Was ist Stakeholder-Kommunikation? (Plus-Strategien) • BUOM

1. Juli 2021

Durch die Kommunikation mit Stakeholdern können Ziele bewertet, präzisere Zeitpläne festgelegt und die Effizienz jedes Projekts verbessert werden. Wenn Sie wissen, wie Sie mit den Stakeholdern Ihres Unternehmens kommunizieren können, kann dies dazu beitragen, dass Ihr Projekt so reibungslos wie möglich verläuft. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, was Stakeholder-Kommunikation ist, und geben Tipps, wie Sie Ihre Zeit mit Stakeholdern so produktiv wie möglich gestalten können.

Was ist Stakeholder-Kommunikation?

Stakeholder-Kommunikation ist die Korrespondenz zwischen allen Personen, die in ein Projekt oder Unternehmen investiert sind. Zu den Stakeholdern zählen Projektmanager, Teammitglieder, Kunden, Abteilungsleiter und Unternehmensleiter. Zu den gängigen Mitteln der Stakeholder-Kommunikation gehören:

• Regelmäßige Treffen per Video oder persönlich

• E-Mails

• Anrufe

• Präsentationen

• Newsletter

• Notiz Bretter

• Jährliche oder monatliche Fortschrittsberichte

• Pressemeldungen

• Website-Portale

• Informelle Treffen wie Mittagessen

• Schwerpunktgruppen

• Soziale Netzwerke

Kommunikation hilft allen, die Beweggründe, Ziele und Pläne des Projekts zu verstehen. Es gibt viele Faktoren, die die Stakeholder-Kommunikation beeinflussen können, wie zum Beispiel:

• Bedeutung des Projekts. Wichtigere Projekte erfordern möglicherweise eine regelmäßige Kommunikation, um den Zeitplan einzuhalten. Faktoren wie Budget, Zeitplan und Kunde können die Bedeutung und Bedürfnisse der Kommunikation beeinflussen.

• Kommunikationsmedium: Einige Stakeholder bevorzugen möglicherweise eine bestimmte Art der Kommunikation, z. B. E-Mail oder Telefonanrufe, oder reagieren regelmäßiger darauf. Die Wahl des besten Mediums für alle Beteiligten kann die Kommunikation für alle einfacher machen.

• Häufigkeit der Kommunikation: Es ist wichtig zu bestimmen, wie oft Sie mit den einzelnen Stakeholdern kommunizieren möchten. Mitarbeiter kommunizieren möglicherweise regelmäßig jeden Tag, während Kundenbeteiligte es möglicherweise vorziehen, einmal pro Woche während Besprechungen zu kommunizieren.

• Zeit zu kommunizieren. Berücksichtigen Sie den Standort Ihrer Stakeholder, wenn Sie entscheiden, wann Sie mit ihnen kommunizieren möchten. Größere nationale oder internationale Projekte erfordern möglicherweise mehr Kommunikationszeit, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten bei Bedarf verfügbar sind.

• Inhalt: Der Inhalt Ihrer Nachricht kann auch von Ihren Stakeholdern abhängen. Kunden sind beispielsweise möglicherweise mehr am Inhalt von Pressemitteilungen interessiert, während Schwarze Bretter ideal für Mitarbeiter sind.

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Vorteile der Stakeholder-Kommunikation

Eine effektive Kommunikation mit Stakeholdern hat viele Vorteile, darunter:

Vertrauen schaffen

Wenn Sie sich an Stakeholder wenden, zeigen Sie ihnen, dass Ihnen ihre Sichtweise am Herzen liegt, was dazu beitragen kann, Vertrauen aufzubauen. Die Kommunikation kann verbessert werden, wenn alle Beteiligten einander vertrauen, was den Arbeitsablauf reibungsloser macht. Es ist hilfreich, frühzeitig und häufig mit den Stakeholdern zu kommunizieren, um schnell Vertrauen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

Entscheiden

Durch die Kommunikation mit Ihren Stakeholdern werden Sie mit unterschiedlichen Perspektiven konfrontiert, über die Sie vielleicht vorher noch nicht nachgedacht haben. Ihre Stakeholder verfügen wahrscheinlich über unterschiedliche Erfahrungen und Hintergründe, auf die sie zurückgreifen können, um wertvolle Beiträge zu leisten. Sie können diese Informationen nutzen, um fundiertere und allgemein nützliche Entscheidungen für ein Projekt oder ein Unternehmen im Allgemeinen zu treffen.

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Kosteneffizienz

Regelmäßige Kommunikation zwischen den Beteiligten kann dazu beitragen, dass Projekte im Zeit- und Budgetrahmen bleiben. Stakeholder, die sich wohl fühlen, ihre Bedürfnisse und Wünsche zu kommunizieren, können schnell Unterstützung erhalten, die dazu beiträgt, Projekte voranzutreiben. Eine klare Kommunikation ist auch der Schlüssel zum Verständnis der Projektanforderungen, zur Erhöhung der Genauigkeit und zur Verringerung der Fehlerwahrscheinlichkeit.

Risiken minimieren

Stakeholder sind möglicherweise in der Lage, Risiken zu erkennen und Änderungen vorzuschlagen, um Projekthindernissen vorzubeugen oder diese zu überwinden. Indem Sie alle Beteiligten zur Kommunikation einladen, können Sie potenzielle Fehler in allen Phasen des Projekts besser erkennen. Das Einholen von Informationen während der Planungsphase kann besonders hilfreich sein, da es Ihnen hilft, einen genauen Zeitplan zu erstellen und alle möglichen Risiken zu berücksichtigen.

Rechenschaftspflicht

Die Rechenschaftspflicht kann verbessert werden, wenn die Beteiligten regelmäßig miteinander kommunizieren, was dazu beiträgt, Projekte auf Kurs zu halten. Durch die Abhaltung regelmäßiger Besprechungen, wie z. B. kurze tägliche Teambesprechungen und wöchentliche Kundenbesprechungen, können sich die Beteiligten gegenseitig für ihre Arbeit zur Rechenschaft ziehen. Die Festlegung der besten Art der Kommunikation mit Stakeholdern, beispielsweise per E-Mail oder Telefon, kann die Verantwortlichkeit erleichtern.

Kommunikationsstrategien für Stakeholder

Berücksichtigen Sie bei der Kommunikation mit Stakeholdern einige der folgenden Strategien:

Bleiben Sie transparent

Wenn Sie möchten, dass die Stakeholder so viel Input wie möglich haben, versuchen Sie, in allen Aspekten des Projekts transparent zu sein. Je mehr Sie ehrlich mit Teammitgliedern und Kunden teilen, desto mehr Informationen haben sie, um ihre Teile des Projekts abzuschließen. Darüber hinaus schafft Transparenz zwischen Ihnen und Ihren Stakeholdern wertvolles Vertrauen.

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Erlauben Sie ihnen, Besprechungstermine und Mittwoche festzulegen

Versuchen Sie, wenn möglich, den Stakeholdern die Möglichkeit zu geben, die Zeiten und Arten von Besprechungen zu planen, die für sie am besten geeignet sind. Viele Kunden schätzen vor allem die Möglichkeit, den Zeitpunkt und die Art und Weise von Besprechungen steuern zu können. Ein Kunde möchte beispielsweise wöchentliche Besprechungen per Videokonferenz abhalten und wichtige Aktualisierungen oder Änderungen telefonisch anfordern.

Sie können Teams auch erlauben, ihre eigenen Kommunikationsmethoden festzulegen, solange sie weiterhin Fristen einhalten und effizient arbeiten. Eine gewisse Flexibilität in der Kommunikation kann dazu beitragen, die Beziehungen zwischen Teams zu stärken.

Halten Sie die Stakeholder auf dem Laufenden

Durch die Bereitstellung regelmäßiger Updates für alle Beteiligten wird sichergestellt, dass jeder über den Projektprozess und alle wichtigen Änderungen informiert ist. In der Regel können Sie erwartete Aktualisierungen während der Routinekommunikation bereitstellen, z. B. bei wöchentlichen oder täglichen Besprechungen, während bei dringenden Aktualisierungen möglicherweise eine E-Mail oder ein Anruf an die Beteiligten erforderlich ist. Versuchen Sie bei der Bereitstellung von Updates, nur interessierte Parteien zu benachrichtigen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation klar bleibt.

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Dokumentieren Sie Ihre Kommunikation

Es ist nützlich, ein Protokoll aller Interaktionen zwischen verschiedenen Beteiligten zu führen, damit Sie verschiedene Entscheidungen und Aktualisierungen finden und darauf verweisen können. Versuchen Sie, alle E-Mail-Ketten von Interessenten zu speichern, damit Sie frühere Mitteilungen für wichtige Details lesen können. Machen Sie sich bei Besprechungen und Telefongesprächen Notizen und bewahren Sie diese in einem Tagebuch auf, das für interessierte Parteien zugänglich ist, die die Informationen möglicherweise benötigen.

Legen Sie Kommunikationsmethoden fest

Erwägen Sie die Erstellung eines Kommunikationsdiagramms, um zu zeigen, wann Sie sich mit bestimmten Stakeholdern treffen, welche Kommunikationsmethode sie bevorzugen und welche Kontaktinformationen sie haben. Durch die Schaffung einer Kommunikationshierarchie kann auch die Kommunikation zwischen Beteiligten optimiert werden, sodass Teammitglieder und Kunden leichter die richtige Person erreichen können. Platzieren Sie Ihre Kommunikationsmethoden gut sichtbar, sodass Stakeholder jederzeit darauf zurückgreifen können.