was passt zu dir? • BUOM
21. Oktober 2021
Effektive Kommunikation ist für die Teamarbeit und die Effizienz am Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung. Der Einsatz asynchroner oder synchroner Kommunikationsstile kann die Art und Weise, wie Ideen am Arbeitsplatz ausgetauscht werden, erheblich verbessern und dazu beitragen, die Produktivität von Mitarbeitern oder Teammitgliedern zu steigern. Während Sie mit beiden Kommunikationsmethoden Informationen austauschen können, kann die Identifizierung und Verwendung des Stils, der zu Ihnen passt, einen großen Unterschied für Ihre Gesamtproduktivität machen. In diesem Artikel definieren wir asynchrone und synchrone Kommunikation, diskutieren die Unterschiede zwischen ihnen und teilen Best Practices für deren Einsatz am Arbeitsplatz.
Was ist asynchrone Kommunikation?
Unter asynchroner Kommunikation versteht man jede Form der Kommunikation, bei der es zu einer Verzögerung zwischen dem Senden einer Nachricht durch den Sender und ihrer Interpretation durch den Empfänger kommt. Die Länge dieser Verzögerung hängt vom Kommunikationsmodus ab. Asynchrone Kommunikation erfolgt in der Regel virtuell und oft ungeplant oder ungeplant.
Beispiele für asynchrone Kommunikation sind:
E-Mails
Geschäftsbriefe
Textnachrichten
Allgemeine Kommentare zu Dateien oder Zusammenarbeit
Sofortnachricht
Projektmanagement-Software
Vorteile der asynchronen Kommunikation
Zu den Vorteilen der asynchronen Kommunikation gehören:
Ermöglichen Sie Teams an verschiedenen Standorten die Kommunikation
Optimierung der Konzentration und Produktivität des Teams
Erstellen Sie eine detaillierte Aufzeichnung jeder Korrespondenz für zukünftige Besprechungen
Bereitstellung einer gründlichen und gut recherchierten Antwort auf Projektfragen
Erläuterung komplexer Sachverhalte, die möglicherweise einer weiteren Diskussion bedürfen
Was ist synchrone Kommunikation?
Unter synchroner Kommunikation versteht man jede Art von Kommunikation, bei der der Austausch von Informationen oder Nachrichten zwischen Sender und Empfänger gleichzeitig erfolgt. Dieser Austausch kann physisch oder virtuell stattfinden.
Beispiele für synchrone Kommunikation sind:
Physische Treffen
Videokonferenz
Anrufe
Chat-Unterstützung
Vorteile der synchronen Kommunikation
Zu den Vorteilen der synchronen Kommunikation innerhalb eines Teams gehören:
Unterstützung bei der Lösung von Arbeitsproblemen, die eine sofortige Lösung erfordern
Aufbau und Verbesserung des Zusammenhalts und Verständnisses im Team
Möglichkeit einer zeitnahen Rückmeldung und Lösung wichtiger Probleme
Ermöglicht detaillierte und umfassende Interaktionen
Sicherstellen, dass es zu keinen Leistungsverzögerungen kommt
Asynchrone und synchrone Kommunikation
Nachfolgend sind einige grundlegende Unterschiede zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation aufgeführt:
Lieferzeit
Ein grundlegender Unterschied zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation ist die Zeit, die für die Übermittlung von Informationen oder Nachrichten benötigt wird. Synchrone Kommunikation findet gleichzeitig zwischen Sender und Empfänger statt. Bei der asynchronen Kommunikation gibt es eine Verzögerung zwischen dem Senden von Nachrichten und der Verarbeitung durch die andere Partei.
Reaktionszeit
Synchrone Kommunikation erfordert in der Regel sofortige Reaktionen, da Sender und Empfänger gleichzeitig kommunizieren. Obwohl es bei der asynchronen Kommunikation möglich ist, Informationen gleichzeitig zu senden und zu empfangen, werden in der Regel keine sofortigen Antworten erwartet. Beispielsweise können Teams synchrone Kommunikation nutzen, um über Aufgaben zu korrespondieren, die zeitkritische Eingaben und Rückmeldungen erfordern. Teams können asynchrone Kommunikation nutzen, um zwischen Teams in unterschiedlichen Zeitzonen zu kommunizieren.
Diskussionslänge
Durch synchrone Kommunikation können Teams Probleme umfassender diskutieren. Sie können beispielsweise für Gruppentreffen einen langen Videoanruf tätigen und gemeinsam Probleme lösen. Bei der asynchronen Kommunikation müssen Sie in der Regel sehr präzise und vollständig in Ihrer Nachricht sein, da der Austausch nicht gleichzeitig erfolgt.
Flexibilität
Die asynchrone Kommunikation ermöglicht eine größere Flexibilität, da Gruppenmitglieder nicht sofort auf eine Nachricht reagieren müssen. Das bedeutet, dass sich die Teammitglieder auf die Qualität ihrer Antworten konzentrieren und reagieren können, wann immer sie können. Synchrone Kommunikation ist möglicherweise weniger flexibel und erfordert, dass Sie während eines Live-Meetings auf das Gespräch antworten.
Wann sollte asynchrone und synchrone Kommunikation verwendet werden?
Die Bestimmung Ihres idealen Kommunikationsstils kann für den Erfolg Ihrer Projekte von entscheidender Bedeutung sein. Bei der Wahl zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation sind folgende Punkte zu beachten:
Teamgröße
Bevor Sie sich für einen Kommunikationsstil entscheiden, überlegen Sie, ob Sie von allen Beteiligten eine zeitnahe Beantwortung von Fragen verlangen und ob die Teamgröße für diesen Kommunikationsstil angemessen ist. Organisationen mit großen Teams, insbesondere solche mit Mitarbeitern aus unterschiedlichen Standorten und Zeitzonen, bevorzugen möglicherweise asynchrone Kommunikation. Bei der Organisation einer kleinen Teambesprechung bevorzugen Teamleiter möglicherweise eine synchrone Kommunikation.
Antworttyp
Eine andere Möglichkeit, den zu verwendenden Kommunikationsstil zu bestimmen, besteht darin, zu ermitteln, welche Antworten Sie möglicherweise benötigen. Nachrichten, die sofortige Antworten zwischen den Teilnehmern erfordern, können synchrone Kommunikation verwenden. Wenn der Hauptzweck Ihrer Nachricht lediglich darin besteht, Informationen weiterzugeben, sollten Sie die Verwendung eines asynchronen Kommunikationsstils in Betracht ziehen.
Teamorganisation
Abhängig von der Struktur Ihrer Organisation arbeiten einige Teams möglicherweise nach unterschiedlichen Zeitplänen und halten unterschiedliche Fristen ein. In diesen Fällen können Sie entweder synchrone oder asynchrone Kommunikation verwenden. Sie können beispielsweise Videonachrichten verschicken, in denen Sie erklären, warum Sie bestimmte Entscheidungen zu einem Projekt getroffen haben, und der Empfänger kann diese jederzeit einsehen.
Nachrichtenkomplexität
Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, welche Art von Kommunikation Sie verwenden möchten, unbedingt die Komplexität der Botschaft, um zu bestimmen, welcher Stil das optimale Ergebnis für Ihr Team erzielen kann. Um komplexe Projekte zu besprechen, kann ein Live-Meeting erforderlich sein. Für routinemäßige Check-ins oder Feedback-Sitzungen ist möglicherweise nur der Austausch per E-Mail erforderlich.
Best Practices für asynchrone Kommunikation
Beachten Sie beim Einsatz asynchroner Kommunikation im Geschäftsleben die folgenden Richtlinien:
Geben Sie genügend Details an: Die Informationsübertragung in der asynchronen Kommunikation findet normalerweise statt, wenn eine Partei nicht in der Lage ist, sofort zu antworten. Wenn Sie sicherstellen, dass jede Nachricht so viele Details wie möglich enthält, kann der Empfänger eine angemessene Antwort geben.
Identifizieren und wählen Sie die richtige Plattform: Asynchrone Kommunikation ist in der Regel unpersönlich und erfordert möglicherweise, dass Teams eine bestimmte Plattform für die Kommunikation verwenden. Versuchen Sie, das richtige Tool, die richtige Plattform oder Software auszuwählen, um Ihre Botschaft effektiv zu übermitteln, z. B. E-Mail oder Videoanrufe.
Erleichtern Sie Verbindungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten freundlich und respektvoll sind, wenn Sie asynchrone Kommunikation verwenden. Die Beibehaltung eines positiven Tons kann ein gesundes Arbeitsumfeld schaffen und Teams dabei helfen, effektiv zusammenzuarbeiten.
Legen Sie Fristen fest: Bei der asynchronen Kommunikation kann es hilfreich sein, Ihren Teamkollegen mitzuteilen, wann Sie eine Antwort wünschen. Das Festlegen von Fristen kann Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, ein gemeinsames Ziel zu erreichen, insbesondere bei mehrphasigen Projekten.
Best Practices für synchrone Kommunikation
Nachfolgend finden Sie einige Richtlinien für den Einsatz synchroner Kommunikation in Ihrem Team:
Haben Sie eine Agenda: Wenn Sie synchrone Kommunikation verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie einen Besprechungsplan erstellen und verwenden, um alle Gruppendiskussionen auf Ihr Hauptthema zu konzentrieren. Dies kann bei virtuellen oder persönlichen Treffen mit mehreren Personen nützlich sein, die möglicherweise mehrere Probleme haben, die sie mit der Gruppe besprechen möchten.
Ermutigen Sie zu sofortiger Reaktion: Der Hauptvorteil der synchronen Kommunikation ist sofortiges Feedback. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle Parteien dazu ermutigen, sofort zu reagieren, damit Sie etwaige Probleme schnell lösen können.
Entwickeln Sie positive Beziehungen. Die Verwendung synchroner Kommunikation ist eine großartige Möglichkeit, zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen. Stellen Sie sicher, dass Sie offen und professionell sprechen, um positive Arbeitsbeziehungen innerhalb Ihres Teams aufzubauen.
Seien Sie pünktlich: Versuchen Sie bei Besprechungen, Teambesprechungen zur festgelegten Zeit zu beginnen und zu beenden. Darüber hinaus kann die Bereitstellung der Tagesordnung und der Dauer der Besprechung im Voraus den Teammitgliedern dabei helfen, ihre Zeitpläne so zu planen, dass sie die Besprechung einbeziehen.