Was ist technische Dokumentation? Definition, Typen und Tipps • BUOM
Technische Dokumentation ist in verschiedenen Branchen eine notwendige Praxis. Solche Dokumente liefern wichtige Informationen für Stakeholder, interne Mitglieder, Kunden und Endbenutzer. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen für die technische Dokumentation verantwortlich sind oder sich für den Beruf des Technischen Redakteurs interessieren, ist es wichtig zu verstehen, was genau dazu gehört. In diesem Artikel definieren wir technische Dokumentation, diskutieren die Branchen, in denen sie verwendet wird, und die Zielgruppe dafür, kategorisieren ihre Typen, untersuchen ihre Bedeutung und geben Tipps und Tricks zum Schreiben.
Was ist technische Dokumentation?
Technische Dokumentation ist jedes schriftliche Dokument, das die Anwendung, den Zweck, die Erstellung oder die Architektur eines Produkts oder einer Dienstleistung beschreibt. Sein Zweck besteht darin, zu erklären, was die Organisation anbietet. Es gibt verschiedene Arten von technischen Dokumenten, die jeweils für eine bestimmte Zielgruppe bestimmt sind. Das Verfassen technischer Dokumente liegt in der Regel in der Verantwortung von technischen Redakteuren, Projektmanagern, Mitgliedern des Entwicklungsteams oder Experten für das betreffende Produkt oder die betreffende Dienstleistung.
Effektiv geschriebene Dokumente helfen der Zielgruppe, indem sie ihr notwendige Details vermitteln, beispielsweise wie man ein Produkt bedient oder ein Thema versteht. Beispiele für technische Dokumente sind:
Führer
Bedienungsanleitung
Präsentationen
Broschüren
Anmerkungen
Pressemeldungen
Berichte
Newsletter
Geschäftspläne oder Vorschläge
Rezensionen
Anzeigen
Bücher oder Styleguides
Pressemeldungen
Wer erstellt technische Dokumentation?
Eine Vielzahl von Branchen erstellt technische Dokumentation als gängige Praxis, darunter:
Software: Technische Dokumentation in der Softwarebranche richtet sich in der Regel an Verbraucher oder andere Softwareentwickler. Vom Entwickler gesendete Dokumentation erfordert in der Regel Kenntnisse in der Codierung und Softwareentwicklung.
Automobile und schwere Geräte: Zu Autos und schweren Geräten gehören häufig Bedienungsanleitungen sowie Dokumente zu Betriebsabläufen und Ersatzteilen.
Medizin und Gesundheitswesen. In der Medizin und im Gesundheitswesen gibt es häufig technische Dokumente, in denen die Verwendung von Geräten oder die Einhaltung von Vorschriften detailliert beschrieben werden. Darüber hinaus gibt es verschiedene Broschüren und Broschüren, in denen Krankheiten, Medikamente oder Operationen beschrieben werden.
Konsumgüter: Installations- oder Montagehandbücher sind für Produkte wie Software, Möbel und Freizeitprodukte üblich. Weitere gängige Dokumentationsarten für Verbraucherprodukte sind Benutzerhandbücher, Tutorials und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
Wer ist die Zielgruppe für technische Dokumentation?
Die spezifische Zielgruppe für technische Dokumentation hängt von der Art des Dokuments ab. Viele technische Dokumente begleiten Produkte und sind für Endbenutzer bestimmt. Beispielsweise liegt Ihrem Computer möglicherweise eine kleine Broschüre in mehreren Sprachen bei, die Anweisungen für den ersten Gebrauch, Wartungstipps und Warnungen zu Maßnahmen enthält, die das Produkt beschädigen könnten.
Andere Arten von Dokumenten sind für interne Zielgruppen wie leitende Stakeholder und Entwicklungsteams oder für Kunden gedacht. Der Zweck der internen oder kundenorientierten Dokumentation besteht darin, andere über die technischen Aspekte eines Produkts oder seines Entwicklungsprozesses zu informieren. Solche Dokumente sind nützlich, um die Teilnehmer über die für die Entscheidungsfindung oder andere berufliche Aufgaben erforderlichen Details zu informieren.
Arten der technischen Dokumentation
Dies sind die Hauptkategorien der technischen Dokumentation:
Handhaben
Die Prozessdokumentation beschreibt die Entwicklung des Produkts. Zu den Zielgruppen dieser Art von Dokumentation gehören interne Mitglieder und Kunden. Normalerweise gibt es eine Dokumentation, die jede Phase des Entwicklungslebenszyklus beschreibt. Zu Beginn eines Projekts stehen beispielsweise Projektvorschläge und dann Pläne mit Zeitplänen, Meilensteinen und Budgetdetails. Später kann der Projektmanager Fortschrittsberichte oder Dokumente mit detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen einreichen.
Benutzer
Benutzerdokumente, auch Produktdokumente genannt, beziehen sich auf Produkte im fertigen Zustand. Die Zielgruppe für Benutzerdokumente ist in der Regel der Endbenutzer. Dokumente können erklären, wie ein Produkt installiert, ausgeführt, Fehler behoben oder repariert wird. Sie können auch verschiedene Funktionen und deren Verwendung beschreiben oder häufig gestellte Fragen beantworten. Unternehmen legen solche Dokumente häufig dem Produkt bei, stellen sie aber auch online zur Verfügung, sodass sie auf der Kundensupport-Seite verfügbar sind.
Andere Benutzerdokumente richten sich an einen anderen Benutzertyp, insbesondere an Fachleute im gleichen Fachgebiet wie die Produktentwickler. Beispielsweise können Softwareentwickler technische Dokumentationen zum Quellcode der Anwendung erstellen. Dokumente sind nützlich, um Wissen an andere weiterzugeben, die dann an der Verbesserung oder Änderung des Produkts arbeiten können.
Die Bedeutung der technischen Dokumentation
Technische Dokumentation ist wichtig, weil sie der Person oder Organisation, die sie benötigt, wichtige Informationen über ein Produkt oder eine Dienstleistung liefert. Diese Informationen ermöglichen es allen Parteien, ihre Ziele zu erreichen. Für Endbenutzer besteht das Ziel möglicherweise darin, das Produkt durch die Optimierung seiner Funktionalität und die Maximierung seiner Lebensdauer zu genießen, was ihnen durch eine gut geschriebene technische Dokumentation ermöglicht wird. In der Zwischenzeit kann ein Unternehmen beim Kundenservice und bei den Austauschkosten Geld sparen, wenn Endbenutzer die Dokumentation befolgen, Produkte korrekt verwenden und bei der Behebung ihrer Probleme auf das Benutzerhandbuch zurückgreifen.
Intern kann die technische Dokumentation die Produktivität und Effizienz verbessern. Beispielsweise kann in der Produktentwicklung in einem technischen Dokument erläutert werden, wie ein Verfahren durchzuführen ist. Wenn das Dokument klar und leicht verständlich ist, trägt es dazu bei, dass die Schritte genau befolgt werden, ohne dass Zeit verschwendet wird. Während die Entwicklung voranschreitet, kann die Dokumentation dann dabei helfen, die Ziele und das Verständnis der verschiedenen beteiligten Teams aufeinander abzustimmen.
Tipps und Tricks zum Verfassen technischer Dokumentation
Effektive technische Dokumentation enthält nicht nur die benötigten Informationen, sondern ist auch leicht verständlich und anwendbar. Um eine für Ihr Publikum nützliche technische Dokumentation zu erstellen, beachten Sie die folgenden Tipps und Tricks:
Einen Plan haben
Beim technischen Schreiben ist ein Plan eine Gliederung, die die anstehende Aufgabe umreißt und dabei hilft, sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges verpassen. Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie alle Komponenten verstehen und aufschreiben, die Sie in die Dokumentation aufnehmen sollten oder könnten. Für eine Aufgabe kann es erforderlich sein, mehrere Arten von Dokumentation zu schreiben. Bestimmen Sie daher, welche Arten möglicherweise benötigt werden. Notieren Sie sich jeweils, welche Themen Sie behandeln sollten und welche beschreibenden Elemente Sie Ihrer Meinung nach einbeziehen sollten.
Haben Sie einen einheitlichen Stil
Konsistenz bezieht sich auf die Beibehaltung eines einheitlichen Erscheinungsbilds und Tons, der den Lesern hilft, sich auf den Inhalt zu konzentrieren, ohne durch Änderungen im Erscheinungsbild oder Stil abgelenkt zu werden. Versuchen Sie, im gesamten Dokument oder in mehreren Dokumenten dieselben oder ähnliche Layouts und Formate zu verwenden. Die Idee besteht darin, deutlich zu machen, dass Ihre Dokumentation eine Erweiterung der Marke Ihres Unternehmens ist. Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Marketingteam, um festzustellen, ob Teile des Styleguides auf das Verfassen Ihrer Dokumentation angewendet werden können.
Verstehen Sie Ihr Publikum
Wenn Sie wissen, wer Ihre Zielgruppe ist, können Sie nicht nur entscheiden, welche technische Dokumentation Sie schreiben, sondern auch, wie Sie sie schreiben. Wenn Sie beispielsweise Softwaredokumentation für Endbenutzer schreiben, die Programmierer sind, können Sie davon ausgehen, dass Sie ein Benutzerhandbuch schreiben, das fortgeschrittene Branchenterminologie enthält. Wenn Ihr Publikum hingegen aus Projektbeteiligten besteht, die mit dem Konzept der Arbeit möglicherweise nicht vertraut sind, können Sie Vorschläge, Skizzen oder Fortschrittsberichte unter Verwendung allgemeiner, leicht verständlicher Terminologie verfassen.
Seien Sie so prägnant wie möglich
Kürze fördert das Verständnis, indem sie die Hauptidee sofort einführt und unnötige Sprache eliminiert. Sorgen Sie durch sorgfältiges Korrekturlesen und Bearbeiten für Prägnanz. Lesen Sie Ihre Dokumente, um festzustellen, welche Wörter oder Ausdrücke die Klarheit beeinträchtigen könnten. Entfernen Sie unnötige oder mehrdeutige Passagen oder formulieren Sie sie neu. Achten Sie darauf, nicht zu viel zu entfernen, da dies zu Verwirrung führen kann, wenn zu wenig Informationen bereitgestellt werden.
Optimiert für verschiedene Plattformen und Geräte
Benutzer können auf verschiedenen Plattformen auf die Online-Dokumentation zugreifen. Um die Zugänglichkeit für Ihre Benutzer zu maximieren, achten Sie darauf, Ihre Dokumentation für jeden Benutzer zu optimieren. Testen Sie die Barrierefreiheit auf verschiedenen Webbrowsern, Computern und Mobilgeräten, um sicherzustellen, dass sie so aussieht, wie sie sollte, und weiterhin gut sichtbar ist.