Was ist Vendor Management und wie macht man es (mit Tipps) • BUOM

Ein Lieferant ist eine externe Partei, die einem Unternehmen gegen Bezahlung Unterstützung leistet. Organisationsleiter nutzen häufig das Lieferantenmanagement, um Kommunikations- und Bewertungsherausforderungen bei der Zusammenarbeit mit Dritten zu bewältigen. Wenn Sie lernen, wie Sie Anbieter praktisch verwalten, können Sie vertragliche Vereinbarungen aushandeln, die für beide Seiten vorteilhaft sind, und die Leistung Ihrer Agentur verbessern. In diesem Artikel definieren wir Lieferantenmanagement, beschreiben, wie es sich vom Projektmanagement unterscheidet, und erläutern Schritte und Tipps, wie Sie es für Ihren Arbeitsplatz nutzen können.

Was ist Lieferantenmanagement?

Unter Lieferantenmanagement versteht man den Prozess der Identifizierung und Ernennung Dritter, die dazu beitragen können, dass Ihr Unternehmen reibungsloser läuft. Anbieter bieten Produkte oder Dienstleistungen wie Fotografie, Essen und Catering oder die Planung besonderer Veranstaltungen an. Sie sparen Zeit und Ressourcen, indem Sie Festangestellte für die Erledigung von Aufgaben bezahlen. Durch die Verwaltung Ihrer Lieferanten können Sie sicherstellen, dass sich deren Angebot positiv auf Ihr Unternehmen auswirken kann. Sie können auch eine finanzielle Vereinbarung abschließen, von der beide Seiten profitieren. Einige Agenturen engagieren möglicherweise Anbieter für spezielle Projekte, während andere möglicherweise langfristige Verträge abschließen, was bedeutet, dass sie Dienstleistungen über einen längeren Zeitraum erbringen können.

Lieferantenmanagement und Projektmanagement

Unter Projektmanagement versteht man den Prozess, bei dem ein Team von Fachleuten geführt wird, um ein Projekt für einen Kunden oder eine Organisation abzuschließen. Es unterscheidet sich vom Lieferantenmanagement in folgenden Punkten:

Kontakt zum Arbeitgeber

Das Unternehmen und die von ihm beauftragten Lieferanten sind Partner, und jede Partei möchte aus dem Vertrag Nutzen ziehen. Beispielsweise könnte ein Unternehmen nach einer Dienstleistung suchen, die die Markenbekanntheit bei den Verbrauchern steigert. Ein Verkäufer möchte möglicherweise sein Ansehen steigern, indem er mit einer seriösen Organisation zusammenarbeitet. Die Beziehungen im Projektmanagement sind unterschiedlich. Projektmanager bekleiden Führungspositionen und sind dafür verantwortlich, den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und die Qualität ihrer Arbeit zu beurteilen. Dies erinnert an die Chef-Mitarbeiter-Dynamik.

Dauer der Beziehung

Im Projektmanagement können Mitarbeiter danach streben, Fachkräfte in ihrem Team einzustellen und zu halten, um ihnen dabei zu helfen, die Produktivität in ihrem Arbeitsprozess aufrechtzuerhalten. Wenn beispielsweise für jede Aufgabe ein neuer Projektmanager eingestellt wird, muss sich das Team möglicherweise an neue Führungsstile anpassen und unterschiedliche Erwartungen erfüllen, was sich auf die Qualität seiner Aufgaben auswirken kann. Die Unterstützung derselben Personengruppe kann vorteilhafter sein.

Im Lieferantenmanagement tauschen Dritte häufig kurze Beziehungen mit ihren Kunden aus, die auf deren Bedürfnissen basieren. Nachdem der Lieferant beispielsweise eine Aufgabe für ein spezielles Projekt abgeschlossen hatte, erfüllte er die vertragliche Vereinbarung, sodass die Kommunikation zwischen ihnen eingestellt wurde. Oftmals beauftragen Unternehmen auch andere Lieferanten, wenn sie sich noch nicht entschieden haben, mit wem sie langfristig zusammenarbeiten wollen.

So führen Sie das Lieferantenmanagement durch

Befolgen Sie diese Schritte, um produktive Beziehungen zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten aufzubauen:

1. Denken Sie über die Ziele Ihres Unternehmens nach

Überlegen Sie, was Ihr Unternehmen erreichen möchte und wie die Arbeit der Lieferanten Ihnen dabei helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen. Wenn Sie die Organisationen identifizieren, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, kann es wichtig sein, Ihre Ziele zu verstehen und zu kommunizieren, um festzustellen, ob Ihre Geschäftsinteressen mit den Erwartungen der Anbieter übereinstimmen. Geben Sie den Meilenstein an, den Sie erreichen möchten, und das Datum, an dem Ihre Vision Wirklichkeit werden soll. Es kann auch hilfreich sein, Ihre Ziele aus Sicht des Lieferanten aufzuschreiben. Stellen Sie sicher, dass sie in Ihrem gewünschten Zeitrahmen realistisch und für die von Ihnen gesuchten Partner erreichbar sind.

2. Bewerten Sie die Qualifikationen der Lieferanten

Erstellen Sie eine Liste potenzieller Lieferanten, die die Produkte oder Dienstleistungen anbieten, die Ihr Unternehmen benötigt. Versuchen Sie, sie nach Durchschnittspreis, Standort und Angebotsvielfalt zu ordnen. Sie können auch Nachforschungen anstellen, um mehr über ihre Standards und Werte herauszufinden. Ihre Social-Media-Inhalte können beispielsweise Aufschluss darüber geben, wie sie die Interaktion mit ihren Verbrauchern priorisieren. Ihre Websites können Sie über ihre Branchenspezifika und Erfolge bei früheren Kunden informieren und Ihnen so bei der Entscheidung helfen, ob sie dasselbe für Ihr Unternehmen tun können. Vergleichen Sie die Vor- und Nachteile jedes potenziellen Kunden und wählen Sie die Lieferanten aus, die Sie bezahlen möchten.

3. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan

Sobald Lieferanten auf der Gehaltsliste Ihres Unternehmens stehen, richten Sie einen Prozess für die Kommunikation mit ihnen ein, wenn sie Aufgaben erledigen. Sie können entscheiden, ob Sie ihre Arbeit genau überwachen oder ihnen kreative Freiheit geben möchten, ihre bevorzugten Ansätze umzusetzen. Treffen Sie sich regelmäßig mit ihnen, um ihre Fortschritte zu verfolgen oder Ihre Erwartungen zu besprechen. Bei langfristigen Projekten können Sie beispielsweise verlangen, dass sich Lieferanten alle zwei Wochen mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen die jüngsten Änderungen zu erläutern. Denken Sie über Ihre Feedback-Methoden nach, um sicherzustellen, dass Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.

4. Bewerten Sie die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen

Wenn Sie Ihre Beziehungen zu Anbietern vertiefen, bewerten Sie die Auswirkungen ihrer Produkte oder Dienstleistungen auf den Betrieb Ihrer Agentur. Wenn Ihr Lieferant beispielsweise Druckdienste für die Newsletter Ihres Unternehmens bereitgestellt hat, können Sie bewerten, wie schnell er Ihre Bestellungen ausgeführt hat und wie die Qualität der gedruckten Materialien ist. Berücksichtigen Sie ihre Bereitschaft, während der gesamten Produktion mit Ihnen zu kommunizieren, und ihre Offenheit für Ihre konstruktive Kritik. Ihre Beurteilung kann Ihnen auch dabei helfen, Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie ihre Leistung verbessern können. Dabei können Sie ein Treffen vereinbaren, um die nächste Phase der Partnerschaft zu besprechen.

Tipps zum Lieferantenmanagement

Beachten Sie die folgenden Tipps für ein effektives Lieferantenmanagement im Namen Ihres Unternehmens:

• Bewerten Sie Ihre finanziellen Ressourcen: Bewerten Sie die Höhe der Mittel, die Ihnen zur Verfügung stehen, um Drittunternehmen für die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen zu bezahlen. Berücksichtigen Sie die Anzahl der Lieferanten, mit denen Sie gleichzeitig zusammenarbeiten möchten. Dies kann sich darauf auswirken, wie viel Geld Sie für externe Abläufe bereitstellen können.

• Definieren Sie wichtige Leistungsindikatoren. Ein Key Performance Indicator (KPI) kann einen Lieferanten darüber informieren, ob seine Leistung den Standards des Kunden entspricht. Erstellen Sie eine Liste mit Kennzahlen, um Ihren Lieferanten bei der Produktion zu unterstützen, wo er sich für Sie einsetzen und die Qualitätskontrolle einfacher umsetzen kann.

• Teilen Sie Ihre Zeitleiste. Das Festlegen von Fristen für Ihren Lieferanten kann ihn dazu ermutigen, seine Arbeit frühzeitig einzureichen und seinen Arbeitsablauf effizient zu organisieren. Teilen Sie das Datum und die Uhrzeit mit, zu der Sie das Endprodukt sehen möchten, und priorisieren Sie die dringendsten Aufgaben, um der Organisation mitzuteilen, welche Aufgabe zuerst erledigt werden soll.

• Stellen Sie nützliche Ressourcen bereit. Zusätzliche Ressourcen können die Produktivität der Lieferanten steigern, indem sie ihnen ermöglichen, Ihr Unternehmen und Ihre Standards besser zu verstehen. Beispiele für Ressourcen sind ein Vertreter Ihrer Organisation, der sie während der Produktion berät, oder ein spezieller Standort in Ihrem Unternehmen, der eine Aufgabe erledigt.

• Setzen Sie ethische Grundsätze um. Es kann wichtig sein, dass Ihre Lieferanten die ethischen Standards Ihrer Organisation einhalten, wie zum Beispiel den Schutz vertraulicher Informationen und den Respekt vor der Originalarbeit anderer Unternehmen. Fördern Sie Ihre ethischen Prioritäten zu Beginn der Beziehung, damit Ihre Lieferanten diese respektieren können.

• Erweitern Sie die Beziehung: Wenn die Leistung eines Anbieters Ihre Erwartungen übertroffen hat, kann es von Vorteil sein, ihn dafür zu bezahlen, dass er fortlaufend Dienstleistungen für Ihr Unternehmen erbringt. Verhandeln Sie Preis- und Häufigkeitsvereinbarungen, die sich positiv auf die Lieferanten auswirken und Ihrem Unternehmen Wachstum ermöglichen.