was sie sind und wie man sie verwendet • BUOM

25. März 2022

In allen Branchen und Berufen treffen sich Menschen mit ihren Teammitgliedern und anderen in ihren Organisationen, um über ihre Aufgaben auf dem Laufenden zu bleiben und wichtige Themen zu besprechen. Meetings sind nützliche Tools für den effektiven Informationsaustausch. Wenn Sie für die Durchführung von Besprechungen verantwortlich sind, ist es hilfreich, die Besprechungsnormen zu verstehen, die sicherstellen, dass diese Veranstaltungen effektiv und kohärent sind. In diesem Artikel besprechen wir Besprechungsnormen, warum sie nützlich sind und wie Sie Ihre eigenen Besprechungen verbessern können.

Was ist Compliance?

Besprechungsnormen sind für Besprechungen festgelegte Standards, die alle Teilnehmer bei der Teilnahme an der Besprechung befolgen müssen. Standards helfen dabei, Richtlinien dafür bereitzustellen, wie sich Besprechungsteilnehmer verhalten und auf andere reagieren sollten. Diese Regeln beziehen sich oft auf allgemeinere Aspekte des Meetings, wie zum Beispiel:

• Erwartungen: Was jeder Teilnehmer voneinander erwartet.

• Entscheidungsstrategien: Hierbei handelt es sich um Tools, mit denen Besprechungsteilnehmer über die nächsten Schritte entscheiden können.

• Kommunikation: Auf diese Weise tauschen die Teilnehmer ihre Gedanken aus und kommunizieren während des Meetings effektiv miteinander.

• Zeitmanagement: Dies beschreibt, wie der Besprechungsleiter die für die Sitzung verfügbare Zeit verwaltet.

• Teilnahme: Dies ist die Erwartung, wie jede Person an der Besprechung teilnimmt.

• Vertraulichkeit. Die Vertraulichkeit einer Besprechung hängt davon ab, ob die bei der Besprechung besprochenen Angelegenheiten vertraulich bleiben oder für andere in der Organisation zugänglich sind.

• Umgang mit Meinungsverschiedenheiten: Wie sich jeder Teilnehmer verhält, wenn er mit einem anderen nicht einverstanden ist, und wie der Besprechungsleiter auf Meinungsverschiedenheiten zwischen Teilnehmern reagieren kann, ist für die Durchführung der Besprechung wichtig.

• Unternehmenskultur: Integrieren Sie Aspekte der Bürokultur in Besprechungen.

Welche Vorteile bietet Compliance?

Es ist immer eine gute Idee, am Arbeitsplatz, insbesondere bei Besprechungen, eine klare und transparente Kommunikation zu nutzen. Durch die Erörterung der Verhaltenserwartungen der Besprechungsteilnehmer wird sichergestellt, dass jeder versteht, wie er reagieren und teilnehmen kann. Auch die Festlegung und Kommunikation von Besprechungsregeln kann die Teilnahme fördern, insbesondere bei Mitarbeitern auf niedrigeren Ebenen, die möglicherweise das Gefühl haben, dass Teammitglieder auf höheren Ebenen häufig die Besprechungen, an denen sie teilnehmen, dominieren.

Weitere Vorteile der Implementierung und Compliance sind:

• Veränderung der Unternehmenskultur, um Beteiligung und Zusammenarbeit zu fördern

• Erhöhung der Gesamtverantwortung des gesamten Teams

• Herausfordernde kulturelle Normen oder traditionelles Verhalten am Arbeitsplatz

• Raum schaffen für Menschen mit unterschiedlichen Kommunikations- oder Lernstilen

• Nutzung der Perspektiven und Fähigkeiten aller Teammitglieder

• Steigerung des Selbstbewusstseins der Teammitglieder

• Steigerung des Mitarbeiterengagements

• Ermöglichen Sie Teams, Entscheidungen effektiver zu treffen

So verbessern Sie die Einhaltung von Normen

Durch die Festlegung und Einhaltung von Compliance-Standards am Arbeitsplatz können Sie effektivere Besprechungen fördern, an denen die gesamte Gruppe teilnehmen kann. Befolgen Sie diese Schritte, um Besprechungsregeln festzulegen und zu verbessern:

1. Setzen Sie Erwartungen

Bevor Sie Ihre eigenen organisatorischen Besprechungsnormen erstellen und umsetzen können, ist es wichtig, die Erfüllungserwartungen zu definieren. Jeder Arbeitsplatz verfügt über eine eigene Nutzungs- und Besprechungsanwendung. Einige sind eher kollaborativ, während andere darauf ausgelegt sind, Informationen zu verbreiten. Ermitteln Sie Ihre Erwartungen an Besprechungen mit Kollegen, um zu ermitteln, welche Besprechungsnormen zu berücksichtigen sind.

2. Bestimmen Sie, welche Entscheidungsstrategien umgesetzt werden sollen

Bei Besprechungen können Teammitglieder häufig Optionen besprechen und wirksame Entscheidungen treffen. Wenn es bei Ihren Teambesprechungen um die Entscheidungsfindung geht, überlegen Sie, welche Strategien Sie anwenden möchten, um zu Entscheidungen zu gelangen, die den Teilnehmern das Gefühl geben, dass ihre Meinungen und Empfehlungen gehört und geschätzt werden. Die Einhaltung von Normen im Zusammenhang mit Entscheidungsstrategien kann auch Erwartungen an den Zeitpunkt der Entscheidungsfindung des Teams umfassen, beispielsweise an diejenigen, die Einwände gegen die Entscheidung haben könnten, um die endgültige Entscheidung zu treffen.

3. Beschreiben Sie Kommunikationsstrategien und Erwartungen

Der Kommunikationsstil variiert von Person zu Person, daher ist es wichtig, während des Meetings Kommunikationserwartungen festzulegen. Indem Sie soziale Normen in der Kommunikation etablieren, können Sie die Bedeutung des Respekts im gesamten Umgang miteinander hervorheben. Weitere Beispiele für Kommunikationsnormen sind:

• Austausch von Referenzinformationen per E-Mail

• Unterbrechen Sie andere nicht beim Sprechen

• Erkennen Sie, wenn Sie Ihre Meinung oft geäußert haben, und lassen Sie es anderen zu

• Erläutern Sie den Grund für Ihre Meinung.

4. Konzentrieren Sie sich auf Zeitmanagementstandards

Wenn Besprechungsleiter die Zeitbeschränkungen und Zeitpläne ihrer Teammitglieder respektieren, neigen die Besprechungsteilnehmer dazu, die Interaktion positiver zu beurteilen. Zu den wichtigen Zeitmanagement-Normen, die es zu berücksichtigen gilt, gehören der pünktliche Beginn und das Ende des Meetings sowie die Nutzung der vorgesehenen Zeit für die Besprechung bestimmter Tagesordnungspunkte. Sie können auch eine Besprechungsnorm implementieren, die andere Themen oder Bedürfnisse zur Diskussion in einer zukünftigen Besprechung vorlegt, sodass sich der Moderator oder Besprechungsleiter auf die Tagesordnungspunkte konzentrieren kann.

5. Bewerten Sie den Grad der Beteiligung und die Erwartungen aller Teilnehmer

Teilnehmer an persönlichen und virtuellen Meetings können abgelenkt sein oder das Interesse an den besprochenen Themen verlieren. Das Festlegen von Standards für die Teilnahme und die Erwartungen an jede Person in einer Besprechung kann das Risiko einer Ablenkung verringern und den Teilnehmern helfen, konzentriert zu bleiben. Beispiele für die Einhaltung von Beteiligungsstandards sind:

• Fordern Sie die Abwesenheit von Computern oder Mobilgeräten bei einer Besprechung an

• Förderung des Dialogs zwischen allen Teilnehmern

• Bitten Sie die Teilnehmer, zuzuhören und aktiv statt passiv zu reagieren.

6. Besprechungsnormen mit den Teilnehmern besprechen

Es kann hilfreich sein, mit denjenigen, die regelmäßig an Besprechungen teilnehmen, zu besprechen, was Ihrer Meinung nach die Einhaltung von Normen sein könnte. Einige haben vielleicht eine eigene Meinung darüber, wie Respekt und Inklusion während eines Meetings aussehen. Bestimmte Aspekte Ihrer beruflichen Entwicklung und persönlichen Erfahrungen können auch Einfluss darauf haben, wie Sie auf bestimmte Verhaltensweisen am Arbeitsplatz reagieren. Bei der Umsetzung von Normen, die alle Teilnehmer befolgen müssen, ist es wichtig, sich Ihrer möglichen Vorurteile bewusst zu sein und anderen die Möglichkeit zu geben, ihre Ansichten zu äußern.

7. Halten Sie die Besprechungsnormen schriftlich fest und verteilen Sie sie an die Teilnehmer.

Sobald Sie Besprechungsregeln festgelegt haben, denen alle zustimmen, schreiben Sie diese auf und verteilen Sie sie an alle Teilnehmer der Besprechungen. Durch schriftliche Standards ist es einfacher, die Teilnehmer daran zu erinnern, wenn sie von den geäußerten Erwartungen abweichen. Wenn Sie Besprechungen an einem festgelegten Ort abhalten, beispielsweise in einem Konferenzraum oder einem Raum für die Zusammenarbeit, können Sie die Normen auf einem Poster ausdrucken und es zur Erinnerung im Raum aufhängen.

8. Überprüfen und bewerten Sie die Einhaltung regelmäßig

Es ist wichtig, weiterhin mit den Teammitgliedern Rücksprache zu halten und zu überwachen, wie gut die Teilnehmer etablierte Besprechungsnormen einhalten. Wenn Sie für die Leitung einer Besprechung verantwortlich sind, können Sie Personen daran erinnern, die sich möglicherweise nicht an die Regeln halten. Möglicherweise stellen Sie fest, dass einige Normen gut funktionieren, während andere möglicherweise angepasst werden müssen, um den Anforderungen des Teams gerecht zu werden. Die Besprechungsnormen können je nach Situation und Zweck der Besprechung variieren.