Was ist Workflow-Management? (mit Elementen und Tipps) • BUOM

21. Oktober 2021

Unternehmen haben oft mehrere Arbeitsprozesse, die für eine effektive Ausführung eine ordnungsgemäße Verwaltung und Kontrolle erfordern. Erfolgreiche Workflow-Manager entwickeln häufig neue Strategien, beispielsweise die Implementierung von Technologien, die ihnen helfen, diese Prozesse zu rationalisieren. Wenn Sie die Gesamtproduktivität Ihres Unternehmens verbessern möchten, kann es hilfreich sein, sich über Workflow-Management und dessen Verbesserung zu informieren. In diesem Artikel definieren wir Workflow-Management, erklären, warum es wichtig ist, erkunden die Elemente eines effektiven Workflow-Management-Systems und geben Tipps für die Auswahl des richtigen Systems.

Was ist Workflow-Management?

Unter Workflow-Management versteht man die Identifizierung, Organisation und Regelung aller Aufgaben innerhalb eines Unternehmens. Unter Workflow versteht man eine Reihe von Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Beim Workflow-Management geht es darum, Aufgaben zu optimieren, damit die Teammitglieder bessere Ergebnisse erzielen, beispielsweise eine effiziente Erledigung ohne Verzögerungen oder Wiederholungen. Workflows umfassen typischerweise die folgenden gemeinsamen Elemente:

• Klar definierte Schritte: Dies sind die Anweisungen, die die Grundlage für den Abschluss jeder Projektphase bilden. Diese Schritte können linear, verzweigt oder eine Kombination aus beidem sein.

• Stakeholder: Diese Spezialisten sind Teammitglieder, die in jeder Phase des Arbeitsablaufs bestimmte Aufgaben ausführen. Stakeholder können während automatisierter Schritte inaktiv bleiben.

• Regeln oder Empfehlungen. Die Richtlinien organisieren die Schritte in einer geeigneten Reihenfolge und weisen die Teammitglieder an, nach Abschluss jedes Schritts die folgenden Aufgaben auszuführen.

• Inputs: Dabei handelt es sich um die Materialien, die zur Erfüllung einer Aufgabe, beispielsweise eines Vertrags, benötigt werden.

• Konvertierung: Dazu gehören Aktionen, die Aufgaben zu nächsten Schritten weiterleiten, wie z. B. das Senden eines Dokuments zur Überprüfung an eine andere Abteilung.

• Outputs: Hierzu zählen die Produkte von Transformationen und die Endergebnisse abgeschlossener Arbeitsprozesse.

Welche Arten von Workflow-Management-Techniken gibt es?

Hier sind drei Hauptmethoden für das Workflow-Management, die Unternehmen häufig verwenden:

• Klar definierte Arbeitsabläufe: Hierbei handelt es sich um Aufgabengruppen, die von allen relevanten Teammitgliedern verstanden werden. Dazu können automatisierte Aufgaben gehören, die von Technologietools ausgeführt werden. Mitarbeiter können jedoch auf die Tools zugreifen und sie bei Bedarf manuell ausführen.

• Priorisierung von Arbeitsprozessen: Dies sind die Arbeitsprozesse, die das Unternehmen als am wichtigsten erachtet. Das Unternehmen stellt sicher, dass diese Arbeitsabläufe effizient sind, da sie sich häufig auf alle Abläufe auswirken, beispielsweise auf Vertriebsprozesse.

• Workflow-Optimierung und -Überwachung: Darunter versteht man den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung und Überprüfung von Arbeitsabläufen, damit diese optimal funktionieren.

Warum ist es wichtig, Ihren Workflow zu verwalten?

Workflow-Management ist wichtig, da es eine bessere Zusammenarbeit fördern, die Einhaltung manueller Prozesse verbessern und für mehr Transparenz bei Aufgaben und Verantwortlichkeiten sorgen kann. Auch das Workflow-Management kann durch die Automatisierung einiger Prozesse zu Kosteneinsparungen führen. Hier ist eine Liste weiterer Vorteile, die Unternehmen durch die Implementierung eines ordnungsgemäßen Workflow-Managements erzielen können:

• Optimierung interner Prozesse wie der Anfragebearbeitung

• Reduziert Fehler

• Verbessert die Produktivität

• Hilft, den Teamfortschritt zu verfolgen

• Reduziert Papierkram und manuelle Systemeingaben

• Identifiziert und reduziert die Wiederholung unnötiger Aufgaben

• Beseitigt Prozessbarrieren

• Effizienz des Dokumentenmanagements

Was ist ein Workflow-Management-System?

Workflow-Management-Systeme sind Softwaresysteme, die Workflow-Manager dabei unterstützen, sich wiederholende Geschäftsprozesse zu automatisieren, zu rationalisieren und zu verfolgen, um gleiche oder bessere Ergebnisse zu liefern. Manager können Arbeitsablaufmodelle mit spezifischen Einschränkungen und Betriebsumgebungen erstellen, und das von ihnen gewählte System wertet diese Grenzen aus und arbeitet innerhalb dieser Grenzen. Diese Systeme können Prozesse analysieren und messen, um Arbeitsabläufe künftig zu optimieren und zu verschlanken. Darüber hinaus integrieren sie einzelne Systeme in bestehende Strukturen und organisieren diese nach Typ. Es gibt viele grundlegende Funktionen von Workflow-Management-Systemen, aber einige der häufigsten Typen sind:

• Routing-System: Dieses System überträgt Informationen effizient an die gewünschten Ziele.

• Verteilungssystem: Es identifiziert neue Informationen und sendet sie an verfügbare Teammitglieder oder automatisierte Schritte. Es weist den verfügbaren Positionen neue Aufgaben zu, um das Gleichgewicht zwischen den Arbeitsabläufen zu wahren.

• Koordinationssystem: Diese Art von System verwaltet gleichzeitige Aktivitäten, um Fehler und Wiederholungen zu verhindern.

• Assistenzsystem: Konfiguriert die Prozesse anderer Systeme und sendet Ideen für zukünftige Aktionen an Administratoren.

Elemente eines effektiven Workflow-Management-Systems

Ein Workflow-Management-System enthält typischerweise die folgenden Funktionen:

Prozessdesigner

Process Builder ermöglichen Workflow-Managern die Erstellung automatisierter Prozessabläufe. Sie können diese Arbeitsabläufe innerhalb des Systems anpassen und manuelle Prozessschritte durch automatisierte Aufgaben ersetzen. Geschäftsprozesse entwickeln sich traditionell nach festgelegten Regeln in vordefinierten Aufgabenabfolgen. Prozessersteller analysieren diese Regeln und Schritte, um Wiederholung, Automatisierung und Aufgabenquelle zu bewerten und Verbesserungen vorzuschlagen.

Workflow-Engines

Workflow-Engines treffen automatisierte Entscheidungen auf der Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln und -vorschriften. Sie verwalten und steuern Arbeitsabläufe mithilfe eines Datenbankservers. Beispiele für Entscheidungen, die eine Workflow-Engine treffen kann, sind das Versenden einer E-Mail-Benachrichtigung oder die automatische Genehmigung eines Kreditantrags auf der Grundlage bestimmter Kriterien.

Reporting-Tools

Reporting-Tools greifen auf gespeicherte Daten und Geschäftsprozessmetriken zu. Sie ermöglichen Administratoren, den Workflow-Fortschritt zu verfolgen, den Anforderungsstatus anzuzeigen und potenzielle Engpässe zu identifizieren. Administratoren können Mitarbeitern Zugriff auf diese Tools und Berichte gewähren, indem sie diese im System-Dashboard anzeigen.

Integration mit anderen Anwendungen

Effektive Workflow-Management-Systeme können häufig mit Anwendungen von Drittanbietern wie Textverarbeitungsprogrammen, E-Mail-Servern und Dateifreigabeanwendungen kommunizieren. Dies kann für Benutzer, die möglicherweise externe Dateien freigeben oder Dokumente importieren möchten, Effizienz bieten. Dies kann auch für ein Remote-Team nützlich sein, das unterschiedliche Technologien verwendet und Flexibilität erfordert.

Formulardesigner

Zu diesen Systemen gehören häufig begleitende Formulardesigner, mit denen Benutzer Formulare erstellen, anpassen und steuern können, beispielsweise solche, die zum Sammeln von Mitarbeiterinformationen, zum Erstellen von Rechnungen, zur Durchführung von Wettbewerben und zum Einreichen von Umfragen verwendet werden. Mitarbeiter können steuern, wer diese Formulare anzeigt, bearbeitet und übermittelt. Workflow-Management-Systeme speichern diese Formulare oft an einem zentralen Ort, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen.

Self-Service-Schnittstelle

Workflow-Management-Systeme verfügen in der Regel über benutzerfreundliche Oberflächen, sodass Mitarbeiter problemlos und ohne große Verwirrung im System navigieren können. Mit dieser Funktion können Mitarbeiter Informationen einfach registrieren, verfolgen, abfragen und verwalten. Das System sendet diese Informationen je nach Bedarf der Teammitglieder oder Workflow-Einschränkungen an Administratoren, HR-, IT- oder Betriebsteams. Über diese Schnittstelle können Benutzer auch auf Anwendungen von Drittanbietern zugreifen und Mitarbeiterinformationen verfolgen.

Tipps zur Auswahl des richtigen Workflow-Management-Systems

Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Workflow-Management-Systems für Sie oder Ihren Arbeitgeber helfen sollen:

Erstellen Sie zu jedem System eine Checkliste oder einen Fragenkatalog

Bevor Sie sich für ein Steuerungssystem entscheiden, kann es sinnvoll sein, folgende Fragen zu berücksichtigen:

• Ist dieses Workflow-System einfach einzurichten?

• Welche Funktionen gehören zu diesem System?

• Erkennt dieses System dringende Aufgaben?

• Versendet dieses System ständig Erinnerungen?

• Unterstützt dieses System die Integration von Drittanbieteranwendungen?

Erwägen Sie ein Workflow-Management-System mit einem einfachen Einrichtungsprozess.

Es kann hilfreich sein, ein Managementsystem mit einem einfachen Einrichtungsprozess zu wählen, das den Implementierungsprozess für Ihr Unternehmen beschleunigen kann. Sie können dies tun, indem Sie nach einem Cloud-System suchen, was bedeutet, dass Sie die Software sofort nutzen können, ohne sie herunterladen oder auf Ihrem Computer installieren zu müssen. Große Unternehmen können von On-Premise-Lösungen profitieren, aber kleine und mittlere Unternehmen sollten möglicherweise den Einsatz eines cloudbasierten Workflow-Management-Systems in Betracht ziehen.

Stellen Sie den Mitarbeitern barrierefreie Schnittstellen zur Verfügung

Einige Unternehmen entwickeln Workflow-Management-Systeme für Fachleute, die sich mit Programmieren oder Programmieren auskennen. Für solche Systeme sind häufig IT-Experten erforderlich, die Geschäftsprozesse bearbeiten und programmieren können. Wenn ein Unternehmen nicht viele IT-Experten einstellt, kann es von Vorteil sein, einen No-Code-Workflow-Designer einzustellen. Diese Systeme verfügen über zugängliche Schnittstellen, die von jedem Mitarbeiter unabhängig von seinem Erfahrungsstand genutzt werden können.