfacher sein, jedes Projekt aufzulisten und die Aufgaben aufzuschlüsseln, die für jedes einzelne erledigt werden müssen. Anschließend können Sie jede dieser Aufgaben in Aktionselemente umwandeln, die zu einem vollständigen und detaillierten Projekt beitragen.

2. Fügen Sie jedem Element Fristen hinzu

Sobald Sie Ihre Aktivitäten erstellt haben, definieren Sie für jede einzelne separate Fälligkeitstermine. Es kann hilfreich sein, einen Zeitplan zu erstellen, der zeigt, wann die einzelnen Leistungen eingereicht werden müssen, damit Sie und Ihre Teammitglieder besser verstehen, wann alle Punkte abgeschlossen sein müssen. Durch die Festlegung einer klaren Frist für jede Aufgabe erfahren die Mitarbeiter, wie viel Zeit sie für die Erledigung haben, damit sie sie zusammen mit ihren anderen Aufgaben priorisieren können.

Erwägen Sie, diese Fristen in Ihre Projektmanagement-Software einzubauen, damit jeder die Aufgaben des anderen sehen kann. Dadurch können die Mitarbeiter sehen, wie viel Zeit ihnen für die Erledigung jeder Aufgabe zur Verfügung steht, und sie können besser verstehen, wie ihre einzelnen Elemente zum Erfolg des Gesamtprojekts beitragen.

3. Beschreiben Sie jeden Punkt im Detail

Wenn Sie alle Aktionen auflisten, die Mitarbeiter ausführen müssen, versuchen Sie, jede einzelne im Detail zu beschreiben. Dies macht es einfacher, klare Erwartungen zu formulieren und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter jede Aufgabe korrekt und effizient erledigen. Versuchen Sie, einen Satz einzufügen, der den gesamten Aktionspunkt zusammenfasst.

Anschließend können Sie eine detailliertere Beschreibung der Aufgabe und ihrer Auswirkungen auf das Projekt hinzufügen, um dem Mitarbeiter ein besseres Verständnis und eine klarere Motivation zur Erledigung der Aufgabe zu vermitteln. Ihre Beschreibung kann auch Anhänge zu Dokumenten oder anderen Ressourcen enthalten, auf die Teammitglieder bei der Arbeit an der Aufgabe zurückgreifen können. Dadurch wird sichergestellt, dass sie eine gut informierte und sachkundige Aktion senden.

4. Delegieren Sie Aufgaben an andere Mitarbeiter

Überprüfen Sie sorgfältig den Inhalt jedes Aktionselements, um die Mitarbeiter zu ermitteln, die dafür am besten geeignet sind. Berücksichtigen Sie die Fähigkeiten, Erfahrungen und Vorlieben der Mitarbeiter und nutzen Sie dieses Wissen, um Aufgaben den Teammitgliedern zuzuweisen, deren Fähigkeiten den Erwartungen an diese Aktivitäten am besten entsprechen. Versuchen Sie, auf den Kalender jedes Mitarbeiters zuzugreifen, sofern dieser öffentlich ist, um sicherzustellen, dass er genügend Zeit hat, Ihre Aufgaben innerhalb der jeweiligen Fristen zu erledigen.

Wenn Sie nicht wissen, wem Sie bestimmte Aufgaben zuweisen sollen, sollten Sie eine Besprechung abhalten und eine Liste der Aufgaben erstellen, die Ihre Mitarbeiter ausführen sollen. Sie alle können ehrenamtlich Themen übernehmen, von denen sie glauben, dass sie sie bewältigen können. Sie können auch darum bitten, dass Ihre Aktionsliste mit verschiedenen Abteilungsleitern geteilt wird, und diese anweisen, Personen in ihrem Team zu benennen, von denen sie glauben, dass sie jeden Punkt richtig und effektiv erledigen können.

5. Legen Sie die Prioritätsstufe des Elements fest

Beschriften Sie jedes Aktionselement deutlich mit der entsprechenden Prioritätsstufe. Dies hilft den Mitarbeitern zu verstehen, wann sie diese Aufgaben erledigen müssen und wie sie ihre anderen Projekte priorisieren müssen. Wenn Sie Mitarbeiter auffordern, mehrere Elemente einzureichen, weisen Sie jedem Element eine Prioritätsstufe zu, damit die Mitarbeiter wissen, wo sie zuerst beginnen und abschließen sollen. Dadurch wird jeder darüber informiert, was er wann einreichen muss, und sichergestellt, dass Sie alle bei Bedarf alle Aktionselemente erhalten, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Sie rechtzeitig einen überzeugenden endgültigen Entwurf einreichen.